Ein chinesischer Maschinenbauer aus der Provinz Zhejiang plante den Bau eines neuen Vertriebs- und Servicezentrums in Nordrhein-Westfalen. Die Geschäftsführung sollte in Deutschland liegen, die Gesellschaftsform war als GmbH vorgesehen. Der Schritt war strategisch wichtig, doch es gab eine Hürde: Keiner der Beteiligten sprach Deutsch, und der Notartermin zur Beurkundung des Gesellschaftsvertrags sowie der Handelsregisteranmeldung erforderte eine klare und rechtlich belastbare Kommunikation. Der Fall zeigt, wie dieser Termin ohne deutsche Sprachkenntnisse erfolgreich bewältigt werden kann – und welche Lehren sich daraus für andere internationale Gründer und Investoren ableiten lassen.
Die Ausgangslage: Notartermin ohne Verständigung?
In Deutschland ist die Gründung einer GmbH an eine notarielle Beurkundung gebunden. Der Notar prüft den Gesellschaftsvertrag, erläutert den Beteiligten die rechtlichen und wirtschaftlichen Folgen und stellt sicher, dass die Gründung nicht auf offensichtlichem Missverständnis beruht. Dabei gilt ein zentrales Prinzip: Der Notar muss sich mit den anwesenden Personen verständigen können. Sind die Beteiligten der deutschen Sprache nicht mächtig, muss die Kommunikation über einen Dolmetscher oder eine Dolmetscherin erfolgen.
Im vorliegenden Fall war die Situation besonders: Die Geschäftsführer des chinesischen Maschinenbauers sprachen ausschließlich Mandarin. Ihre Deutschland-Repräsentantin, eine deutsche Anwältin mit einem chinesischen Marktbezug, hatte zwar den Entwurf des Gesellschaftsvertrags vorbereitet, aber sie war zum Notartermin nicht als Dolmetscherin zugelassen. Der Notar bestand auf einer unabhängigen Sprachmittlung, um eine einseitige Interessenvertretung auszuschließen. Diese Anforderung ist im deutschen Beurkundungsrecht verankert und soll die Parteien schützen.
Die Lösung bestand in der Beauftragung eines vereidigten und spezialisierten Dolmetschers für Mandarin-Chinesisch, der mit den juristischen Fachbegriffen des Gesellschafts- und Handelsrechts vertraut war. Der Notar wurde vorab über dieses Vorgehen informiert. Er signalisierte, dass er den Termin auf diese Weise durchführen würde, sofern der Dolmetscher seine Qualifikation nachweise.
Die Vorbereitung: Der Schlüssel zum Erfolg
Der entscheidende Schritt war die frühe und sorgfältige Vorbereitung. Der Maschinenbauer stellte ein Projektteam aus der deutschen Anwältin, dem chinesischen Finanzvorstand und einer externen Unternehmensberatung aus dem Umfeld der Industrie- und Handelskammer zusammen. Dieses Team erstellte eine Checkliste für den Notartermin, die folgende Punkte umfasste:
- Auswahl und Beauftragung eines vereidigten Dolmetschers mit Kenntnissen im Handelsrecht
- Zusammenstellung aller Dokumente: geplanter Gesellschaftsvertrag, Gesellschafterliste, Identitätsnachweise der Geschäftsführer, Genehmigungsunterlagen des Mutterkonzerns
- Vorabübersetzung zentraler Passagen des Vertragsentwurfs ins Chinesische als Arbeitsgrundlage
- Klärung des Gegenstandswerts für die Notargebühr, um keine Überraschungen bei den Kosten zu erleben
- Terminabsprache mit dem Notar, der Erfahrung mit internationalen Gründungen hatte
Besonders wichtig war die Vorbereitung der Vollmachten. Der chinesische Gesellschafter konnte nicht persönlich nach Deutschland reisen. Stattdessen erteilte er einem örtlichen Vertreter eine notariell beglaubigte Vollmacht – mit der Besonderheit, dass diese Vollmacht in China ausgestellt und mit einer Apostille versehen werden musste. Das Team klärte die Anforderungen an die Beglaubigung und Apostille rechtzeitig, um Verzögerungen zu vermeiden.
