Ein ausländisches Unternehmen, das in Deutschland eine lokale Vertretung aufbaut, muss diese Vertretung anmelden. Das gilt unabhängig davon, ob es sich um eine eigene Zweigniederlassung, eine Repräsentanz oder nur um eine Geschäftsadresse handelt. Welche Unterlagen benötigt werden, hängt von der konkreten Form der Vertretung ab. Dieser Beitrag beantwortet die Frage praxisorientiert.
Zwei Wege zur lokalen Vertretung
Für die Anmeldung kommen in der Regel zwei Verfahren in Betracht: die Gewerbeanmeldung beim zuständigen Gewerbeamt und die Eintragung einer Zweigniederlassung in das Handelsregister. Die Gewerbeanmeldung ist die einfachere Lösung für eine unselbstständige Vertriebsstelle oder ein Repräsentanzbüro. Die Handelsregistereintragung wird von Banken, Geschäftspartnern und Behörden häufig erwartet, wenn die deutsche Niederlassung als Zweigniederlassung des ausländischen Unternehmens auftreten soll.
Unterlagen für die Gewerbeanmeldung
Die Gewerbeämter in Deutschland benötigen in der Regel folgende Unterlagen:
- Ausgefüllter Fragebogen zur Gewerbeanmeldung (online oder vor Ort)
- Personalausweis oder Reisepass des Anmeldenden; bei ausländischen Staatsangehörigen zusätzlich der Aufenthaltstitel, soweit vorhanden
- Bei einer ausländischen Kapitalgesellschaft: beglaubigte Kopie des Gesellschaftsvertrags oder der Satzung
- Beglaubigter Handelsregisterauszug aus dem Herkunftsland, falls das Unternehmen dort eingetragen ist
- Original oder beglaubigte Kopie des Mietvertrags bzw. der Nutzungsvereinbarung für die Geschäftsadresse
- Gegebenenfalls eine schriftliche Vollmacht, wenn eine andere Person die Anmeldung in Deutschland vornimmt
Zusätzliche Unterlagen für die Handelsregistereintragung
Möchten Sie eine Zweigniederlassung eintragen lassen, verlangen die Gerichte und Notare weitere Nachweise:
- Notariell beurkundete Anmeldung der Zweigniederlassung nach § 13 HGB
- Aktueller Handelsregisterauszug der Hauptniederlassung, im Herkunftsland beglaubigt und mit Apostille oder Legal
