FAQ: Was kostet und wie lange dauert die Eintragung eines neuen Geschäftsführers – inklusi

FAQ: Was bedeutet die Eintragung eines neuen Geschäftsführers?

Die Bestellung eines neuen Geschäftsführers wird erst mit der Eintragung in das Handelsregister wirksam. Das gilt insbesondere für die Vertretungsmacht gegenüber Dritten. Solange die Eintragung fehlt, kann der neue Geschäftsführer die Gesellschaft zwar intern vertreten, aber nicht rechtswirksam nach außen handeln. Die Eintragung ist also kein bloßer Formalakt, sondern eine zentrale Voraussetzung für die Rechtssicherheit aller Verträge und Erklärungen.

Für die Anmeldung zum Handelsregister ist grundsätzlich ein Notar erforderlich. Er prüft die Unterlagen, beglaubigt die Unterschriften und übermittelt die Anmeldung elektronisch an das zuständige Registergericht. Die Gesellschaft – in der Regel durch einen anderen Geschäftsführer oder einen Gesellschafter vertreten – muss die Anmeldung veranlassen. Der neue Geschäftsführer selbst muss seine Unterschrift notariell beglaubigen lassen.

FAQ: Welche Voraussetzungen muss der neue Geschäftsführer erfüllen?

Nicht jede Person kann Geschäftsführer einer GmbH werden. Das Gesetz sieht einige zwingende Ausschlussgründe vor. Wer wegen bestimmter Insolvenzstraftaten verurteilt wurde, darf zum Beispiel nicht Geschäftsführer sein. Auch wer selbst insolvent ist oder von einem Insolvenzverfahren betroffen ist, kann unter Umständen nicht bestellt werden.

Für die Eintragung benötigt das Registergericht in der Regel:

• Die notariell beurkundete Erklärung über die Bestellung durch die Gesellschafterversammlung
• Die notariell beglaubigte Unterschrift des neuen Geschäftsführers
• Eine Versicherung des neuen Geschäftsführers, dass keine Ausschlussgründe vorliegen
• Bei Bedarf die Zustimmung des Aufsichtsrats oder anderer Gremien, sofern dies im Gesellschaftsvertrag vorgesehen ist
• Die aktuelle Liste der Gesellschafter, sofern sich diese geändert hat

Wichtig ist außerdem die fachliche Eignung? Das Gesetz verlangt grundsätzlich keine besondere Ausbildung oder Berufserfahrung. Allerdings kann der Gesellschaftsvertrag eigene Anforderungen vorsehen. Fehlt es an einer solchen Regel, kann auch ein ausländischer Staatsangehöriger ohne weiteres Geschäftsführer werden. Er muss jedoch eine ladungsfähige Anschrift in Deutschland haben, damit ihn das Gericht erreichen kann.

Übrigens: Wer nach dem Geldwäschegesetz als Geschäftsführer abgelehnt wird, muss dies ebenfalls offenlegen. Verstöße können zu einer Ordnungsgeldstrafe oder sogar zur Anmeldung der Eintragung verhindern. Die genauen Voraussetzungen sollten Sie immer mit dem Notar oder einem Fachanwalt klären – Stand: prüfen Sie die aktuellen offiziellen Angaben.

FAQ: Mit welchen Kosten ist für die Eintragung zu rechnen?

Die Kosten setzen sich aus mehreren Positionen zusammen. Der größte Posten ist die Notargebühr. Sie wird nicht nach Stunden, sondern nach dem sogenannten Geschäftswert berechnet. Bei der Bestellung eines Geschäftsführers ist der Geschäftswert meist gering – oft richtet er sich nach dem Jahresgehalt oder dem wirtschaftlichen Interesse. Je nach Aufwand und Wert können die Notarkosten im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich liegen.

Zusätzlich fallen Gebühren für das Registergericht an. Auch diese richten sich nach dem Geschäftswert. Für eine einfache Geschäftsführerbestellung sind die Gerichtskosten in der Regel überschaubar. Werden gleichzeitig mehrere Änderungen eingetragen, können die Kosten steigen. Es ist daher sinnvoll, den Notar vorab nach einer Kostenschätzung zu fragen.