Der Dolmetscher wurde keine 48 Stunden vor dem Termin beauftragt. Er erhielt den Vertragsentwurf vorab zur Übersetzung, sodass er die Fachbegriffe für die mündliche Verdolmetschung vorbereiten konnte. Diese Vorgehensweise erwies sich als außerordentlich zeitsparend und reduzierte das Risiko von Missverständnissen im Termin selbst.
Der Notartermin: Ablauf und Rolle des Dolmetschers
Der Termin fand in den Räumen des Notars statt. Anwesend waren die Gesellschafterin in Form einer bevollmächtigten Vertretung, der designierte Geschäftsführer – ebenfalls per Vollmacht – der Dolmetscher, die deutsche Anwältin und der Notar. Der Notar eröffnete die Sitzung mit einer Erklärung, dass eine Dolmetscherin für die Verhandlung zugezogen werde. Er wies darauf hin, dass die Dolmetscherin kraft ihres Amtes verpflichtet sei, wahrheitsgemäß und vollständig zu übertragen.
Die Beurkundung selbst erfolgte in einem strukturierten Ablauf: Der Notar verlas den vorbereiteten Text des Gesellschaftsvertrags abschnittsweise. Der Dolmetscher übersetzte jeden Abschnitt mündlich ins Chinesische. Die Vertretungsberechtigten bestätigten nach jedem größeren Abschnitt, dass sie den Inhalt verstanden hatten und mit der Regelung einverstanden waren. Der Notar fragte gezielt nach, ob Fragen bestünden, und erläuterte die Rechtsfolgen – etwa die persönliche Haftung der Geschäftsführung bei Pflichtverletzungen oder die Steuerthematik bei der Kapitalaufbringung. Die Übersetzung dieser Risikohinweise war nicht nur eine sprachliche, sondern eine fachliche Herausforderung: Es mussten Begriffe gefunden werden, die dem chinesischen Rechtsverständnis entsprachen und zugleich die deutsche Rechtslage präzise abbildeten.
Nach der Verlesung des Schlussabschnitts forderten Notar und Dolmetscher die Beteiligten auf, nochmals alle Passagen zu überdenken. Der Notar hielt ausdrücklich fest, dass die Beteiligten die Urkunde verstanden haben. Danach wurde der Text unterschrieben. Der Dolmetscher versah seine Unterschrift auf der Urkunde als Bestätigung der vollständigen Übertragung. Die notarielle Niederschrift wurde anschließend dem Handelsregister elektronisch übermittelt.
Kosten und Dauer: Was auf Sie zukommt
Die Kosten für einen solchen Notartermin setzen sich aus der Notargebühr und den zusätzlichen Dolmetscher- und Übersetzungshonoraren zusammen. Die Notargebühr bemisst sich nach dem Gegenstandswert und dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG). Je nach Stammkapital und Satzungsgestaltung kann der Gegenstandswert unterschiedlich hoch ausfallen. Unsere Erfahrung: Bei einem Stammkapital von 25.000 Euro ist die Gebühr deutlich geringer als bei einem Kapital von 500.000 Euro. Genauere, aktuelle Beträge sollten Sie immer vor dem Termin beim Notar erfragen – Stand: prüfen Sie die aktuellen offiziellen Angaben.
Der Dolmetschereinsatz wird zusätzlich berechnet. Es empfiehlt sich, vor der Beauftragung einen Festpreis oder einen Stundenrahmen zu vereinbaren. Im vorliegenden Fall dauerte die eigentliche Beurkundung ca. 90 Minuten, einschließlich der Dolmetschung. Die Vorbereitung durch den Dolmetscher betrug etwa zwei Arbeitstage, da der Vertrag nochmals gründlich übersetzt wurde. Die Gesamtdauer vom ersten Projektmeeting bis zur Handelsregistereintragung einschließlich der apostillierten Vollmacht belief sich auf etwa sechs Wochen. Ohne Vorbereitung hätten leicht drei Monate vergehen können, insbesondere wenn bei der chinesischen Handelsgeneralbehörde (SAIC) zusätzliche Genehmigungen eingeholt werden müssen.
