Warum die E-Rechnung auch für Ihre Niederlassung relevant ist
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung) für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Eine Niederlassung eines ausländischen Unternehmens gilt als inländischer Unternehmer, sofern sie im Inland ansässig ist. Das bedeutet: Ihre Niederlassung muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Auch beim Ausstellen von Rechnungen gelten neue Anforderungen – allerdings mit Übergangsfristen.
Die gesetzliche Grundlage ist § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG). Danach müssen Rechnungen zwischen inländischen B2B-Unternehmen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Ein als PDF versandtes Dokument ist keine E-Rechnung. Auch eine E-Mail mit Anhang im PDF-Format erfüllt die Anforderung nicht.
Fristen im Überblick
| Datum | Anforderung |
|---|---|
| Ab 1.1.2025 | Alle inländischen Unternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| Bis 31.12.2026 | Aussteller dürfen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Formate wie PDF verwenden. |
| Ab 1.1.2027 | Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen E-Rechnungen ausstellen. |
| Ab 1.1.2028 | Alle inländischen Unternehmer müssen E-Rechnungen ausstellen. |
Die Übergangsregelung bis Ende 2026 betrifft nur den Versand von Rechnungen. Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen besteht seit dem 1. Januar 2025 ohne Einschränkung. Ihre Niederlassung sollte daher prüfen, ob die Buchhaltungssoftware bereits XRechnung, ZUGFeRD oder ein anderes EN-16931-Format verarbeiten kann.
Was eine E-Rechnung ausmacht
Eine E-Rechnung ist eine strukturierte XML-Datei, die automatisiert ausgelesen werden kann. In Deutschland sind insbesondere zwei Formate verbreitet: XRechnung und ZUGFeRD. Beide sind auf die Norm EN 16931 ausgerichtet. Die Rechnung muss zudem alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten, darunter vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens, Name und Anschrift des Empfängers, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, Menge und Bezeichnung der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag.
Für den Monatsabschluss und die Belegerfassung bedeutet das: Rechnungen werden nicht mehr nur gescannt oder abgetippt, sondern digital übernommen. Die Belege müssen unverändert und maschinell lesbar archiviert werden. Hierfür gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD).
Kosten der Umstellung: Worauf Sie sich einstellen sollten
Die Umstellung auf die E-Rechnung verursacht Aufwand, dessen Höhe von der bisherigen IT- und Buchhaltungsstruktur abhängt. Eine pauschale Aussage zu konkreten Beträgen ist nicht seriös möglich. Zu den typischen Kostenblöcken gehören:
- Softwarelizenzen für E-Rechnungsformate und Schnittstellen zur Buchhaltung
- Einrichtung von Postfächern oder Portalen für den Eingang und den Versand von E-Rechnungen
- Anpassung interner Abläufe in der Buchhaltung und im Rechnungswesen
- Schulung von Mitarbeitern, die Rechnungen prüfen, buchen oder archivieren
- Laufende Wartung und Updates der eingesetzten Software
Niederlassungen, die bereits vollständig digitale Buchhaltungsprozesse nutzen, haben in der Regel geringere Zusatzkosten. Wer bislang überwiegend mit Papier oder PDF arbeitet, sollte die Umstellung frühzeitig planen. Es ist sinnvoll, die eingesetzte Software von Ihren Anbietern oder Steuerberatern auf EN-16931-Konformität prüfen zu lassen. Unabhängige Vergleichslisten können helfen, sind aber kein Ersatz für eine individuelle Anforderungsanalyse.
Praktische Schritte für Ihre Niederlassung
- Prüfen Sie, ob Ihre Niederlassung als inländischer Unternehmer im Sinne des UStG gilt. Entscheidend ist in der Regel der Ort der Geschäftsleitung oder eine feste Niederlassung in Deutschland.
- Klarheit über den Ist-Zustand schaffen: Welche Eingangsrechnungen erhalten Sie heute? Welche Software verarbeitet Rechnungen? Wer ist für den Belegfluss verantwortlich?
- Eingangskanal für E-Rechnungen einrichten – etwa über ein E-Mail-Postfach mit XML-Verarbeitung, eine Buchhaltungssoftware mit Rechnungseingangsmodul oder ein E-Rechnungsportal.
- Abläufe für die Rechnungsprüfung definieren: Prüfung der Pflichtangaben, Umgang mit fehlerhaften Belegen, Genehmigungsprozesse für den Monatsabschluss.
- Sicherstellen, dass Ausgangsrechnungen künftig als E-Rechnung übermittelt werden können. Bis Ende 2026 kann mit Zustimmung des Empfängers noch auf Papier oder PDF ausgewichen werden – spätestens ab 2027 müssen Sie umstellen.
- Mitarbeiter schulen und Verantwortlichkeiten benennen. E-Rechnung betrifft nicht nur die IT, sondern auch Buchhaltung, Vertrieb und Einkauf.
Buchhaltung und Archivierung anpassen
Die E-Rechnung verändert den Belegfluss im Monatsabschluss. Rechnungsbelege liegen künftig in strukturierter Form vor. Die Buchhaltung muss sicherstellen, dass alle Pflichtangaben vollständig und korrekt sind. Fehlerhafte Rechnungen sind vor der Verbuchung zurückzuweisen. Zusätzlich ist die elektronische Archivierung nach den GoBD erforderlich: E-Rechnungen müssen unverändert und für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren lesbar aufbewahrt werden.
Für internationale Unternehmen gilt: Die E-Rechnung ist kein Ersatz für Zoll- oder Einfuhranmeldungen. Warenverkehr und grenzüberschreitende Lieferungen bleiben von den Zollvorschriften unabhängig. Achten Sie bei Rechnungen an inländische Kunden zusätzlich auf die korrekte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Offizielle Quellen und aktueller Prüfstand
Die Bundesregierung und die Finanzverwaltung haben umfangreiche Hinweise zur E-Rechnung veröffentlicht. Die folgenden Stellen sind für die laufende Prüfung Ihrer Pflichten relevant:
- Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK): https://www.bmwk.de
- Bundesministerium der Finanzen (BMF): https://www.bundesfinanzministerium.de
- Bundeszentralamt für Steuern (BZSt): https://www.bzst.de
- ELSTER: https://www.elster.de
- IHK – Industrie- und Handelskammern: https://www.ihk.de
- Deutscher Industrie- und Handelskammertag (DIHK): https://www.dihk.de
- Germany Trade & Invest (GTAI): https://www.gtai.de
- Unternehmensregister: https://www.unternehmensregister.de
- Handelsregister: https://www.handelsregister.de
- Zoll: https://www.zoll.de
Die genannten Fristen und Anforderungen können sich durch Gesetzesänderungen oder BMF-Schreiben präzisieren. Insbesondere die Übergangsregelungen bis 2027 und 2028 sollten Sie regelmäßig überprüfen.
Stand: 2026-08-14
Alle Angaben ohne Gewähr; bitte die offiziellen aktuellen Fassungen prüfen.
Dieser Artikel ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.
