UG-Gründung ohne deutschen Wohnsitz: So finden Sie Geschäftsadresse, Bankkonto und Notartermin

Grundlagen: Was eine UG ohne deutschen Wohnsitz wirklich braucht

Die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) ist eine häufig gewählte Rechtsform für internationale Gründer, weil sie mit vergleichsweise geringem Stammkapital gegründet werden kann. Ein deutscher Wohnsitz ist für die Gründung einer UG nicht zwingend erforderlich. Jede UG muss aber einen Sitz in Deutschland haben und über eine inländische Geschäftsadresse verfügen, an der Behörden, Gerichte und Geschäftspartner Zustellungen vornehmen können. Zusätzlich sind ein Bankkonto für die Einzahlung des Stammkapitals und ein notarielles Beurkundungsverfahren notwendig.

Dieser Leitfaden zeigt Schritt für Schritt, welche Reihenfolge sinnvoll ist, welche Unterlagen Sie benötigen und wie viel Zeit Sie einplanen sollten. Konkrete Gebühren und gesetzliche Neuerungen werden bewusst nicht pauschal angegeben, da sie sich ändern können. Stand: prüfen Sie die aktuellen offiziellen Angaben.

Vorbereitung: Materialien und Informationen, die Sie bereithalten sollten

Bevor Sie den Notartermin vereinbaren und das Bankkonto eröffnen, sollten Sie die folgenden Informationen und Dokumente vorbereiten:

• Gültiger Reisepass oder Personalausweis des oder der Gesellschafter und des Geschäftsführers
• Geburtsdaten, Anschriften und Staatsangehörigkeiten aller Beteiligten
• Geplanter Unternehmensgegenstand, also eine genaue Beschreibung der Geschäftstätigkeit
• Höhe des Stammkapitals und Aufteilung der Geschäftsanteile auf die Gesellschafter
• Geplante Geschäftsadresse in Deutschland
• Falls vorhanden: Bestätigung einer Bank, dass eine Kontoverbindung für die UG eingerichtet werden kann
• Informationen zum wirtschaftlich Berechtigten nach dem Geldwäschegesetz

Die Gründung einer UG ist auch mit einem einzelnen Gesellschafter möglich. In diesem Fall sprechen Sie von einer „Ein-Personen-UG“. Sie benötigen dann keine Gesellschafterversammlung, aber dennoch einen Notar und ein Bankkonto.

Schritt 1: Geschäftsadresse in Deutschland finden

Die Geschäftsadresse ist ein zentraler Punkt der UG-Gründung. Sie wird im Handelsregister eingetragen und dient als Zustellungsadresse für Briefe, gerichtliche Schreiben und behördliche Dokumente. Eine reine Briefkastenadresse oder ein virtuelles Postfach genügt in der Regel nicht. Die Gesellschaft braucht eine tatsächlich anfahrbare Adresse, an der ein verantwortlicher Kontakt erreichbar ist.

Internationale Gründer ohne deutschen Wohnsitz nutzen häufig eine der folgenden Optionen:

• Co-Working-Space oder Business-Center: Viele Anbieter vermieten Arbeitsplätze und bieten die Nutzung als offizielle Geschäftsadresse an.
• Serviceadresse über Anwälte oder Steuerberater: Kanzleien übernehmen oft gegen eine monatliche Gebühr die Funktion des Zustellungsempfängers.
• Unternehmensservice mit Postweiterleitung: Der Anbieter nimmt Ihre Post an, scannt sie oder leitet sie an Ihre ausländische Anschrift weiter.

Prüfen Sie bei jedem Anbieter, ob die Adresse im Handelsregister als Geschäftsadresse angegeben werden darf und ob der Anbieter mit dieser Funktion vertraut ist. Achten Sie auf Vertragsbedingungen, Kündigungsfristen und Kosten. Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, dass eine tatsächliche Geschäftsstelle besteht und nicht nur ein Briefkasten.

Ein wichtiger Hinweis für die Praxis: Die Geschäftsadresse muss nicht mit dem Wohnsitz des Geschäftsführers übereinstimmen. Der Geschäftsführer kann seinen Wohnsitz im Ausland behalten. Allerdings sollte sichergestellt sein, dass er für die Gesellschaft erreichbar ist und dass Zustellungen an die deutsche Geschäftsadresse rechtssicher erfolgen können.

Schritt 2: Bankkonto für die UG eröffnen

Ohne Bankkonto kann die UG nicht in das Handelsregister eingetragen werden. Der Grund ist die gesetzliche Pflicht, das Stammkapital nachzuweisen. Bei einer UG beträgt das Mindeststammkapital laut Gesetz 1 Euro. In der Praxis wählen Gründer meist einen höheren Betrag, um von Geschäftspartnern ernst genommen zu werden und bessere Konditionen zu erhalten. Unabhängig von der Höhe: Der Nachweis über die Einzahlung des Stammkapitals muss beim Notar und später beim Handelsregister vorgelegt werden.