Lessons Learned – was Sie aus diesem Fall mitnehmen sollten
Der Fall zeigt: Fehlende deutsche Sprachkenntnisse sind kein Hindernis, wenn sie systematisch kompensiert werden. Die wesentlichen Erfolgsfaktoren lassen sich klar benennen:
1. Engagieren Sie einen spezialisierten, vereidigten Dolmetscher – nicht Ihr Anwalt oder Ihr Geschäftspartner. Die Unabhängigkeit des Dolmetschers sichert die Wirksamkeit der Beurkundung und schützt vor Anfechtungen.
2. Bereiten Sie die Vertragsdokumente vorab in beiden Sprachen auf. So bleibt im Termin genügend Raum für Rückfragen, und Sie vermeiden teure Notartermine, die wegen Verständnisfragen wiederholt werden müssen.
3. Klären Sie die Vollmachtsfragen frühzeitig. Planen Sie Apostillen und beglaubigte Übersetzungen ein, wenn Gesellschafter im Ausland sitzen. Parallelvertretungen mit einer deutschen Vertrauensperson können viele Wege abkürzen.
4. Wählen Sie einen notariellen Standort mit internationaler Erfahrung. Notare in Wirtschaftsregionen sind häufig auf grenzüberschreitende Gründungen eingestellt und wissen, welche Nachweise sie von ausländischen Gesellschaftern benötigen.
5. Kalkulieren Sie Kosten und Dauer realistisch. Rechnen Sie nicht nur mit den Notargebühren, sondern auch mit Dolmetscherkosten, Übersetzungskosten und möglichen Fahrt- oder Freischaltungsgebühren. Ein Puffer von zwei bis vier Wochen ist sinnvoll.
6. Kommunizieren Sie offen. Teilen Sie dem Notar vorab mit, dass Sie mit fremdsprachigen Beteiligten arbeiten. Ein guter Notar gestaltet den Termin darauf hin. Verschweigen Sie Sprachprobleme nicht – das kann zu einer Beanstandung später führen.
Offizielle Quellen
Weitere Informationen finden Sie auf den offiziellen Websites:
- Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK)
- Bundeszentralamt für Steuern (BZSt)
- Handelsregister (Unternehmensregister)
- IHK – Industrie- und Handelskammer
Alle Angaben ohne Gewähr – bitte prüfen Sie die aktuellen offiziellen Informationen.
NÄCHSTE SCHRITTE (NEXT STEPS)
Wenn Sie als ausländisches Unternehmen eine GmbH in Deutschland gründen möchten und nicht ausreichend Deutsch sprechen, empfehlen wir Ihnen, die folgenden Schritte in dieser Reihenfolge zu gehen:
- Prüfen Sie, ob eine GmbH oder eine haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft (UG) für Ihr Geschäftsmodell und Ihre Geschäftsgröße passend ist.
- Kontaktieren Sie eine IHK in Ihrer Region und nutzen Sie kostenfreie Existenzgründungsberatung. Dort erhalten Sie neutrale Hinweise auf Notare und Dolmetscher.
- Beauftragen Sie einen erfahrenen Rechtsanwalt im deutschen Gesellschaftsrecht, der auch Ihre Landessprache spricht oder mit Dolmetschern arbeitet.
- Bereiten Sie den Vertragsentwurf inhaltlich vor und lassen Sie den Entwurf von einem unabhängigen Dolmetscher gegenlesen.
- Vereinbaren Sie den Notartermin und sorgen Sie für die rechtzeitige Übersendung aller Dokumente.
- Planen Sie die Reise und Anwesenheitszeiten Ihrer Geschäftsführung oder erteilen Sie notarielle Vollmachten.
- Nach der Eintragung ins Handelsregister kümmern Sie sich um Gewerbeanmeldung, Betriebsstätten- und Steuerpflichten.
Der Fall des chinesischen Maschinenbauers steht exemplarisch für viele erfolgreiche internationale Gründungen in Deutschland. Mit einer strukturierten Vorbereitung, einem qualifizierten Dolmetscher und einem erfahrenen Notar ist der Notartermin auch ohne Deutschkenntnisse ein beherrschbarer Schritt – eine wichtige Erkenntnis, die Sie für Ihr eigenes Expansionsprojekt nutzen können.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Darstellung. Alle Angaben zu Gebühren und Rechtsvorschriften basieren auf dem Stand zum Redaktionszeitpunkt. Prüfen Sie die aktuellen offiziellen Angaben beim Bundesamt für Justiz, der Notarkammer oder Ihrem Notar.