Eine Übersicht über die typischen Kostenpositionen:

Wichtig: Es gibt keine pauschale Gebühr für die Geschäftsführeranmeldung. Die konkreten Kosten hängen vom Einzelfall ab. Lassen Sie sich vom Notar immer ein schriftliches Kostenangebot geben. Die gesetzlichen Grundlagen für Notar- und Gerichtskosten finden Sie im Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) – die Höhe der Gebühren kann sich ändern. Stand: prüfen Sie die aktuellen offiziellen Angaben.

FAQ: Wie lange dauert die Eintragung?

Die Dauer variiert stark und ist von mehreren Faktoren abhängig. Üblich sind Zeiträume von etwa ein bis zwei Wochen nach notarieller Anmeldung. In Einzelfällen kann es auch länger dauern, zum Beispiel wenn das Registergericht Rückfragen hat oder Unterlagen nachgereicht werden müssen. Besonders schnell geht es häufig bei digital eingereichten Anmeldungen, wenn keine komplizierten Sachverhalte vorliegen.

Folgende Faktoren beeinflussen die Bearbeitungszeit:

• Arbeitsbelastung des zuständigen Registergerichts
• Vollständigkeit der eingereichten Unterlagen
• Notwendige Rückfragen zu einzelnen Angaben
• Prüfung der Versicherung nach § 8 GmbHG – zum Beispiel bei früheren Insolvenzen
• Ob parallel weitere Anmeldungen oder Satzungsänderungen erfolgen

Eine Beschleunigung ist in dringenden Fällen nicht durch einen besonderen Eilantrag vorgesehen. Manche Registergerichte bearbeiten Anmeldungen mit besonderer Dringlichkeit aber bevorzugt, wenn der Notar dies entsprechend begründet. Das sollte jedoch die Ausnahme bleiben. Planen Sie für die Eintragung des neuen Geschäftsführers realistisch etwa drei bis sechs Wochen ein, einschließlich Termin beim Notar und interner Abstimmung in der Gesellschafterversammlung.

Hinweis: Die Eintragung ist nicht mit der steuerlichen oder gewerblichen Meldung zu verwechseln. Wenn der neue Geschäftsführer auch gegenüber dem Finanzamt oder der Berufsgenossenschaft gemeldet werden muss, gelten andere Fristen. Die handelsrechtliche Eintragung hat mit diesen Meldungen nichts zu tun, sondern ist eine eigenständige Maßnahme.

FAQ: Welche Risiken gibt es bei der Eintragung?

Die häufigsten Fehler führen zu Verzögerungen oder sogar zur Zurückweisung der Anmeldung. Ein Klassiker ist die fehlende oder fehlerhafte Versicherung des neuen Geschäftsführers. Darin muss er erklären, dass keine Umstände vorliegen, die seiner Bestellung entgegenstehen. Unrichtige Angaben sind kein Bagatellfall, sondern können zu einer Amtspflichtverletzung führen.

Weitere Risiken:

• Die Gesellschafterversammlung wurde nicht ordnungsgemäß einberufen oder der Beschluss ist nicht eindeutig formuliert.
• Der neue Geschäftsführer hat keine inländische ladungsfähige Anschrift.
• Der Notar übermittelt die Anmeldung unvollständig, weil zum Beispiel die Gesellschafterliste nicht aktualisiert wurde.
• Der bisherige Geschäftsführer hat seine Amtsniederlegung nicht erklärt, sodass eine Doppelvertretung entsteht.
• Die Anmeldung wird ohne Zustimmung aller Gesellschafter eingereicht, obwohl diese nach dem Gesellschaftsvertrag erforderlich ist.

Ein besonders kritischer Punkt ist die Vertretung der Gesellschaft bei der Anmeldung. Wenn der neue Geschäftsführer selbst die Anmeldung für die GmbH unterschreibt, muss er im Zeitpunkt der Anmeldung bereits wirksam bestellt sein. Das kann eine Kette von Anmeldungen notwendig machen. Viele Gesellschaften umgehen das, indem der noch eingetragene Geschäftsführer die Anmeldung gemeinsam mit dem neuen Geschäftsführer vornimmt. Ihr Notar kennt diese Fallstricke und wird Sie sicher durch das Verfahren führen.

