Einleitung
Wenn Sie in Deutschland erstmals Personal einstellen, sind Sie als Arbeitgeber zu mehreren behördlichen Meldungen verpflichtet. Die wichtigsten Schritte betreffen die Sozialversicherung, die gesetzliche Unfallversicherung und die Lohnsteuer. Ohne korrekte und fristgerechte Anmeldung drohen Verzögerungen beim Beginn des Arbeitsverhältnisses, Säumniszuschläge und Bußgelder.
Diese Anleitung führt Sie in sechs Schritten durch den kompletten Anmeldevorgang. Sie nennt die erforderlichen Unterlagen, die zuständigen Stellen und die gesetzlichen Fristen. Alle Angaben zu Fristen und Rechtsgrundlagen entsprechen dem Stand zum Zeitpunkt der Erstellung. Prüfen Sie vor Ihrem konkreten Fall die aktuellen offiziellen Angaben auf den Websites der genannten Behörden.
Was Sie vorbereiten müssen
Bevor Sie die erste Meldung abgeben, sollten Sie folgende Informationen und Dokumente bereithalten:
- Firmendaten: Name, Rechtsform, Anschrift, Telefon, E-Mail, ggf. Handelsregister-Nummer
- Angaben zum Arbeitnehmer: vollständiger Name, Geburtsdatum, Anschrift, Steueridentifikationsnummer, Sozialversicherungsausweis
- Name der gesetzlichen Krankenkasse des Arbeitnehmers
- Kopie des Personalausweises oder Reisepasses
- Arbeitsvertrag oder verbindliches Vertragsangebot
Fehlen einzelne Angaben, können Sie die Anmeldung nicht vollständig elektronisch übermitteln. Holen Sie daher fehlende Daten so früh wie möglich ein.
Schritt 1: Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen
Die Betriebsnummer ist die zentrale Arbeitgeber-Kennung für alle Sozialversicherungsmeldungen. Eine SV-Anmeldung ohne Betriebsnummer ist technisch nicht möglich. Die Nummer wird von der Bundesagentur für Arbeit vergeben.
Den Antrag stellen Sie online über das Arbeitgeber-Serviceportal der Bundesagentur für Arbeit. Sie benötigen dafür Ihre Firmendaten und den Tätigkeitsbereich. Die Ausstellung dauert in der Regel wenige Werktage, in Einzelfällen auch etwas länger. Planen Sie diesen Schritt daher mindestens zwei Wochen vor dem geplanten Einstellungstermin ein. Die Betriebsnummer ist kostenlos.
Schritt 2: Unternehmen bei der Berufsgenossenschaft anmelden
Jedes Unternehmen mit Beschäftigten ist automatisch Mitglied der gesetzlichen Unfallversicherung. Welche Berufsgenossenschaft für Sie zuständig ist, hängt von Ihrer Branche und der konkreten Tätigkeit ab. Sobald Ihr erster Mitarbeiter seine Arbeit aufnimmt, müssen Sie Ihr Unternehmen bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anmelden.
Die Anmeldung erfolgt über ein Formular der jeweiligen Berufsgenossenschaft, das Sie auf der Website des Trägers finden. Sie müssen dort die Art der Tätigkeit und die Anzahl der Beschäftigten angeben. Frist ist unverzüglich nach Aufnahme der Geschäftstätigkeit, spätestens aber mit dem Beginn des ersten Beschäftigungsverhältnisses. Der Zeitaufwand beträgt einmalig etwa 20 bis 30 Minuten.
Nach der Anmeldung erhalten Sie die Mitgliedsnummer. Sie benötigen diese für spätere Beitragsnachweise, in denen Sie die Arbeitsentgelte Ihrer Mitarbeiter melden.
Schritt 3: Sozialversicherungsanmeldung des Mitarbeiters abgeben
Die eigentliche Anmeldung des Arbeitnehmers zur Sozialversicherung erfolgt bei der Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer versichert ist. Diese übernimmt die Meldung für die Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung.
Die Anmeldung ist elektronisch zu übermitteln. Dafür nutzen Sie ein zertifiziertes Lohnabrechnungsprogramm oder die kostenfreie Webanwendung SV-Net der Krankenkassen. In der Meldung werden unter anderem der Beschäftigungsbeginn, die Beitragsgruppen, das Arbeitsentgelt und persönliche Daten des Arbeitnehmers erfasst.
Frist: Die Sozialversicherungsanmeldung muss spätestens am Tag des Beschäftigungsbeginns abgegeben werden. In der Praxis empfiehlt es sich, die Meldung bereits vor dem ersten Arbeitstag zu verschicken, damit der Versicherungsschutz lückenlos besteht.
Achtung: Voraussetzung für die Meldung ist die Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers. Hat der Arbeitnehmer keinen Sozialversicherungsausweis, muss er die Nummer bei der Deutschen Rentenversicherung beantragen. Ihr Lohnbüro kann diese Vergabe unterstützen.
Schritt 4: Lohnsteuerliche Pflichten einrichten
Zusätzlich zur Sozialversicherung müssen Sie die steuerlichen Pflichten als Arbeitgeber erfüllen. Drei Aufgaben sind für den Start besonders wichtig:
4.1 Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) abrufen
Für jeden Arbeitnehmer müssen Sie die Lohnsteuerklasse, Freibeträge und Faktoren aus den Steuerdaten abrufen. Das geschieht über das Portal ELSTER. Dafür benötigen Sie die Steueridentifikationsnummer und das Geburtsdatum des Arbeitnehmers. Der Abruf muss vor der ersten Lohnzahlung erfolgen, sonst können Sie die Lohnsteuer nicht korrekt
Offizielle Quellen
Weitere Informationen finden Sie auf den offiziellen Websites:
- Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK)
- Bundeszentralamt für Steuern (BZSt)
- Handelsregister (Unternehmensregister)
- IHK – Industrie- und Handelskammer
Alle Angaben ohne Gewähr – bitte prüfen Sie die aktuellen offiziellen Informationen.
