Warum eine steuerliche Registrierung notwendig ist
Wer in Deutschland ein Unternehmen gründet, eine Betriebsstätte eröffnet oder als internationales Unternehmen geschäftlich tätig wird, muss sich beim zuständigen Finanzamt steuerlich erfassen lassen. Die Grundlage dafür bildet der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Über diesen Fragebogen teilt das Unternehmen dem Finanzamt mit, welche Einkünfte erzielt werden, ob Umsatzsteuer anfällt und welche Steuern voraussichtlich zu zahlen sind. Die steuerliche Registrierung ist Voraussetzung, um eine Steuernummer zu erhalten, die für Rechnungen, Steuererklärungen und den laufenden Geschäftsbetrieb benötigt wird.
Zuständig ist das Finanzamt, in dessen Bezirk sich die Geschäftsleitung oder die Betriebsstätte befindet. Bei einem reinen Digitalunternehmen ohne festen Sitz entscheidet die Ansässigkeit der Geschäftsleitung. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) wird dagegen vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben und ist für grenzüberschreitende Geschäfte innerhalb der EU erforderlich.
Zwei Wege der Übermittlung: ELSTER oder Steuerberater
Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung kann auf zwei Wegen eingereicht werden: online über das Portal ELSTER (Elektronische Steuererklärung) oder in Papierform über eine Steuerberatung. Beide Wege führen zum gleichen Ergebnis, unterscheiden sich jedoch bei Aufwand, Bearbeitungsdauer und Fehleranfälligkeit.
Ablauf bei der Eingabe über ELSTER
- Registrierung als Nutzer bei ELSTER (persönliches Zertifikat erforderlich)
- Auftuf des Formulars „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“
- Eingabe aller Angaben zur Person, zum Unternehmen und zu den voraussichtlichen Einnahmen
- Elektronische Übermittlung an das zuständige Finanzamt
- Prüfung durch das Finanzamt und Vergabe der Steuernummer
- Optional: Antrag auf Erteilung einer USt-IdNr. über das BZSt-Onlineportal
Die Bearbeitungszeit hängt von der Auslastung des Finanzamts ab. In der Regel kann mit einer Steuernummer innerhalb von zwei bis sechs Wochen gerechnet werden. Ein Anspruch auf eine bestimmte Bearbeitungsdauer besteht nicht.
Ablauf bei Einbindung eines Steuerberaters
Ein Steuerberater übernimmt die inhaltliche Prüfung und Übermittlung des Fragebogens. Er ordnet die Angaben den passenden Steuerarten zu, weist auf mögliche Pflichten hin und klärt Rückfragen des Finanzamts. Der Unternehmer stellt dem Steuerberater die erforderlichen Unterlagen zur Verfügung und prüft den Entwurf vor der Einreichung. Die Bearbeitungsdauer verlängert sich durch die Zwischenschaltung geringfügig, da die Angaben zwischen mehreren Parteien abgestimmt werden müssen.
Vergleich der Übermittlungswege
| Kriterium | ELSTER (eigene Eingabe) | Steuerberater |
|---|---|---|
| Kosten | Keine Gebühren | Honorar nach Steuerberatervergütungsverordnung |
| Zeitaufwand | Hängt von der eigenen Vorbereitung ab | Abstimmung und Dokumentenprüfung erforderlich |
| Fehlerrisiko | Liegt beim einreichenden Unternehmen | Reduziert durch fachliche Prüfung |
| Bearbeitungsdauer | Abgabe sofort nach Fertigstellung | Verzögerung durch Rückfragen möglich |
| Geeignet für | Einfache Gründungen ohne besondere steuerliche Sachverhalte | Komplexe Strukturen, internationale Bezüge, Umgründungen |
Fristen und einzureichende Materialien
Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung muss unverzüglich nach Aufnahme der Tätigkeit abgegeben werden. Eine feste Kalenderfrist sieht das Gesetz nicht vor, jedoch drohen bei erheblicher Verzögerung Verspätungszuschläge. Wurde eine Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt eingereicht, leitet dieses die Daten an das Finanzamt weiter. Das entbindet nicht von der Pflicht, den Fragebogen selbst auszufüllen.
Für die Registrierung werden benötigt:
- Personalausweis oder Reisepass (bei ausländischen Gesellschaftern ein gültiges Identitätsdokument)
- Handelsregisterauszug oder Gesellschaftsvertrag
- Gewerbeanmeldung, falls bereits erfolgt
- Bankverbindung
- Angaben zur voraussichtlichen Umsatz- und Gewinnhöhe
- Bei ausländischen Gesellschaften: Nachweis der Rechtsform und des ausländischen Registernachweises
Nach der Vergabe der Steuernummer müssen laufende Steuervoranmeldungen beachtet werden. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist grundsätzlich bis zum 10. Tag nach Ablauf des Anmeldezeitraums elektronisch zu übermitteln. Bei monatlicher Anmeldung ist dies der 10. des Folgemonats. Bei vierteljährlicher Anmeldung entsprechend der 10. April, 10. Juli, 10. Oktober und 10. Januar.
Häufige Fehler bei der steuerlichen Registrierung
- Falsche Finanzamtswahl: Die Zuständigkeit richtet sich nach der tatsächlichen Geschäftsleitung, nicht nach der Briefkastenadresse.
- Unvollständige Angaben zu Einkünften: Fehlen Angaben zur voraussichtlichen Umsatzsteuer, kann das Finanzamt Schätzungen vornehmen und nachfordern.
- Fehlende Unterschrift oder fehlendes Zertifikat: Bei ELSTER kann die Übermittlung erst nach erfolgreicher Freischaltung erfolgen.
- Verwechslung von Steuernummer und USt-IdNr.: Die Steuernummer vergibt das Finanzamt, die USt-IdNr. das BZSt. Beide Nummern haben unterschiedliche Formate und Verwendungszwecke.
- Nichtbeachtung der Voranmeldungsfristen: Auch wenn die Steuernummer noch nicht erteilt wurde, können Umsatzsteuer-Voranmeldungen unter Angabe der sich aus den Unterlagen ergebenden Steuerkennung erforderlich sein.
Besonderheiten für internationale Unternehmen
Ausländische Unternehmen, die in Deutschland Umsätze erzielen, benötigen in bestimmten Fällen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Dies gilt insbesondere bei Fernverkäufen, der Errichtung eines Lagers mit Warenbeständen oder der Ausführung von Dienstleistungen. Das Bundeszentralamt für Steuern stellt die USt-IdNr. auf Antrag aus. Zusätzlich kann für innergemeinschaftliche Lieferungen eine separate Bestätigung des Unternehmers erforderlich sein.
Die Industrie- und Handelskammern (IHK) sowie die Gesellschaft für Außenwirtschaft und Standortmarketing (GTAI) bieten Orientierungshilfen zu den Anforderungen bei der Geschäftsanmeldung. Diese Quellen ersetzen keine verbindliche steuerliche Beratung, erleichtern aber die Einordnung der Pflichten.
Offizielle Quellen
- Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK): www.bmwk.de
- Bundeszentralamt für Steuern (BZSt): www.bzst.de
- ELSTER-Portal: www.elster.de
- Germany Trade & Invest (GTAI): www.gtai.de
- Industrie- und Handelskammer (IHK): www.ihk.de
- Generalzolldirektion / Zoll: www.zoll.de
- Handelsregister / Unternehmensregister: www.handelsregister.de und www.unternehmensregister.de
Stand: 2026-08-14
Alle Angaben ohne Gewähr; bitte die offiziellen aktuellen Fassungen prüfen.
Dieser Artikel ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.