FAQ: Kann die Eintragung rückwirkend erfolgen?

Nein. Die Eintragung in das Handelsregister wirkt grundsätzlich für die Zukunft. Eine Rückwirkung ist gesetzlich nicht vorgesehen. Die interne Wirksamkeit der Bestellung kann zwar auf einen früheren Zeitpunkt zurückbezogen werden, die Vertretungsmacht gegenüber Dritten entsteht jedoch erst mit der Eintragung. Das ist besonders wichtig, wenn der neue Geschäftsführer bereits vor der Eintragung Verträge unterschreiben soll. In diesem Fall haftet unter Umständen der Handelnde persönlich.

Eine Ausnahme besteht bei der sogenannten Heilung durch Eintragung: Wenn der neue Geschäftsführer bereits gehandelt hat, bevor er eingetragen war, kann seine Handlung durch die spätere Eintragung nicht mehr rückwirkend zu einer Vertretung der Gesellschaft werden. Der Dritte kann sich daher auf die fehlende Vertretungsmacht berufen. Wer dieses Risiko vermeiden möchte, sollte erst nach der Eintragung verbindliche Rechtsgeschäfte abschließen.

FAQ: Wer muss bei der Anmeldung mitwirken?

Die Anmeldung muss von der Gesellschaft durch ihre Vertretungsberechtigten eingereicht werden. Das sind in der Regel die bisherigen Geschäftsführer, sofern sie die Gesellschaft vertreten dürfen. Der neue Geschäftsführer muss seine Unterschrift zur Aufbewahrung beim Gericht beglaubigen lassen. Außerdem müssen alle Geschäftsführer bei der Anmeldung versichern, dass keine Ausschlussgründe vorliegen. Diese Versicherung bezieht sich nicht nur auf den neuen, sondern auf sämtliche Geschäftsführer.

Die Gesellschafterversammlung muss der Bestellung mit der erforderlichen Mehrheit beschließen. Ist im Gesellschaftsvertrag eine notarielle Beurkundung des Beschlusses vorgesehen, muss dieser zusätzlich beurkundet werden. In vielen Fällen reicht jedoch ein einfacher Beschluss, der dann in der Anmeldung angeführt wird. Der Notar benötigt dafür die Einladung zur Versammlung sowie ein Protokoll.

Offizielle Quellen

Weitere Informationen finden Sie auf den offiziellen Websites:

• Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK)
• Bundeszentralamt für Steuern (BZSt)
• Handelsregister (Unternehmensregister)
• IHK – Industrie- und Handelskammer

Alle Angaben ohne Gewähr.

NÄCHSTE SCHRITTE (NEXT STEPS)

Wenn Sie einen neuen Geschäftsführer eintragen lassen möchten, gehen Sie am besten strukturiert vor:

• Prüfen Sie den Gesellschaftsvertrag auf besondere Anforderungen oder Zustimmungserfordernisse.
• Halten Sie eine Gesellschafterversammlung ab und fassen Sie einen klaren Bestellungsbeschluss.
• Kontaktieren Sie einen Notar und besprechen Sie den Fall – inklusive einer Kostenauskunft.
• Lassen Sie die Unterschrift des neuen Geschäftsführers notariell beglaubigen.
• Stellen Sie sicher, dass der neue Geschäftsführer alle Voraussetzungen erfüllt und seine Versicherung abgeben kann.
• Reichen Sie die Anmeldung durch den Notar ein und warten Sie auf die Eintragung im Handelsregister.
• Erst nach der Eintragung sollte der neue Geschäftsführer rechtsgeschäftlich für die GmbH auftreten.

Beachten Sie dabei stets: Gebühren, Fristen und gesetzliche Anforderungen können sich ändern. Planen Sie also nicht mit veralteten Zahlen oder veralteten Formularen. Ihr Notar und ein erfahrener Rechtsberater können Sie von Anfang an begleiten. Stand: prüfen Sie die aktuellen offiziellen Angaben für Ihre konkrete Eintragung.