Kernfrage und kurze Antwort
Wer eine bereits gegründete, aber noch nicht operativ tätige GmbH übernimmt, muss nicht nur Geschäftsanteile und Geschäftsführung umschreiben lassen. Vor der Eröffnung oder Fortführung eines Bankkontos prüft das Kreditinstitut nach dem Geldwäschegesetz die Identität der wirtschaftlich Berechtigten sowie die Vertretungsbefugnis. Die Bank benötigt dafür vor allem: aktuelle Handelsregisterauszüge, die notariell beurkundete Anteilsübertragung, eine aktuelle Gesellschafterliste, den Nachweis der Geschäftsführerbestellung, die Transparenzregister-Meldung sowie Legitimationsdokumente. Die zentrale Frist ist die unverzügliche Meldung des wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister nach § 20 GwG. Für die Übertragung selbst sind zwei bis drei Wochen üblich, die KYC-Prüfung durch die Bank kann eine weitere Woche dauern.
Voraussetzungen für die Übergabe einer Vorratsgesellschaft
Die Übergabe einer Vorratsgesellschaft erfolgt in der Regel durch eine notariell beurkundete Abtretung der Geschäftsanteile nach § 15 GmbHG. Gleichzeitig wird in der Gesellschafterversammlung ein neuer Geschäftsführer bestellt. Die Anmeldung zum Handelsregister muss durch die neuen Geschäftsführer erfolgen und die Gesellschafterliste ist zu aktualisieren. Erst nach der Handelsregistereintragung ist die neue Geschäftsführung im Außenverhältnis vollständig legitimiert.
Zusätzlich müssen die tatsächlichen wirtschaftlichen Berechtigten nach § 20 GwG im Transparenzregister gemeldet werden. Das sind die natürlichen Personen, die mindestens 25 Prozent der Anteile halten oder die Kontrolle ausüben. Für die Anmeldung ist die Plattform des Transparenzregisters zu nutzen.
Diese Schritte sind keine bloßen Formalitäten: Ohne die korrekte Umschreibung fehlen der Bank die Grundlagen für die KYC-Prüfung, und eine Kontoeröffnung wird erschwert.
KYC-Unterlagen: Was die Bank in der Regel anfordert
Die Banken sind nach § 10 Abs. 1 GwG verpflichtet, die Identität des Vertragspartners und der wirtschaftlich Berechtigten festzustellen. Bei einer GmbH zählen dazu insbesondere:
- Handelsregisterauszug samt Gesellschafterliste (elektronischer Abruf aus dem Unternehmensregister)
- Notarielle Urkunde über die Anteilsabtretung
- Gesellschaftsvertrag beziehungsweise aktuelle Satzung
- Bestellungsurkunde des Geschäftsführers oder Auszug aus dem Handelsregister
- Transparenzregisterauszug mit Angabe der wirtschaftlich Berechtigten
- Reisepass oder Personalausweis der Geschäftsführer und wesentlich beteiligten Gesellschafter
- Gegebenenfalls Nachweise zur Herkunft der eingezahlten Stammkapitalmittel
- Informationen über den tatsächlichen Geschäftszweck und die erwarteten Kontobewegungen
Die Liste kann je nach Bank und Risikoeinschätzung variieren. Einige Institute verlangen zusätzlich aktuelle Meldebescheinigungen oder eine schriftliche Darstellung der Kapitalherkunft. Es empfiehlt sich, die Unterlagen vorab in Kopie einzureichen, um Rückfragen zu vermeiden.
Kontovollmachten und Vertretungsbefugnis
Die Bank prüft, wer das Konto nach der Übernahme zeichnen darf. Handelt nur der eingetragene Geschäftsführer, reicht in der Regel der Handelsregisterauszug. Sollen weitere Personen Kontovollmacht erhalten, benötigt die Bank die entsprechenden Vollmachtsformulare des Instituts und eine Ausweiskopie der bevollmächtigten Personen. Bei der Erteilung von Vollmachten ist zu beachten, dass sie erst nach der Handelsregistereintragung des neuen Geschäftsführers rechtssicher abgegeben werden können.