Die Kontoeröffnung gestaltet sich ohne deutschen Wohnsitz häufig schwieriger als die Suche nach einer Geschäftsadresse. Viele traditionelle Banken verlangen persönliches Erscheinen in einer Filiale und einen deutschen Meldenachweis. Es gibt jedoch inzwischen Banken, die Geschäftskonten online eröffnen und eine Legitimation per Videoidentifizierung ermöglichen. Grundsätzlich benötigen Sie für die Kontoeröffnung:

• Reisepass oder Personalausweis
• Geplante Firmierung und Rechtsform der Gesellschaft
• Entwurf des Gesellschaftsvertrags oder später den Handelsregisterauszug
• Informationen zur Geschäftsadresse
• Steuerliche Identifikationsdaten, falls vorhanden

Beachten Sie: Vor der notariellen Beurkundung existiert die UG als solche noch nicht. Manche Banken eröffnen dennoch ein Konto für die „UG in Gründung“ auf Basis des beabsichtigten Gesellschaftsvertrags. Andere Banken verlangen, dass die Einzahlung des Stammkapitals über ein Notar-Anderkonto läuft. Der Notar legt dann nach der Eintragung das Geld auf das endgültige Geschäftskonto um. Fragen Sie Ihren Notar bei der Terminvereinbarung nach dieser Möglichkeit.

Wenn die Bank eine Eröffnung für die Vorgesellschaft ablehnt, können Sie alternativ zunächst ein privates Konto nutzen, um die Stammeinlage zu leisten, und nach der Handelsregistereintragung auf ein Geschäftskonto umschichten. Dieser Weg ist jedoch mit zusätzlichem Aufwand verbunden. Besprechen Sie die Finanzierung vor der Beurkundung mit dem Notar, damit der Zeitplan nicht ins Stocken gerät.

Schritt 3: Notartermin ohne deutschen Wohnsitz organisieren

Die UG-Gründung verlangt eine notarielle Beurkundung des Gesellschaftsvertrags. Ein einfacher Entwurf aus dem Internet oder eine Beglaubigung per Post reicht nicht aus. Sie haben als internationaler Gründer grundsätzlich zwei Wege:

Persönlicher Termin bei einem deutschen Notar: Sie reisen zu einem von Ihnen gewählten Notar in Deutschland. Der Notar stellt Ihre Identität fest, verliest den Gesellschaftsvertrag und beurkundet die Gründung. Der Termin dauert je nach Komplexität 30 bis 60 Minuten. Ein Vorteil dieses Wegs ist, dass der Notar direkt Rückfragen zu Konto, Geschäftsadresse und Unterlagen klären kann. Der Nachteil sind die Reisekosten und die zeitliche Koordination.

Videobeurkundung: Seit einigen Jahren ist die Beurkundung eines GmbH-Gesellschaftsvertrags unter bestimmten Voraussetzungen auch per Videokommunikation möglich. Nicht jeder Notar bietet dieses Verfahren an, und es gelten besondere technische und formelle Anforderungen. Erkundigen Sie sich frühzeitig bei mehreren Notaren, ob sie eine videogestützte Gründung einer UG mit ausländischen Gesellschaftern anbieten. Achten Sie darauf, dass die Identitätsprüfung nach den gesetzlichen Vorgaben erfolgt und dass die Kamera- und Tonqualität ausreichend ist.

Für die Terminvereinbarung sollten Sie folgende Unterlagen bereit halten:

• Entwurf des Gesellschaftsvertrags, den der Notar vorab ausgearbeitet hat
• Angaben zur Geschäftsadresse inklusive Nachweis des Unternehmensservice
• Informationen über die Einzahlung des Stammkapitals
• Gültige Ausweisdokumente aller Gesellschafter und des Geschäftsführers

Die Kosten des Notars orientieren sich am Stammkapital und am Aufwand des Verfahrens. Sie setzen sich aus Beurkundungsgebühr, Betreuungsgebühr, Auslagen und gegebenenfalls Dolmetscherkosten zusammen. Lassen Sie sich vorab ein Kostenbeispiel nennen. Da sich die Gebührenordnung ändern kann, gilt auch hier: Stand: prüfen Sie die aktuellen offiziellen Angaben.

Schritt 4: Nach der Beurkundung: Handelsregister und weitere Anmeldungen

Nachdem der Notar den Gesellschaftsvertrag beurkundet hat, übernimmt er in der Regel die Anmeldung der UG zum Handelsregister. Das zuständige Amtsgericht prüft, ob die Angaben vollständig sind und insbesondere ob die Geschäftsadresse gültig ist und das Stammkapital nachgewiesen wurde. Die Dauer der Handelsregistereintragung kann je nach Amtsgericht zwischen wenigen Tagen und mehreren Wochen liegen.

