Wenn ein Mitarbeiter im Unternehmen Umsatzsteuerbetrug begeht, gerät schnell auch die Geschäftsführung in die Pflicht. Vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen ist die Versuchung groß, einzelne Personen mit vielen Aufgaben zu betrauen. Fehlt ein internes Kontrollsystem, kann das für den Geschäftsführer persönlich teuer werden – nicht nur für das Unternehmen. Das folgende Fallbeispiel zeigt, wie eine gezielte Umsatzsteuer-Kontrollrichtlinie im Ernstfall den entscheidenden Unterschied machen kann.
Ausgangslage: Ein Wechsel in der Finanzbuchhaltung
Die MLT Handelstechnik GmbH, ein Unternehmen mit rund 70 Beschäftigten, importierte und vertrieb Logistikausrüstung. Der Geschäftsführer hatte sich in den vergangenen Jahren weitgehend aus der operativen Buchhaltung zurückgezogen. Nachdem die langjährige Finanzbuchhalterin in den Ruhestand ging, übernahm eine neue Mitarbeiterin die gesamte Finanzbuchhaltung. Sie war zuständig für die Pflege der Lieferantenstammdaten, die Erfassung von Eingangsrechnungen, die Zahlungsfreigabe und die Zusammenstellung der Umsatzsteuervoranmeldungen.
Dieses Aufgabenpaket war aus Sicht der internen Kontrolle bereits riskant: Eine Person vereinte sämtliche Funktionen, die im Idealfall getrennt sein sollten. Das Unternehmen hatte jedoch schon vor dem Vorfall eine interne Kontrollrichtlinie eingeführt, die nach einer Betriebsprüfung durch den Steuerberater erarbeitet worden war. Sie trug den Namen „Umsatzsteuer-Kontrollrichtlinie“ und war vom Geschäftsführer persönlich in Kraft gesetzt worden.
Die Kontrollrichtlinie: Klare Regeln für Vorsteuerabzug und Rechnungseingang
Die Richtlinie war bewusst knapp gehalten, aber präzise. Sie definierte, welche Rechnungen vor der Verbuchung besondere Prüfungen durchlaufen müssen. Ihr Grundsatz lautete: „Keine Rechnung wird gebucht, bevor der wirtschaftliche Gehalt der Leistung plausibel dokumentiert ist.“
Die wichtigsten Bausteine waren:
- Vier-Augen-Prinzip für neue Lieferanten: Die Anlage eines neuen Lieferanten im ERP-System erforderte eine zweite Freigabe durch eine berechtigte Person. Die Person, die den Liefer
Offizielle Quellen
Weitere Informationen finden Sie auf den offiziellen Websites:
- Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK)
- Bundeszentralamt für Steuern (BZSt)
- Handelsregister (Unternehmensregister)
- IHK – Industrie- und Handelskammer
Alle Angaben ohne Gewähr – bitte prüfen Sie die aktuellen offiziellen Informationen.
