Für ausländische Unternehmen führen in Deutschland mehrere Wege zur Eintragung einer haftungsbeschränkten Kapitalgesellschaft wie GmbH oder UG. Entscheidend ist: Die Anmeldung zum Handelsregister muss notariell beurkundet werden. Eine rein digitale Gründung ohne Notar sieht das deutsche Gesellschaftsrecht nicht vor.
Grundlagen der GmbH- und UG-Gründung
Die Gründung läuft in zwei Hauptphasen ab: Zuerst wird der Gesellschaftsvertrag notariell beurkundet, danach folgt die Anmeldung zum Handelsregister. Nach der Eintragung müssen sich Gründer beim örtlichen Gewerbeamt anmelden und die steuerliche Erfassung über ELSTER vornehmen. Zuständig sind außerdem die IHK und bei grenzüberschreitenden Warenbewegungen der Zoll. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) und die GTAI informieren ausländische Investoren über die Rahmenbedingungen.
Bei ausländischen Gesellschaftern oder Geschäftsführern prüft der Notar Identität, Rechtsfähigkeit und Vertretungsbefugnis. Personen müssen persönlich vor dem Notar erscheinen oder eine öffentlich beglaubigte Vollmacht vorlegen. Ausländische Dokumente sind regelmäßig mit Apostille oder Legalisation und beglaubigter deutscher Übersetzung einzureichen.
Die drei Optionen im Vergleich
- Notar: Zuständig für Beurkundung, Prüfung und elektronische Einreichung beim Handelsregister.
- Gründungsservice: Bereitet Unterlagen vor, koordiniert Termine und unterstützt bei Übersetzungen. Die notarielle Beurkundung ersetzt er nicht.
- Online-Plattform: Erzeugt Formulare und Leitfäden. Sie kann die Vorbereitung erleichtern, übernimmt aber keine amtliche Prüfung.
| Kriterium | Notar | Gründungsservice | Online-Plattform |
|---|---|---|---|
| Kosten | Notarkosten nach dem GNotKG, abhängig vom Stammkapital | Zusätzliche Servicegebühr | Meist geringe Nutzungsgebühr; Notar- und Registerkosten kommen hinzu |
| Zeit | Termin beim Notar und Bearbeitung durch das Registergericht | Vorbereitung kann entlasten; die Eintragungsdauer bleibt beim Gericht | Dokumente sind schnell erstellt, die Eintragung wird nicht beschleunigt |
| Rechtssicherheit | Amtliche Beurkundung und Prüfung des Geschäftszwecks | Keine notarielle Prüfung; Qualität hängt vom Anbieter ab | Keine Prüfung der Satzung auf Wirksamkeit |
| Risiken | Fehlende oder unübersetzte Dokumente verzögern die Eintragung | Vertragsbedingungen und Leistungsumfang variieren | Formmängel möglich, wenn die Rechtslage nicht korrekt abgebildet wird |
| Entscheidungskriterium | Pflicht für GmbH und UG | Sinnvoll bei Sprachbarrieren oder komplexen internationalen Strukturen | Geeignet für einfache Gründungen mit klar umrissenem Unternehmensgegenstand |
Welcher Weg ist am sichersten?
Die Sicherheit der Firmenregistrierung hängt nicht von der gewählten Plattform ab, sondern von der Einhaltung der handels- und gesellschaftsrechtlichen Formvorgaben. Der Notar ist die einzige Stelle, die die Eintragungsfähigkeit abschließend prüft. Ein Gründungsservice kann diese Prüfung nicht ersetzen, wohl aber die notarielle Beurkundung fachgerecht vorbereiten. Online-Plattformen sind vor allem für die Erstdokumentation hilfreich.
Ausländische Unternehmen sollten beachten:
- Der Handelsregistereintrag wird nur wirksam, wenn Satzung, Geschäftsführerbestellung und Stammkapital den deutschen Formvorschriften entsprechen.
- Ein reiner Online-Abschluss ist keine zulässige Gründungsform.
- Vor Beauftragung eines Gründungsservices sind Anbieterstandort, Datenschutz und Transparenz der Gebühren zu prüfen.
- Wer selbst keine deutsche Rechtsexpertise hat, sollte die Erstellung der Gesellschaftsverträge nicht allein auf eine Vorlage aus dem Internet stützen.
Fristen nach der Eintragung
Nach der Handelsregistereintragung ist die Gewerbeanmeldung unverzüglich beim Gewerbeamt vorzunehmen. Die steuerliche Erfassung erfolgt über ELSTER; in der Regel ist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung innerhalb eines Monats nach Beginn der Tätigkeit abzugeben. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen Unternehmen beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Wer Waren ein- oder ausführt, prüft beim Zoll, ob zusätzliche Registrierungen erforderlich sind.
Offizielle Quellen
- Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz: bmwk.de
- Bundeszentralamt für Steuern: bzst.de
- Handelsregister: handelsregister.de
- IHK: ihk.de
- Zoll: zoll.de
- ELSTER: elster.de
- Germany Trade & Invest: gtai.de
Stand: 2026-08-14
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Dieser Artikel ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.
