Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Diese Verpflichtung gilt auch für chinesische Investoren, die eine deutsche Firma übernehmen und die Buchhaltung selbst führen wollen. In der Praxis entscheiden die richtigen Dokumente, eine geeignete Software und saubere Monatsabschlüsse darüber, ob das Finanzamt die Buchführung anerkennt. Der folgende Überblick nennt die zentralen Voraussetzungen und typischen Fehler.
Dokumente für die Buchhaltung nach einer Übernahme
Nach einer Übernahme eines deutschen Unternehmens durch eine chinesische Gesellschaft müssen alle Geschäftsvorfälle lückenlos belegt sein. Folgende Unterlagen sind dabei besonders wichtig:
- Handelsregisterauszug der übernommenen Gesellschaft (einsehbar im Unternehmensregister)
- Satzung oder Gesellschaftsvertrag in deutscher Fassung
- Kaufvertrag und Übertragungsvertrag (Share Deal oder Asset Deal)
- Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim zuständigen Finanzamt
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie Wirtschafts-Identifikationsnummer nach § 139c AO
- Beleggrundsatz: Rechnungen, Verträge, Kontoauszüge, Lohn- und Gehaltsunterlagen
Fehlen diese Dokumente, kann die Buchhaltung nicht ordnungsgemäß erstellt werden. Zudem sind ausländische Belege wie chinesische Fapiao keine deutschen Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Sie müssen über eine Rechnungssoftware in ein konformes Format überführt und übersetzt werden.
E-Rechnung: Pflichten seit 2025
Nach dem Wachstumschancengesetz sind alle in Deutschland ansässigen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 verpflichtet, elektronische Rechnungen im Format der EU-Norm EN 16931 empfangen zu können. Das betrifft auch Tochtergesellschaften, die von chinesischen Müttern übernommen wurden. Die gängigen Formate sind XRechnung und ZUGFeRD. Für den Versand von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 können Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro mit Zustimmung des Empfängers weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen versenden. Danach wird die E-Rechnungspflicht schrittweise ausgeweitet.
Wer diese Pflicht ignoriert, riskiert nicht nur Bußgelder, sondern auch den Verlust des Vorsteuerabzugs. Die Buchhaltungssoftware muss daher E-Rechnungen nicht nur anzeigen, sondern auch prüfen und archivieren können. Das Bundeszentralamt für Steuern stellt auf seiner Website ausführliche Leitfäden zur E-Rechnung bereit.
Monatsabschluss und Belege fristgerecht erstellen
Nach einer Übernahme muss der Monatsabschluss regelmäßig erstellt werden. Dabei gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) und die handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen: Geschäftsunterlagen sind zehn Jahre, Geschäftsbriefe sechs Jahre aufzubewahren. Belege müssen zeitnah erfasst werden – idealerweise innerhalb weniger Tage, spätestens aber im Monat des Geschäftsvorfalls.
Besondere Sorgfalt ist bei Unterlagen in chinesischer Sprache erforderlich. Da die Buchführung einer deutschen Gesellschaft grundsätzlich in deutscher Sprache zu erfolgen hat, müssen alle fremdsprachigen Belege in deutscher Übersetzung vorliegen. Die Übersetzung sollte von einem qualifizierten Übersetzer stammen und die Originalbelege müssen mit aufbewahrt werden. Ein typischer Fehler ist es, nur die Übersetzung abzulegen und das Original zu entsorgen.
Software für die Buchhaltung: Vergleichskriterien
Die Wahl der Buchhaltungssoftware ist entscheidend für die Einhaltung der deutschen Vorgaben. Eine Gegenüberstellung sollte folgende Kriterien berücksichtigen:
| Kriterium | Handlungsempfehlung |
|---|---|
| GoBD-Konformität | Die Software muss Verfahrensdokumentation und unveränderbare Belegarchivierung unterstützen. |
| E-Rechnungs-Import/Export | XRechnung und ZUGFeRD müssen direkt verarbeitet werden können. |
| DATEV-Schnittstelle | Für Steuerberater und Finanzamt ist der Export in DATEV-Formate üblich. |
| Mehrsprachigkeit | Eine chinesisch-deutsche Oberfläche erleichtert den Mitarbeitern die Arbeit. |
| Cloud-Zugriff | Standortunabhängige Arbeit ist bei internationalen Unternehmen sinnvoll. |
Ein unabhängiger Vergleich anhand dieser Kriterien ist anhand der offiziellen Produktdokumentationen möglich. Konkrete Anforderungen an Buchhaltungssoftware nennen das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) und das Bundesministerium der Finanzen.
Typische Fehler vermeiden
In der Praxis treten bei chinesischen Unternehmen nach einer Übernahme wiederholt ähnliche Probleme auf:
- Fehlende steuerliche Registrierung: Nach Übernahme muss die neue wirtschaftliche Eigentümerstruktur dem Finanzamt gemeldet werden.
- E-Rechnungen werden nicht empfangen: Viele Softwarelösungen sind nicht auf den neuen Standard umgestellt.
- Chinesische Belege ohne deutsche Übersetzung und ohne Prüfung auf Vollständigkeit.
- Monatsabschlüsse werden zu spät erstellt: Fristen des Finanzamts werden nicht eingehalten.
- Falsche Umsatzsteuerbehandlung bei grenzüberschreitenden Leistungen zwischen China und Deutschland.
Wer diese Punkte frühzeitig klärt, reduziert das Risiko von Betriebsprüfungsproblemen und Nachzahlungen deutlich. Die zuständige IHK kann bei grundsätzlichen Fragen zum Markteinstieg weiterhelfen.
Offizielle Quellen
- Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK): https://www.bmwk.de
- Bundeszentralamt für Steuern (BZSt): https://www.bzst.de
- Unternehmensregister: https://www.unternehmensregister.de
- Handelsregister: https://www.handelsregister.de
- Deutscher Industrie- und Handelskammertag (DIHK): https://www.dihk.de
- Zoll: https://www.zoll.de
- ELSTER: https://www.elster.de
- Germany Trade & Invest (GTAI): https://www.gtai.de
Stand: 2026-08-14
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