Die Gründung einer GmbH verlangt zwingend notarielle Beurkundungen. Das betrifft den Gesellschaftsvertrag, die Übernahme der Stammeinlagen und die Handelsregisteranmeldung. Für die notarielle Tätigkeit stehen zwei Wege zur Verfügung: der klassische Notartermin in der Kanzlei und die Video-Beurkundung. Beide haben dieselbe rechtsgestaltende Wirkung, unterscheiden sich aber bei Kostenstruktur, Zeitaufwand, Flexibilität und Risiko. Dieser Vergleich hilft Ihnen, die richtige Wahl zu treffen – besonders relevant für internationale Gründer, bei denen Anreise und Terminplanung eine große Rolle spielen.
Warum die notarielle Beurkundung notwendig ist
Die Handelsregisteranmeldung einer GmbH ist keine Formsache, sondern ein zentraler Schritt im Gründungsprozess. Der Notar prüft die rechtlichen Voraussetzungen, stellt die Identität der Beteiligten fest, belehrt über Risiken und erstellt die Niederschrift. Anschließend übermittelt er die Anmeldung elektronisch an das Handelsregister. Diese Prüf- und Beratungsfunktion bleibt bei beiden Beurkundungsarten erhalten.
Notartermin in der Kanzlei
Beim klassischen Notartermin erscheinen alle Beteiligten gemeinsam in der Kanzlei des Notars. Der Termin wird individuell vereinbart, persönliche Ausweise werden vorgelegt, der Notar verliest den Entwurf, erläutert Rechtsfolgen und nimmt die Unterschriften entgegen. Für die Handelsregisteranmeldung ist diese Form seit Jahrzehnten etabliert.
Vorteile:
- Persönliche Beratung und direkte Klärung von Rückfragen
- Keine technischen Hürden
- Für komplexe Gründungen und Gesellschaftsverträge uneingeschränkt geeignet
- Unmittelbares Arbeiten mit Originalunterlagen
Nachteile:
- Terminabhängigkeit von Kanzlei und Öffnungszeiten
- Anreise- und Wartezeiten
- Bei kurzfristigen Änderungen ist ein neuer Termin erforderlich
Video-Beurkundung
Die Video-Beurkundung ermöglicht es, die notarielle Niederschrift in einer gesicherten Videokonferenz zu erstellen. Der Notar und die Beteiligten sind an unterschiedlichen Orten; die Identität wird über zugelassene elektronische Verfahren festgestellt. Der Notar prüft die Unterlagen digital, liest den Entwurf vor und die Unterschrift wird qualifiziert elektronisch geleistet. Für die Handelsregisteranmeldung kann der Notar die Daten anschließend direkt übermitteln.
Nicht jede Handelsregisterangelegenheit darf als Video-Beurkundung durchgeführt werden. Der Gesetzgeber hat die zulässigen Fälle klar geregelt. Ob Ihr Gründungsvorhaben video-beurkundungsfähig ist, hängt von der aktuellen Rechtslage, der Ausstattung des Notars und der Komplexität des Falls ab.
Vorteile:
- Keine Anreise und keine Wartezeit in der Kanzlei
- Flexiblere Terminplanung, oft kurzfristiger
- Weniger Papier, digitale Dokumentenablage
- Geeignet für international agierende Gründer mit Wohnsitz im Ausland, sofern die rechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind
Nachteile:
- Technische Ausrüstung und stabile Internetverbindung erforderlich
- Identitätsfeststellung über elektronische Verfahren kann strenger sein
- Nicht für alle Gestaltungen zugelassen
- Bei Störungen oder Rückfragen kann ein Präsenztermin nachgeholt werden müssen
Kostenvergleich: Notargebühr, Auslagen, Aufwand
Die Notargebühren sind gesetzlich determiniert. Sie richten sich nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) und dem Geschäftswert. Der Geschäftswert richtet sich bei einer GmbH-Gründung in der Regel nach dem Stammkapital. Ein pauschaler Preisvergleich zwischen Notartermin und Video-Beurkundung ist deshalb nicht möglich.
Entscheidend ist: Die reine Beurkundungsgebühr ist für beide Formen gleich. Unterschiede können bei den Auslagen entstehen. Beim Präsenztermin können Fahrtkosten des Notars, Kopier- oder Portokosten anfallen – in der Praxis werden Sie jedoch meist in der Kanzlei empfangen, sodass diese Posten entfallen. Bei der Video-Beurkundung können für bestimmte technische Leistungen oder die elektronische Signatur separate Auslagen anfallen. Ob diese tatsächlich berechnet werden, hängt vom Notar und von der konkreten Umsetzung ab.
Stand: prüfen Sie die aktuellen offiziellen Angaben, bevor Sie mit konkreten Zahlen kalkulieren. Die Gebührenordnung wird regelmäßig angepasst, und auch die Umsatzsteuer auf Auslagen kann variieren.
| Kostenfaktor | Notartermin in der Kanzlei | Video-Beurkundung |
|---|---|---|
| Notargebühr nach GNotKG | Gesetzlicher Rahmen, geschäftswertabhängig | Gesetzlicher Rahmen, geschäftswertabhängig |
| Auslagen | Ggf. Fahrtkosten, Druck- und Portokosten | Ggf. Technik- und Signaturkosten |
| Zeitaufwand im Termin | Höher durch Anreise und Wartezeit | Niedriger durch direkten Online-Zugang |
| Planungsaufwand | Kalenderkoordination erforderlich | Oft einfacher, aber Techniktest erforderlich |
Zeitvergleich: Terminbuchung, Dauer, Handelsregister-Eintragung
Der Zeitvergleich betrifft nicht nur die Beurkundungsdauer, sondern auch die Vorbereitung.
- Terminbuchung: Beim Notartermin müssen alle Beteiligten einen gemeinsamen Termin mit der Kanzlei finden. Bei Video-Beurkundungen entfällt die Anreise; die Terminfindung kann dadurch schneller gelingen.
- Anreise und Wartezeit: Beim Präsenztermin sind Anreise, Parkplatzsuche und mögliche Wartezeit in der Kanzlei einzuplanen. Die Video-Beurkundung startet zum vereinbarten Zeitpunkt am Re
Offizielle Quellen
Weitere Informationen finden Sie auf den offiziellen Websites:
- Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK)
- Bundeszentralamt für Steuern (BZSt)
- Handelsregister (Unternehmensregister)
- IHK – Industrie- und Handelskammer
Alle Angaben ohne Gewähr – bitte prüfen Sie die aktuellen offiziellen Informationen.
