Warum der Geschäftsführervertrag keine Formsache ist
Der Geschäftsführervertrag regelt das Rechtsverhältnis zwischen der GmbH (bzw. UG haftungsbeschränkt) und ihrer Geschäftsführung. Er ist kein Arbeitsvertrag, sondern ein Organvertrag. Das hat praktische Folgen für den Markteintritt in Deutschland: Internationale Unternehmen, die eine deutsche Tochtergesellschaft gründen oder einen deutschen Geschäftsführer bestellen, müssen die vertraglichen Pflichtangaben sorgfältig festhalten. Zwar schreibt das Gesetz keinen konkreten Vertragstext vor, doch bestimmte Angaben sind unverzichtbar, um Haftungsrisiken zu vermeiden und die Handelsregister-Anmeldung reibungslos durchzuführen.
Vertragsparteien und Rechtsrahmen
Vertragspartner des Geschäftsführers ist die Gesellschaft selbst, nicht die Gesellschafterversammlung. Der Vertrag muss daher im Namen der GmbH geschlossen werden. Der Inhalt darf nicht gegen zwingende Vorschriften des GmbH-Gesetzes verstoßen. Insbesondere die §§ 35, 37, 38, 43 GmbHG setzen den Rahmen. Eine Sonderstellung hat der Geschäftsführer, der zugleich Gesellschafter ist: Bei einer Ein-Personen-GmbH gelten Besonderheiten beim Abschluss von Verträgen mit sich selbst. In der Praxis empfiehlt es sich, den Vertrag vor der Bestellung zum Handelsregister zu unterzeichnen und die Wirksamkeit an den Eintragungsbeschluss zu koppeln.
Pflichtangaben im Geschäftsführervertrag
Ein rechtssicherer Geschäftsführervertrag sollte mindestens die folgenden Punkte ausdrücklich regeln:
- Parteien und Amtsbezeichnung: Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnanschrift des Geschäftsführers sowie Firma und Sitz der Gesellschaft.
- Bestellung und Amtsdauer: Datum des Bestellbeschlusses, Beginn der Amtszeit und Dauer der Bestellung. Eine feste Amtszeit ist möglich, bei Ablauf ist eine erneute Bestellung durch die Gesellschafterversammlung erforderlich.
- Vertretungsbefugnis: Alleinvertretung oder gemeinsame Vertretung, Befreiung von den Beschränkungen des § 181 BGB (Insichgeschäfte). Diese Angabe muss mit der Handelsregister-Anmeldung übereinstimmen.
- Geschäftsführungsbefugnis: Umfang und Grenzen der Geschäftsführungsbefugnis, Zustimmungsvorbehalte der Gesellschafterversammlung, zum Beispiel für Kreditaufnahmen, Grundstücksgeschäfte oder Investitionen.
- Vergütung: Feste Vergütung, variable Vergütungsbestandteile, Aufwandsentschädigungen, Sachbezüge, Nutzung von Geschäftsfahrzeugen. Hierbei ist auch der Angemessenheitsmaßstab nach § 64 GmbHG für die Prüfung der Zahlungsfähigkeit zu beachten.
- Nebentätigkeiten und Wettbewerbsverbot: Regelungen, ob und mit welcher Zustimmung Nebentätigkeiten ausgeübt werden dürfen. Ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot sollte klar befristet und vergütet sein.
- Verschwiegenheitspflicht und Compliance: Pflicht zur Verschwiegenheit über vertrauliche Angelegenheiten der Gesellschaft sowie Verpflichtung zur Einhaltung gesetzlicher Pflichten, etwa nach dem GwG oder dem Außenwirtschaftsrecht.
- Urlaubsanspruch und Freistellung: Auch wenn der Geschäftsführer kein Arbeitnehmer ist, ist es üblich, Erholungsurlaub und Freistellungsregelungen vertraglich zu vereinbaren.
- Beendigung des Amtes und der Vertragsbeziehung: Abbedingung der gesetzlichen Abberufungsregeln ist nicht möglich, aber vertragliche Folgen der Abberufung (zum Beispiel Abfindung, Freistellung) können vereinbart werden. Ebenfalls zu regeln: Amtsniederlegung durch den Geschäftsführer, Fristen und Form.
Eine gesetzliche Pflicht zur Schriftform besteht nach § 492 BGB zwar nicht für den Geschäftsführervertrag, aus Beweisgründen und für die Handelsregister-Anmeldung ist die Textform oder notarielle Beurkundung jedoch dringend anzuraten. Bei der Ein-Personen-GmbH empfiehlt sich die notarielle Beurkundung, um den Nachweis der ordnungsgemäßen Vertretung zu erleichtern.
