Bei der Übergabe einer Vorratsgesellschaft müssen Erwerber und Geschäftsführung mehrere rechtliche und bankpraktische Pflichten beachten. Im Fokus stehen die korrekte Mitteilung des wirtschaftlich Berechtigten, die Aktualisierung der Bankunterlagen (KYC) und die Neuordnung von Kontovollmachten. Wer diese Punkte systematisch abarbeitet, vermeidet Verzögerungen bei der Kontoführung und Risiken im Hinblick auf das Geldwäschegesetz.
Wirtschaftlich Berechtigter: Mitteilungspflicht im Transparenzregister
Nach § 20 des Geldwäschegesetzes (GwG) ist die Gesellschaft verpflichtet, den wirtschaftlich Berechtigten zur Eintragung in das Transparenzregister mitzuteilen. Bei einer Vorratsgesellschaft ist dies regelmäßig derjenige, der unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 % der Kapitalanteile hält oder die Kontrolle ausübt. Der Erwerber muss daher vor der Übernahme klären, wer diese Position nach Abschluss der Anteilsübertragung innehat.
Die Mitteilung hat unverzüglich zu erfolgen, also ohne schuldhaftes Zögern. Da mit dem Eigentümerwechsel auch die Gesellschafterliste aktualisiert wird, empfiehlt es sich, die Transparenzregister-Mitteilung unmittelbar nach der notariellen Beurkundung vorzubereiten. Zuständig ist das Bundesverwaltungsamt (bva.bund.de), das die Registerführung technisch umsetzt. Für die praktische Anmeldung nutzen Unternehmen das Portal des Transparenzregisters (transparenzregister.de).
Die Prüfung der Angaben sollte eine Selbstauskunft des Erwerbers sowie die Dokumentation der Beteiligungsstruktur umfassen. Handelt es sich bei dem wirtschaftlich Berechtigten um eine natürliche Person, sind Geburtsdatum, Wohnort und Art des Umfangs der wirtschaftlichen Berechtigung anzugeben.
Bank-KYC: Unterlagen für die Prüfung durch das Kreditinstitut
Bei der Übergabe einer Vorratsgesellschaft müssen die Bankverbindungen auf die neue Geschäftsführung und die neuen Gesellschafter umgestellt werden. Kreditinstitute sind nach § 10 GwG verpflichtet, die Identität des Vertragspartners sowie dessen wirtschaftlich Berechtigten zu überprüfen. Dazu benötigen sie in der Regel einen aktuellen Handelsregisterauszug, die aktuelle Gesellschafterliste sowie eine beglaubigte Abschrift des Gesellschaftsvertrags oder der Satzung.
Nachfolgend die üblichen KYC-Unterlagen im Überblick:
- Aktueller Handelsregisterauszug (nicht älter als wenige Wochen)
- Gesellschafterliste mit Angabe der Anteile
- Gesellschaftsvertrag bzw. Satzung in der geltenden Fassung
- Ausweisdokumente der Geschäftsführer und der wirtschaftlich Berechtigten
- Nachweis über die Anmeldung zum Transparenzregister
- Gegebenenfalls Vollmachtsnachweis für zeichnungsberechtigte Personen
Die Bank prüft die Unterlagen auf Plausibilität und gleicht die Angaben mit dem Transparenzregister ab. Kommt es dabei zu Abweichungen, etwa weil der wirtschaftlich Berechtigte noch nicht eingetragen ist, kann das Kreditinstitut die Kontoführung verweigern oder die Freigabe von Kontovollmachten aufschieben. Daher ist es sinnvoll, die Transparenzregister-Mitteilung vor der Bankvollmacht abzuschließen.
Kontovollmachten: Umstellung und Dokumentation
Mit der Übergabe der Vorratsgesellschaft ändert sich auch die Vertretungsbefugnis gegenüber der Bank. Bisherige Vollmachten, etwa zugunsten früherer Geschäftsführer oder Gründer, müssen widerrufen werden. Zugleich sind neue Vollmachten für die handelnden Personen zu erteilen. Dafür stellt das Kreditinstitut eigene Formulare bereit, die in der Regel von einem Geschäftsführer und einem weiteren Berechtigten unterschrieben werden müssen.
Wichtig ist dabei die Unterscheidung zwischen organschaftlicher Vertretung (Geschäftsführer) und reinen Kontovollmachten. Die organschaftliche Vertretung ergibt sich aus dem Handelsregister und ist von der Bank anhand des Registerauszugs zu prüfen. Reine Kontovollmachten können auch für Personen erteilt werden, die nicht im Handelsregister eingetragen sind. Die Bank benötigt dafür eine Identitätsprüfung und unterschriebene Vollmachtsformulare.
Folgende Schritte sind bei der Umstellung zu beachten:
- Kündigung bzw. Widerruf aller alten Kontovollmachten
- Einreichung der neuen Vollmacht im Original bei der Bank
- Identifikation aller neuen Vollmachtnehmer nach § 11 GwG
- Abgleich der Unterschriftsproben mit den hinterlegten Mustern
Fristen und Reihenfolge der Maßnahmen
Es gibt keine gesetzliche Gesamtfrist für die Übergabe einer Vorratsgesellschaft, wohl aber einzelne Verpflichtungen mit Dringlichkeit. Die Mitteilung an das Transparenzregister ist unverzüglich nach Entstehen der Eigentümerschaft vorzunehmen. Banken können bei fehlenden oder veralteten KYC-Daten jedes Rechtsgeschäft ablehnen, das die Nutzung des Kontos betrifft. Daher sollte die Reihenfolge der Maßnahmen einer klaren Logik folgen:
- Notarielle Beurkundung der Anteilsübertragung und des Gesellschafterbeschlusses
- Anmeldung des neuen Geschäftsführers zum Handelsregister
- Mitteilung des wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister
- Einreichung der neuen Handelsregisterauszüge und Gesellschafterlisten bei der Bank
- Widerruf alter und Erteilung neuer Kontovollmachten
- Dokumentation aller Vorgänge in der Gesellschaftsakte
Für die Eintragung des Geschäftsführers im Handelsregister gilt eine zügige, aber nicht durch das GwG determinierte Frist. In der Praxis rechnen Registergerichte mit einer Bearbeitungsdauer von einigen Tagen bis Wochen. Bis zur Eintragung können Banken die neue Geschäftsführung nicht anerkennen, da die organschaftliche Vertretung erst mit der Eintragung wirksam wird. Eine vorsorgliche Einreichung sämtlicher Unterlagen beim Kreditinstitut kann helfen, die Prüfung zu beschleunigen.
Offizielle Quellen
Für die genannten Themen sind folgende Stellen und Portale maßgeblich:
- Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK): bmwk.de
- Bundeszentralamt für Steuern (BZSt): bzst.de
- Handelsregister / Unternehmensregister: unternehmensregister.de
- Industrie- und Handelskammern (IHK): ihk.de
- Generalzolldirektion / Zoll: zoll.de
- ELSTER-Portal für Steuererklärungen: elster.de
- Germany Trade & Invest (GTAI): gtai.de
Stand: 2026-08-13
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