Fristen im Überblick
| Schritt | Frist | Bemerkung |
|---|---|---|
| Notarielle Anteilsabtretung | keine gesetzliche Frist | Voraussetzung für alle weiteren Schritte |
| Anmeldung Geschäftsführerwechsel zum Handelsregister | unverzüglich nach Bestellung | Nach § 39 GmbHG |
| Meldung wirtschaftlich Berechtigter an das Transparenzregister | unverzüglich nach Änderung | Nach § 20 GwG; ohne Auszug keine Bankprüfung möglich |
| KYC-Unterlagen an die Bank | vor Kontoeröffnung | individuelle Frist der Bank |
Die Eintragung in das Handelsregister kann je nach Registergericht eine bis zwei Wochen dauern. Die Meldung an das Transparenzregister wird online unmittelbar bearbeitet, der Abruf des Transparenzregisterauszugs wird oft sofort bereitgestellt.
Kosten und Zeitaufwand
Die Kosten für die Übernahme einer Vorratsgesellschaft setzen sich aus Notargebühren, Gerichtskosten und gegebenenfalls Beraterhonoraren zusammen. Für eine GmbH mit einem Stammkapital von 25.000 Euro kann die notarielle Beurkundung der Anteilsabtretung inklusive Beglaubigung der Handelsregisteranmeldung grob zwischen 300 und 800 Euro liegen. Hinzu kommen Gerichtskosten für die Handelsregistereintragung von etwa 70 bis 200 Euro. Kommt der Erwerb einer Vorratsgesellschaft von einem Anbieter, sind die Kosten dort enthalten; die Übertragungskosten sind nach dem Geschäftswert zu berechnen.
Der zeitliche Aufwand beträgt im Idealfall zwei bis drei Wochen für Notar, Handelsregister und Transparenzregister. Danach benötigt die Bank üblicherweise drei bis fünf Werktage für die KYC-Prüfung. Eilig ist die Übergabe selten; realistisch sollten vier Wochen eingeplant werden.
Risiken und Stolperfallen
- Altlasten der Vorratsgesellschaft: Auch wenn die Gesellschaft nicht tätig war, können Kosten aus Gründung, Sitz und Steuererklärungen angefallen sein. Vor der Übernahme ist ein Blick in die Buchhaltung oder eine Offenlegung der letzten Jahresabschlüsse notwendig.
- Falsche oder fehlende Transparenzregister-Meldung: Das Bundesamt für Justiz und das Bundesverwaltungsamt verhängen Bußgelder bei Verstößen gegen die Meldepflichten.
- KYC-Ablehnung durch die Bank: Wenn die wirtschaftlichen Verhältnisse nicht plausibel erklärbar sind oder die Unterlagen lückenhaft bleiben, kann das Institut die Kontoeröffnung verweigern.
- Vollmacht vor Eintragung: Kontovollmachten dürfen erst rechtswirksam erteilt werden, wenn der neue Geschäftsführer im Handelsregister eingetragen und die Gesellschafterliste hinterlegt ist.
Praxisempfehlung
Vor der notariellen Beurkundung sollte die aktuelle Transparenzlage abgeglichen werden. Die zuständige Registerrückmeldung über das Handelsregister liefert den Nachweis der Vertretungsberechtigung. Die Bankunterlagen sollten gebündelt und in chronologischer Reihenfolge eingereicht werden. Ein Ansprechpartner im Kreditinstitut ist bereits vor der Übergabe zu kontaktieren, um die konkreten KYC-Anforderungen zu erfragen.
Offizielle Quellen
- Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK): https://www.bmwk.de
- Bundeszentralamt für Steuern (BZSt): https://www.bzst.de
- Unternehmensregister / Handelsregister: https://www.unternehmensregister.de und https://www.handelsregister.de
- Industrie- und Handelskammer (IHK): https://www.dihk.de
- Bundesverwaltungsamt – Transparenzregister: https://www.transparenzregister.de
- Zoll – Geldwäschegesetz: https://www.zoll.de
- ELSTER (elektronische Steuererklärung): https://www.elster.de
- Germany Trade and Invest (GTAI): https://www.gtai.de
Stand: 2026-08-13
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Dieser Artikel ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.
