Für den Markteintritt in Deutschland verlangen Banken und Geschäftspartner eine umfassende Legitimationsprüfung (Know Your Customer, KYC). Zu den zentralen Nachweisen gehört der Handelsregisterauszug Ihres Unternehmens. Liegt der Firmensitz in Shenzhen, kommen auf Sie einige Besonderheiten zu: Das Dokument ist chinesisch, wird von einer chinesischen Behörde ausgestellt und muss für die Prüfung in Frankfurt in einer beglaubigten deutschen Übersetzung vorliegen. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen den vollständigen Weg vom Original in Shenzhen bis zur KYC-konformen Unterlage in Frankfurt.
Was ist der chinesische Handelsregisterauszug?
In der Volksrepublik China sind nicht das Handelsregister, sondern die Marktaufsichtsbehörden (State Administration for Market Regulation, SAMR) für die Registrierung von Unternehmen zuständig. Die wichtigsten Dokumente sind:
- Die Business License (营业执照) – die zentrale Urkunde, die ein Unternehmen als juristische Person ausweist.
- Die Enterprise Registration Information (企业信用信息公示报告) – ein Auszug aus dem öffentlichen Unternehmensinformationssystem, der aktuelle Einträge zu Geschäftsführung, Kapital, Adresse und Status enthält.
Beide Dokumente können in Shenzhen über die lokale Marktaufsichtsbehörde oder online über das National Enterprise Credit Information Publicity System abgerufen werden. Für KYC-Zwecke akzeptieren die meisten Banken nur eine gebührenpflichtige, amtlich ausgestellte Fassung mit Siegel – nicht den bloßen Online-Ausdruck.
Warum Sie eine Apostille brauchen
Deutsche Kreditinstitute sind nach dem Geldwäschegesetz verpflichtet, die Identität des Antragstellers und die wirtschaftlichen Eigentumsverhältnisse zu prüfen. Ausländische öffentliche Urkunden müssen daher in Deutschland anerkannt sein. Seit dem Beitritt Chinas zum Haager Apostille-Übereinkommen im November 2023 ersetzt die Apostille die frühere Legalisation. Die Apostille bestätigt die Echtheit des Siegels und der Unterschrift auf der chinesischen Urkunde.
Wichtig: Die Apostille wird in China angebracht, bevor die Übersetzung erfolgt. In Deutschland wird die Übersetzung anschließend von einem vereidigten Übersetzer beglaubigt. Beide Schritte sind voneinander zu unterscheiden – eine Übersetzung kann nicht apostilliert werden, und eine Apostille ersetzt keine beglaubigte Übersetzung. Stand: prüfen Sie die aktuellen offiziellen Angaben.
Schritt 1: Handelsregisterauszug in Shenzhen beschaffen
Kontaktieren Sie die Marktaufsichtsbehörde von Shenzhen oder nutzen Sie den Online-Dienst des National Enterprise Credit Information Publicity System. Für das spätere Apostille-Verfahren benötigen Sie ein Originaldokument mit Siegeldruck. Planen Sie ausreichend Zeit ein, da eine Online-Bestellung oder ein Behördengang mehrere Tage dauern kann.
Folgende Unterlagen sollten Sie für den Bezug bereithalten:
- Gültige Ausweisdokumente der gesetzlichen Vertreter
- Firmensiegel (sofern vorhanden) und Zeichnungsberechtigungen
- Gegebenenfalls eine schriftliche Vollmacht für einen lokalen Dienstleister
Schritt 2: Apostille in China einholen
Nach der Ausstellung muss die Urkunde beglaubigt werden. Die Apostille wird von der dafür zuständigen chinesischen Stelle angebracht – in Shenzhen in der Regel vom Foreign Affairs Office der Stadt. In manchen Fällen verlangt diese Stelle vorab eine notarielle Beglaubigung durch ein chinesisches Notariat (公证处). Das hängt davon ab, ob das Dokument bereits ein amtliches Siegel trägt oder ob es sich um eine Kopie handelt.
Der Ablauf:
- Original oder notariell beglaubigte Kopie parallel zur Ausstellung anfertigen lassen.
- Beim Foreign Affairs Office oder einer anderen zuständigen Apostillenstelle einen Termin vereinbaren.
- Die Urkunde einreichen, den Antrag ausfüllen und die Gebühr bezahlen.
- Die apostillierte Urkunde nach einigen Tagen abholen oder per Post erhalten.
Die Bearbeitungszeit beträgt in der Regel 5–10 Werktage. Ein Express-Service ist in vielen chinesischen Städ
Offizielle Quellen
Weitere Informationen finden Sie auf den offiziellen Websites:
- Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK)
- Bundeszentralamt für Steuern (BZSt)
- Handelsregister (Unternehmensregister)
- IHK – Industrie- und Handelskammer
Alle Angaben ohne Gewähr – bitte prüfen Sie die aktuellen offiziellen Informationen.
