Seit der Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung (E-Rechnung) in Deutschland stellt sich für viele Unternehmen die Frage, ob und in welchem Umfang sie betroffen sind. Mit der folgenden Selbstprüfung können Sie in etwa fünf Minuten klären, welche Pflichten für Ihr Unternehmen gelten.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. In Deutschland ist das verbindliche Format für die E-Rechnung die Norm EN 16931. Für den Empfang von E-Rechnungen sind inländische Unternehmer seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich verpflichtet. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen.
Die Fünf-Fragen-Prüfung
Die folgenden Fragen führen Sie zu der ersten Einschätzung, ob Ihr Unternehmen von der E-Rechnungspflicht erfasst wird. Die Prüfung ersetzt keine Rechtsberatung, zeigt aber die wesentlichen Kriterien auf.
- Frage 1: Ist Ihr Unternehmen im Inland ansässig? Maßgeblich ist der Ort, an dem Ihr Unternehmen geführt wird. Ein inländischer Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes kann in Deutschland oder im Ausland ansässig sein, wenn er im Inland eine wirtschaftliche Tätigkeit ausübt. In der Praxis betrifft die Pflicht vor allem Unternehmen mit Sitz oder Betriebsstätte in Deutschland. Bei grenzüberschreitenden Sachverhalten empfehlen sich eine Prüfung durch einen Steuerberater und die Hinweise der Finanzverwaltung.
- Frage 2: Sind Sie Unternehmer? Die E-Rechnungspflicht gilt für Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Dazu zählen all jene, die eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausüben. Nicht betroffen sind Privatpersonen, die Rechnungen nur als Verbraucher erhalten.
- Frage 3: Empfangen Sie Rechnungen von anderen Unternehmen? Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer Rechnungen von anderen inländischen Unternehmern als elektronische Rechnung empfangen können. Rechnungen per Papier oder einfache PDF-Dokumente sind keine strukturierten E-Rechnungen. Für den Empfang gilt die Pflicht ohne Rücksicht auf die Höhe des Rechnungsbetrags. Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise, die als Rechnungen nach § 33 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung gelten.
- Frage 4: Stellen Sie Rechnungen an andere Unternehmen aus? Die Ausstellungspflicht wird stufenweise eingeführt. Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmer verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen, sofern ihr Vorjahresumsatz mehr als 800.000 Euro betragen hat. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle übrigen inländischen Unternehmer. Bis dahin können Rechnungen unter den gesetzlichen Bedingungen auch als sonstige Rechnung, etwa als PDF, übermittelt werden, sofern der Empfänger zustimmt.
- Frage 5: Erhalten Sie ein berechtigtes Interesse an einer E-Rechnung? Unabhängig von der Pflicht können Sie als Unternehmer eine E-Rechnung verlangen. Umgekehrt müssen Sie selbst in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, auch wenn Sie nur gelegentlich Leistungen von anderen Unternehmen beziehen. Insofern ist die Frage nach der Betroffenheit nicht nur eine rechtliche Pflicht, sondern auch eine funktionale Anforderung für den Geschäftsbetrieb.
Wenn Sie alle fünf Fragen überprüft haben, ergibt sich folgende Einordnung:
| Ihre Situation | Folge für Ihr Unternehmen |
|---|---|
| Inland, Unternehmer, empfängt Rechnungen von anderen Unternehmen | Sie müssen spätestens seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. |
| Inland, Unternehmer, stellt Rechnungen an andere Unternehmen aus, Vorjahresumsatz über 800.000 Euro | Sie müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. |
| Inland, Unternehmer, stellt Rechnungen an andere Unternehmen aus, Vorjahresumsatz nicht über 800.000 Euro | Sie müssen ab dem 1. Januar 2028 E-Rechnungen ausstellen. |
| Unternehmer mit ausschließlich Rechnungen an Privatpersonen | Die Ausstellungspflicht betrifft Sie nicht direkt, der Empfang von E-Rechnungen kann dennoch erforderlich sein. |
Welche Pflichten ergeben sich für Buchhaltung und Belege?
Die E-Rechnung betrifft nicht nur das Senden und Empfangen. Auch die Belegerfassung, die Prüfung und die revisionssichere Ablage sind anzupassen. Unternehmen sollten ihre Buchhaltungssoftware darauf prüfen, ob sie das Format EN 16931 unterstützt. Für den Monatsabschluss bedeutet das, dass eingehende E-Rechnungen maschinell verarbeitet und ausgehende E-Rechnungen in der Finanzbuchhaltung korrekt abgebildet werden müssen. Zusätzlich sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu beachten.
Wo finden Sie offizielle Informationen und Ansprechpartner?
Die nachfolgenden offiziellen Quellen sind die zentralen Anlaufstellen für Ihre Prüfung:
- BMWK – Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz: Informationen zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen und zur E-Rechnungsrichtlinie finden Sie auf www.bmwk.de.
- BZSt – Bundeszentralamt für Steuern: Das BZSt informiert über steuerliche Einzelheiten der E-Rechnung auf www.bzst.de.
- ELSTER: Über die Plattform www.elster.de können Unternehmen Steuererklärungen und Meldungen elektronisch übermitteln. ELSTER ist auch für die Übermittlung von Umsatzsteuervoranmeldungen relevant.
- Handelsregister/Unternehmensregister: Auf www.handelsregister.de und www.unternehmensregister.de finden Sie amtliche Unternehmensdaten, die für die Prüfung der Unternehmereigenschaft hilfreich sind.
- IHK – Industrie- und Handelskammer: Die IHKs bieten aktuelle Praxishinweise und Ansprechpartner in Ihrer Region an. Die Dachseite ist www.ihk.de.
- Zoll: Für Unternehmen, die im grenzüberschreitenden Warenverkehr tätig sind, hält die Bundeszollverwaltung Hinweise zu Zoll- und Einfuhrumsatzsteuerfragen bereit: www.zoll.de.
- GTAI – Germany Trade and Invest: Speziell für internationale Unternehmen beim Markteintritt in Deutschland bietet GTAI Informationen zu rechtlichen und steuerlichen Grundlagen auf www.gtai.de.
Die genannten Stellen haben teils weiterführende Merkblätter, Übersichten zur Umsatzsteuer und Erläuterungen zu den Übergangsfristen. Für eine verbindliche Einzelfallauskunft wenden Sie sich an Ihr zuständiges Finanzamt oder an eine fachkundige Steuerberatung.
Empfehlungen für die praktische Umsetzung
Ob Ihr Unternehmen bereits alle Anforderungen erfüllt, hängt von den internen Abläufen ab. Insbesondere bei der Übernahme von Buchhaltungen ist es sinnvoll, die eingesetzte Software auf die Verarbeitung von E-Rechnungen zu prüfen. Achten Sie darauf, dass die Kommunikationswege für den Empfang von E-Rechnungen eingerichtet sind. Der E-Rechnungsempfang kann über verschiedene Wege erfolgen, etwa per E-Mail mit strukturierter Datei, über das E-Rechnungsregister des Bundes (ZRE) oder über eine gesonderte Schnittstelle.
Beachten Sie
