Die Eignungs- und Mandatsprüfung ist der erste Schritt, bevor ein internationales Unternehmen in Deutschland eine Geschäftsbeziehung aufbaut oder ein Mandat übernimmt. Sie klärt, ob das Unternehmen, seine Inhaber und seine geplanten Aktivitäten den rechtlichen Anforderungen entsprechen und keine Risiken für die eigene Organisation darstellen. Dieser Leitfaden beschreibt den vollständigen Ablauf, die benötigten Unterlagen, relevante Fristen und häufige Fehler.
Schritt 1: Grunddaten und rechtliche Rahmenbedingungen erfassen
Zunächst werden die Basisdaten des Unternehmens aufgenommen: Rechtsform, Sitz, Gründungsdatum, Geschäftsgegenstand und Vertretungsbefugnis. Diese Angaben sind mit einem aktuellen Handelsregisterauszug und der Satzung abzugleichen. Bei Zweifelsfällen kann über das Unternehmensregister die vollständige Registerhistorie eingesehen werden.
Schritt 2: Gesellschafterstruktur und wirtschaftliche Berechtigung klären
Die Prüfung der Gesellschafterstruktur ist zentral. Sie zeigt, welche natürlichen Personen letztlich hinter dem Unternehmen stehen. Dazu sind die Gesellschafterliste sowie gegebenenfalls der Eintrag im Transparenzregister heranzuziehen. Die Beteiligungskette muss lückenlos dokumentiert werden. Unklare Strukturen mit mehrstufigen Beteiligungen erfordern eine besonders sorgfältige Prüfung.
Schritt 3: Herkunftsland und Sanktionslisten prüfen
Alle relevanten Personen und Gesellschaften sind mit den geltenden Sanktionslisten abzugleichen. Dazu gehören die EU-Sanktionsliste sowie nationale Embargomaßnahmen. Die Prüfung sollte das Herkunftsland des Unternehmens, den Sitz der Gesellschafter und die Zielländer des geplanten Geschäfts umfassen. Maßgeblich sind die Veröffentlichungen des Bundeszentralamts für Steuern und des Zolls.
Schritt 4: Branchen- und Tätigkeitsprüfung durchführen
Nicht jede Tätigkeit darf in Deutschland ohne Weiteres ausgeführt werden. Für viele Branchen sind spezifische Erlaubnisse, Lizenzen oder Anzeigen erforderlich, etwa im Finanzdienstleistungsbereich, im Bewachungsgewerbe, bei Speditionen oder im Gesundheitswesen. Zuständig sind je nach Branche die Industrie- und Handelskammer, das Gewerbeamt oder besondere Aufsichtsbehörden. Auch die Gewerbeordnung sollte herangezogen werden.
Schritt 5: Geldfluss und Mittelherkunft nachvollziehen
Die Herkunft der Finanzmittel, mit denen das geplante Geschäft finanziert wird, muss plausibel sein. Hierzu werden Bilanzen, Finanzierungsnachweise oder Erklärungen zur Mittelherkunft angefordert. Zahlungswege sollten eindeutig nachvollziehbar sein. Ungeklärte oder widersprüchliche Angaben sind ein ernstzunehmendes Warnsignal und führen in der Regel zur Ablehnung des Mandats.
Schritt 6: Ausschlussfälle definieren und dokumentieren
Vor der Prüfung sollten klare Ausschlusskriterien festgelegt werden. Beispiele:
- Fehlende oder widersprüchliche Erklärungen zur Gesellschafterstruktur
- Treffer in Sanktionslisten
- Zweifelhafte Mittelherkunft oder unklare Finanzierung
- Fehlen einer erforderlichen Branchenerlaubnis
- Verweigerung von Auskünften oder Unterlagen
Diese Kriterien werden im Prüfvermerk festgehalten und begründen eine spätere Ablehnung.
Schritt 7: Prüfungsergebnis festhalten und Aktualisierung planen
Der gesamte Prüfverlauf wird in einem Prüfvermerk dokumentiert. Er enthält das Datum, die geprüften Felder, die verwendeten Unterlagen und das Ergebnis. Bei laufenden Geschäftsbeziehungen sollte die Eignungs- und Mandatsprüfung regelmäßig aktualisiert werden, mindestens jährlich oder anlassbezogen, etwa bei Gesellschafterwechseln, Änderungen im Geschäftsgegenstand oder neuen Sanktionen.
Übersicht der Prüffelder und Quellen
| Prüffeld | Prüfinhalt | Materialien | Offizielle Register / Quellen |
|---|---|---|---|
| Identität | Rechtsform, Sitz, Vertretungsbefugnis | Handelsregisterauszug, Satzung | handelsregister.de, unternehmensregister.de |
| Gesellschafterstruktur | Natürliche Personen als wirtschaftlich Berechtigte | Gesellschafterliste, Transparenzregisterabruf | transparenzregister.de |
| Herkunftsland | Risikoeinschätzung des Herkunftslandes | Länderanalysen, eigene Recherche | GTAI, BMWK |
| Sanktionen | Abgleich mit EU-Sanktionsliste und nationalen Maßnahmen | Listenabgleich, Fragebogen | bzst.de, zoll.de |
| Branche | Erlaubnispflichtige Tätigkeiten | Gewerbeanmeldung, Lizenzen | ihk.de, Kommunale Gewerbeämter |
| Geldfluss | Plausibilität der Mittelherkunft | Bilanzen, Finanzierungsunterlagen | ELSTER, BZSt |
Häufige Fehler bei der Eignungs- und Mandatsprüfung
- Nur den Handelsregistereintrag prüfen, ohne die Gesellschafterebene aufzulösen
- Den Sanktionslistenabgleich nicht dokumentieren
- Branchenspezifische Erlaubnis- und Lizenzpflichten übersehen
- Auf eine Prüfung der Mittelherkunft verzichten
- Prüfergebnisse und Entscheidungsgründe nicht schriftlich festhalten
- Aktualisierungen bei späteren Änderungen versäumen
Fristen und Aufbewahrung
Die Prüfung muss abgeschlossen sein, bevor ein Mandat angenommen oder eine Geschäftsbeziehung begründet wird. Bei laufenden Beziehungen empfiehlt sich eine Überprüfung mindestens einmal jährlich. Prüfvermerke und zugehörige Unterlagen sind für die Dauer der Geschäftsbeziehung sowie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufzubewahren.
Offizielle Quellen
- Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz: https://www.bmwk.de
- Bundeszentralamt für Steuern: https://www.bzst.de
- Handelsregister: https://www.handelsregister.de
- Unternehmensregister: https://www.unternehmensregister.de
- Transparenzregister: https://www.transparenzregister.de
- Industrie- und Handelskammer: https://www.ihk.de
- Zoll: https://www.zoll.de
- ELSTER: https://www.elster.de
- Germany Trade & Invest: https://www.gtai.de
Stand: 2026-08-13
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