Wenn ein ausländischer Konzern kurz vor Anmeldeschluss noch einen Messestand in Berlin buchen will, kann er selten auf eine frisch gegründete GmbH warten. Eine GmbH muss notariell beurkundet, mit einem Mindeststammkapital ausgestattet und ins Handelsregister eingetragen werden. Dieser Ablauf benötigt Zeit. Eine Zweigniederlassung der bestehenden ausländischen Gesellschaft ist dagegen oft der schnellere Weg, eine deutsche Registeranschrift zu erhalten.
Unterschied: GmbH und Zweigniederlassung
Die GmbH ist eine eigene juristische Person. Sie unterliegt dem deutschen GmbH-Gesetz, muss über ein Stammkapital von mindestens 25.000 Euro verfügen und wird von Geschäftsführern vertreten, die im Handelsregister eingetragen werden. Die Zweigniederlassung ist kein eigenes Rechtssubjekt. Sie wird von der Hauptniederlassung im Ausland beherrscht und tritt unter dem Namen der ausländischen Gesellschaft auf, ergänzt um den Ort der Zweigniederlassung. Rechtlich haftet die ausländische Gesellschaft; ein neues deutsches Stammkapital ist nicht erforderlich.
Ablauf der Eintragung in Berlin
Für die Anmeldung einer Zweigniederlassung beim Handelsregister – in Berlin zuständig ist das Amtsgericht Charlottenburg – sind folgende Schritte typisch:
- Unterlagen der ausländischen Gesellschaft ausstellen und beglaubigen lassen: Handelsregisterauszug oder vergleichbarer Registerauszug, Satzung/Statuten, Nachweis der Vertretungsberechtigung.
- Notarielle Anmeldung beim deutschen Notar: Die Erklärung muss die Angaben aus § 13d HGB enthalten, etwa Gegenstand, Name der Hauptniederlassung, Vertretungsverhältnisse und Beginn der Zweigniederlassung.
- Auf Antrag prüft das Amtsgericht die Eintragung und trägt die Zweigniederlassung ins Handelsregister ein.
- Gewerbeanmeldung bei der zuständigen Stelle im Bezirk, in dem die Zweigniederlassung errichtet wird. Die IHK erhält die Daten im Rahmen des Gewerbemeldeverfahrens.
- Steuerliche Erfassung beim Finanzamt, in der Regel über ELSTER. Für innergemeinschaftliche Leistungen und Lieferungen ist zusätzlich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beim BZSt zu beantragen.
Fristen für die Messeanmeldung nutzen
Messegesellschaften akzeptieren die Anmeldung von Ausstellern nicht immer erst nach Eintragung im deutschen Handelsregister. Vor einer kurzfristigen Anmeldung hilft die Lektüre der Teilnahmebedingungen. Häufig genügen Name und Sitz der ausländischen Gesellschaft; die deutsche Handelsregisternummer kann nachgereicht werden. Vereinzelt wird eine ladungsfähige Anschrift oder ein Gewerbenachweis aus Deutschland verlangt. Dann kann eine schnell eingetragene Zweigniederlassung den Unterschied machen.
Wichtig: Anmeldefristen der Messe und Handelsregisterfristen laufen unabhängig voneinander. Die Handelsregistereintragung kann nicht vordatiert und nicht als „schnell in 24 Stunden“ zugesagt werden. Entscheidend ist, ob die Unterlagen aus dem Ausland vollständig und beglaubigt vorliegen. Übersetzungen, besonders der Satzung und des Registerauszugs, müssen in Deutschland häufig von einem vereidigten Übersetzer erstellt werden. Die Dauer der Eintragung hängt vom Amtsgericht und von der Qualität der Anmeldung ab.
Zoll und Messegut
Ausstellungsgüter aus Nicht-EU-Staaten – etwa ein Prototyp aus China – werden auf deutschen Messen nicht auf Dauer eingeführt. Ihre Lieferung zur Messe kann zollrechtlich als vorübergehende Verwendung angemeldet werden. Zuständig ist der Zoll. Für Prototypen und Messeexponate gelten besondere Voraussetzungen; die Anmeldung sollte vor der Einfuhr beim Hauptzollamt oder bei einem Zollanmelder geklärt werden.
Offizielle Quellen
- BMWK – Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz
- BZSt – Bundeszentralamt für Steuern
- Handelsregister – Gemeinsames Registerportal
- IHK – Industrie- und Handelskammern
- Zoll – Deutsche Zollverwaltung
- ELSTER – Elektronische Steuererklärung
- GTAI – Germany Trade & Invest
Stand: 2026-08-14
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