Vergütung und Angemessenheit
Die Vergütung des Geschäftsführers ist ein zentraler Bestandteil des Vertrags. Sie darf nicht als bloßes Gehalt bezeichnet werden, sondern ist als steuerpflichtiger Arbeitslohn im Sinne des Einkommensteuergesetzes zu behandeln. Die Gesellschafterversammlung muss die Vergütung beschließen. Maßgeblich ist, dass die Gesamtausstattung in einem angemessenen Verhältnis zu den Aufgaben der Gesellschaft und zur wirtschaftlichen Lage steht. Eine überhöhte Vergütung kann als verdeckte Gewinnausschüttung gewertet werden und zu NachSteuerforderungen führen. Bei der Prüfung der Zahlungsfähigkeit nach § 64 GmbHG ist die Vergütung wie eine sonstige Verbindlichkeit zu behandeln. Ein gut strukturierter Vertrag trennt daher Festvergütung, Tantieme und Sachbezüge klar voneinander und definiert die Bemessungsgrundlage der variablen Vergütung.
Handelsregister-Anmeldung der Bestellung
Die Bestellung eines Geschäftsführers ist gemäß § 39 GmbHG zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden. Die Anmeldung erfolgt durch die Geschäftsführer, nicht durch die Gesellschafter. Die Anmeldung muss elektronisch in öffentlich beglaubigter Form eingereicht werden. Pflichtangaben der Anmeldung sind:
- Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort des neuen Geschäftsführers
- Vertretungsbefugnis (allein oder gemeinschaftlich)
- Umfang der Vertretungsmacht, insbesondere Befreiung von § 181 BGB
- Erklärung, dass keine Umstände vorliegen, die der Bestellung entgegenstehen (§ 6 Abs. 2 Satz 2 und 3 GmbHG).
Beizufügen ist die Niederschrift über den Bestellungsbeschluss der Gesellschafterversammlung. Das Handelsregister prüft die formelle Ordnungsmäßigkeit. Die tatsächliche Aufnahme der Geschäftsführungstätigkeit kann bereits vor der Eintragung erfolgen; die Vertretungsmacht entsteht jedoch mit der Eintragung. Für den Markteintritt ist dies ein wichtiger Zeitpunkt, etwa für die Eröffnung von Bankkonten oder das Eingehen von Verbindlichkeiten.
Abberufung und Vertragsbeendigung
Die Abberufung eines Geschäftsführers ist ein aktives Rechtsgeschäft der Gesellschafterversammlung. Sie wird durch einfachen Gesellschafterbeschluss mit der in der Satzung bestimmten Mehrheit ausgesprochen. Der Beschluss ist ebenfalls zum Handelsregister anzumelden. Für die Abberufung genügt die Vorlage der Niederschrift in Textform, sofern die Satzung keine besonderen Anforderungen enthält. Die Abberufung entzieht das Amt, beendet aber nicht automatisch den Geschäftsführervertrag. Dieser endet nur durch separate Kündigung oder Aufhebungsvereinbarung. Im Vertrag sollten die Konsequenzen einer vorzeitigen Abberufung klar geregelt sein, etwa durch Freistellungs- oder Abfindungszahlungen. Zu beachten ist, dass ein Geschäftsführer seine Amtsniederlegung jederzeit erklären kann; eine unbestimmte Klausel, die das Recht zur Amtsniederlegung ausschließt, wäre unwirksam. Für internationale Unternehmen ist es daher ratsam, die Abberufungs- und Wechselprozesse schon im Gesellschaftsvertrag und im Geschäftsführervertrag aufeinander abzustimmen.
Praxisempfehlungen für den Markteintritt
Vor dem Abschluss eines Geschäftsführervertrags sollten folgende Punkte geprüft werden:
- Satzung der Gesellschaft: Zustimmungsvorbehalte, Mehrheitserfordernisse für die Bestellung, Sonderregelungen zur Vertretung.
- Liste der zustimmungspflichtigen Geschäfte: Diese sollte entweder in der Satzung oder im Geschäftsführervertrag verankert sein.
- Melde- und Genehmigungspflichten: Je nach Branche sind für den Geschäftsführer besondere Erlaubnisse erforderlich, etwa nach der Gewerbeordnung oder speziellen Berufsgesetzen.
- Vergütungsstruktur: Die Trennung von Fest- und Erfolgsvergütung sollte klar sein, um auch aus steuerlicher Sicht keine Gestaltungsfehler zu produzieren.
- Compliance und Haftung: Der Vertrag sollte den Geschäftsführer auf seine Sorgfaltspflichten nach § 43 GmbHG ausdrücklich hinweisen und die Einhaltung von Gesetzen zur Pflicht machen.
Offizielle Quellen
- Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK): www.bmwk.de
- DIHK / Industrie- und Handelskammern: www.dihk.de
- Handelsregister – gemeinsames Registerportal der Länder: www.handelsregister.de
- Unternehmensregister – offizielles Portal für Bekanntmachungen und Jahresabschlüsse: www.unternehmensregister.de
- Germany Trade & Invest (GTAI): www.gtai.de
- Gesetze im Internet (GmbHG, BGB): www.gesetze-im-internet.de
Stand: 2026-08-14
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Dieser Artikel ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.
