Bedeutung der E-Rechnungsformate für die Buchhaltung
Seit dem 1. Januar 2025 sind inländische Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Für Buchhaltungsteams, die nach einer Unternehmensübernahme die Belegerfassung und den Monatsabschluss neu aufsetzen, ist die Wahl des Rechnungsformats ein zentraler Punkt. XRechnung und ZUGFeRD gelten als die wichtigsten Formate in Deutschland. Der folgende Vergleich zeigt, welche Formate bei Behörden und B2B-Kunden akzeptiert werden und worauf es bei der praktischen Einführung ankommt.
XRechnung und ZUGFeRD: Grundlagen
XRechnung ist ein reines XML-Format. Es enthält ausschließlich strukturierte Daten und ist strikt nach der europäischen Norm EN 16931 aufgebaut. Dadurch kann es von Buchhaltungssystemen automatisch verarbeitet werden, ist aber für Menschen ohne ein geeignetes Anzeigeprogramm schwer lesbar.
ZUGFeRD ist ein hybrides Format. Es besteht aus einem PDF-Dokument und einer eingebetteten XML-Datei. Das PDF dient als lesbare Rechnung, das XML als strukturierte Datenbasis. Nicht jedes ZUGFeRD-Profil erfüllt die EN 16931; für die gesetzliche E-Rechnung muss das Profil EN16931 verwendet werden.
Akzeptanz bei Behörden
Öffentliche Auftraggeber in Deutschland verlangen für Rechnungen im B2G-Bereich in der Regel XRechnung. Die Rechnungsportale von Bund und Ländern sind auf dieses Format ausgerichtet. ZUGFeRD wird dort häufig nicht akzeptiert, weil eine reine XML-Struktur erwartet wird. Einige Behörden lassen in bestimmten Konstellationen ZUGFeRD in einer Variante zu, die dem XRechnung-Datensatz entspricht. Für Unternehmen, die öffentliche Aufträge abwickeln, ist XRechnung daher die sichere Wahl.
Akzeptanz bei B2B-Kunden
Im B2B-Bereich liegt die Entscheidung grundsätzlich beim Rechnungsempfänger. Durch das E-Rechnungsgesetz besteht jedoch ab 2025 eine gesetzliche Vorgabe: Unternehmen müssen in der Lage sein, Rechnungen in einem strukturierten Format zu empfangen. Für den Versand gelten Übergangsregelungen: Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers auch als Papier oder einfache PDF-Datei versendet werden. Ab 2027 müssen Unternehmen, die im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz erzielt haben, E-Rechnungen nach EN 16931 senden. Ab 2028 gilt das für alle Unternehmen.
Beide Formate können EN 16931-konform sein. In der Praxis ist ZUGFeRD im B2B weit verbreitet, weil das enthaltene PDF die visuelle Prüfung und die Archivierung erleichtert. XRechnung wird dagegen eher bei großen Konzernen oder im Behördenumfeld eingesetzt. Viele Buchhaltungslösungen können beide Formate erzeugen und verarbeiten, sodass eine Beschränkung auf ein Format nicht zwingend ist.
Folgen für Monatsabschluss und Belegerfassung
Für den Monatsabschluss ist entscheidend, dass alle Belege vollständig und maschinell auswertbar vorliegen. ZUGFeRD kombiniert ein druckbares PDF mit einem strukturierten XML. Das erleichtert die Kontrolle durch die Buchhaltung. XRechnung benötigt dagegen ein Viewer-Programm, um den Inhalt anzuzeigen. Ohne eine solche Darstellung ist die sachliche Prüfung aufwendiger.
Bei der Belegerfassung sollte die gewählte Software beide Formate akzeptieren. Elektronische Belege müssen nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern unveränderbar archiviert werden. Bei ZUGFeRD ist das PDF der zentrale Beleg; bei XRechnung übernimmt das XML diese Funktion. Diese Unterscheidung sollte in der internen Dokumentation der Buchhaltung festgehalten werden, damit die Belegzuordnung bei späteren Prüfungen eindeutig bleibt.
Direkter Vergleich: XRechnung und ZUGFeRD
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Datenformat | Reines XML | PDF mit eingebettetem XML |
| EN-16931-Konformität | Ja, Standard | Ja, im Profil EN16931 |
| Akzeptanz bei Behörden | Referenzformat | Meist nicht direkt akzeptiert |
| Akzeptanz im B2B | Maschinenlesbar, seltener im Mittelstand | Häufig genutzt, PDF vereinfacht Prüfung |
| Aufwand für Verarbeitung | Viewer oder Software-Anbindung nötig | PDF und XML sind direkt verfügbar |
| Risiko bei falschen Daten | Ablehnung durch Portal | XML-Struktur muss dem Profil entsprechen |
| Einsatzempfehlung | Öffentliche Aufträge | B2B-Rechnungen, Belegaufbewahrung |
Entscheidungskriterien
- Zielgruppe: Werden öffentliche Auftraggeber beliefert, sollte XRechnung bereitstehen.
- Kundenanforderungen: Wenn ein B2B-Kunde ZUGFeRD bevorzugt, sollte dieses Format erzeugt werden können.
- Softwareleistung: Die Buchhaltungssoftware muss beide Formate importieren und exportieren können. Eine Erweiterung ist nicht immer ohne Zusatzkosten möglich.
- Zeitaufwand: ZUGFeRD erzeugt PDF und XML; XRechnung liefert nur XML. Für die Belegprüfung im Monatsabschluss ist ein PDF in der Regel zeitsparender, sofern keine automatisierte XML-Kontierung verwendet wird.
- Kosten: Die Kosten hängen von der eingesetzten Software und dem gewählten Service ab. Unternehmen sollten nur Produkte wählen, die offene Standards unterstützen und keine versteckten Folgekosten verursachen.
- Risiken: Eine fehlerhafte XML-Struktur führt zur Ablehnung. Vor der Umstellung sollte eine Validierung mit geeigneten Prüfwerkzeugen durchgeführt werden.
Praxisorientierte Empfehlung
In der Buchhaltungspraxis ist es meist zweckmäßig, sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD zu erzeugen. So lassen sich Behörden und B2B-Kunden mit dem jeweils erwarteten Format bedienen. Welche Variante im Einzelfall verwendet wird, hängt von der Branche, der Kundschaft und der eingesetzten Software ab. Eine langfristige Festlegung auf ein einziges Format ist angesichts der rechtlichen Übergangsfristen nicht erforderlich.
Offizielle Quellen
- BMWK – E-Rechnung
- BZSt – E-Rechnung
- ELSTER – E-Rechnung
- DIHK/IHK – E-Rechnungspflicht
- Zoll – Unternehmensinfos
- Germany Trade & Invest – Markteintritt
- Handelsregister
- Unternehmensregister
Stand: 2026-08-14
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