Erst mit der Eintragung entsteht die UG als juristische Person in vollem Umfang. Bis zur Eintragung handelt die Vor-Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Das Risiko sollte durch notarielle Gestaltung begrenzt werden; sprechen Sie den Notar darauf an.

Nach der Eintragung erhalten Sie einen Handelsregisterauszug. Mit diesem Auszug können Sie weitere Schritte einleiten:

• Beim Finanzamt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung einreichen
• Gegebenenfalls ein dauerhaftes Geschäftskonto auf den endgültigen Firmennamen eröffnen
• Die Gewerbeanmeldung beim örtlichen Gewerbeamt vornehmen, sofern die Tätigkeit gewerbepflichtig ist
• Bei der Industrie- und Handelskammer oder Handwerkskammer die Mitgliedschaft klären

Für die steuerliche Erfassung benötigt das Finanzamt eine Anschrift in Deutschland. Weisen Sie bei Ihrem Dienstleister für die Geschäftsadresse darauf hin, dass auch Behördenpost und Steuerbescheide rechtzeitig ankommen müssen. Viele Gründer beauftragen einen Steuerberater, der als Ansprechpartner für das Finanzamt fungiert und die Kommunikation übernimmt. Gerade bei ausländischem Wohnsitz des geschäftsführenden Gesellschafters ist ein Steuerberater oder ein Servicepartner vor Ort sehr empfehlenswert.

Zeitrahmen und typischer Ablauf im Überblick

Die gesamte Gründungsdauer beträgt in einem typischen Fall etwa drei bis acht Wochen. Verzögerungen entstehen häufig bei der Kontoeröffnung oder wenn der Notar Unterlagen nachfordert. Eine gute Vorbereitung durch einen lokalen Berater oder Business-Service verkürzt den Zeitrahmen erheblich.

Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden

• Fehlende tatsächliche Geschäftsadresse: Reine Briefkastenadressen können zur Beanstandung führen. Wählen Sie einen Anbieter, der die Adresse als Geschäftsadresse im Handelsregister anerkennt.
• Falsche Reihenfolge bei der Bank: Nicht jedes Kreditinstitut eröffnet ein Konto für eine noch nicht eingetragene UG. Klären Sie vor dem Notartermin, ob die geplante Einzahlung über ein Notar-Anderkonto möglich ist.
• Zu späte Terminvereinbarung beim Notar: Gefragte Notartermine sind oft ausgebucht. Buchen Sie den Termin erst, nachdem Sie Geschäftsadresse und Bankweg geklärt haben, aber planen Sie ausreichend Vorlauf.
• Sprachbarrieren: Der Gesellschaftsvertrag ist auf Deutsch. Wenn Sie der deutschen Sprache nicht mächtig sind, sollte ein Dolmetscher hinzugezogen werden. Der Notar muss die Willenserklärungen zweifelsfrei feststellen können.
• Vergessen der steuerlichen Pflichten: Auch wenn Sie im Ausland wohnen, ist die UG in Deutschland steuerpflichtig. Die Geschäftsadresse ist der Anknüpfungspunkt. Halten Sie Fristen für Steuererklärungen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen ein.

Offizielle Quellen

Weitere Informationen finden Sie auf den offiziellen Websites:

• Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK)
• Bundeszentralamt für Steuern (BZSt)
• Handelsregister (Unternehmensregister)
• IHK – Industrie- und Handelskammer

Alle Angaben ohne Gewähr – bitte prüfen Sie die aktuellen offiziellen Informationen.

NÄCHSTE SCHRITTE (NEXT STEPS)

• Unternehmenskonzept fertigstellen: Definieren Sie den Unternehmensgegenstand, das Stammkapital, die Gesellschafter und den Geschäftsführer.
• Angebote für Geschäftsadressen einholen: Wählen Sie eine verlässliche Serviceadresse in Deutschland und lassen Sie sich schriftlich die Eignung als Geschäftsadresse bestätigen.
• Banken vergleichen: Fragen Sie mindestens zwei Banken, ob sie ein Geschäftskonto für eine UG in Gründung eröffnen und ob ausländische Wohnsitze akzeptiert werden.
• Notar kontaktieren: Senden Sie Ihrem Wunschnotar die Unterlagen und klären Sie, ob eine persönliche Beurkundung oder Videobeurkundung möglich ist.
• Termin durchführen: Nehmen Sie an der Beurkundung teil, überweisen Sie die Stammeinlage auf das vereinbarte Konto und lassen Sie den Notar die Handelsregisteranmeldung einreichen.
• Nach der Eintragung aktiv werden: Reichen Sie die steuerlichen Fragen ein, melden Sie das Gewerbe an und richten Sie Ihre Geschäftsabläufe ein.