Chinesische Unternehmen, die in Deutschland eine Tochtergesellschaft übernehmen oder neu gründen, müssen sich frühzeitig mit den deutschen Aufbewahrungspflichten für Belege vertraut machen. Die gesetzlichen Anforderungen unterscheiden sich in wichtigen Punkten von denen anderer Länder – insbesondere bei der Digitalisierung und der revisionssicheren Speicherung elektronischer Rechnungen. Der folgende Beitrag stellt die offiziellen Grundlagen dar und zeigt, worauf es bei Buchhaltung, E-Rechnung und Monatsabschluss ankommt.
Warum die Belegaufbewahrung nach der Übernahme entscheidend ist
Nach der Übernahme einer deutschen Gesellschaft haftet die Geschäftsführung dafür, dass Buchung, Belegablage und Archivierung den deutschen Vorschriften entsprechen. Fehlen Unterlagen, kann das Finanzamt Betriebsausgaben nicht anerkennen oder die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Eine saubere Belegorganisation ist außerdem Voraussetzung für einen korrekten Monatsabschluss und für die Berichterstattung an das chinesische Mutterunternehmen.
Wichtig: Die neue Geschäftsführung übernimmt auch die Verantwortung für Altbelege, die vor dem Eigentumsübergang entstanden sind. Beim Kauf einer deutschen Firma sollte daher festgelegt werden, ob die Belegübergabe und der Datenbestand vollständig erfolgen und den deutschen Aufbewahrungsfristen genügen.
Aufbewahrungsfristen und Rechtsgrundlagen
Die wichtigsten gesetzlichen Grundlagen sind das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO) und die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie
