Warum ein strukturierter Aufsetzprozess entscheidend ist
Die Lohnabrechnung in Deutschland ist mehr als das Berechnen von Nettogehältern. Sie bündelt Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge, Meldungen an Behörden und arbeitsvertragliche Daten. Für ein internationales Unternehmen, das erstmals in Deutschland Arbeitnehmer beschäftigt, ist der Aufbau eines korrekten Abrechnungsprozesses eine zentrale Aufgabe. Fehlt ein Dokument oder wird eine Meldung zu spät eingereicht, kann dies sofort zu Beanstandungen, Verzugszuschlägen oder Unstimmigkeiten gegenüber den Mitarbeitern führen.
Dieser Leitfaden beschreibt die erforderlichen Unterlagen und die Reihenfolge, in der Sie diese einreichen. Er ist als Checkliste für das Service-Center gedacht, damit kein Schritt ausgelassen wird.
Phase 1: Unternehmensdaten vollständig zusammenstellen
Bevor eine Lohnabrechnung aufgesetzt werden kann, müssen die grundlegenden Stammdaten des Unternehmens vorliegen. Diese Daten benötigen Sie für die Registrierung als Arbeitgeber bei den zuständigen Stellen. Sammeln Sie folgende Dokumente:
- Handelsregisterauszug oder vergleichbarer Nachweis über die Firma
- Gesellschaftsvertrag, Satzung oder Gründungsdokument
- Gewerbeanmeldung beziehungsweise behördliche Zulassung
- Steuernummer des zuständigen Finanzamts
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, sofern vorhanden
- Anschrift des Firmensitzes, ggf. der deutschen Niederlassung
- Bankverbindung des Unternehmens für Beitragszahlungen
Diese Unterlagen werden nicht in jedem Fall direkt bei der Lohnabrechnung hochgeladen, sie sind jedoch die Basis für spätere Meldungen. In dieser Phase empfiehlt es sich, alle Angaben mit der zuständigen Steuerberatung oder dem Abrechnungsdienstleister abzugleichen.
Phase 2: Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen
Arbeitgeber in Deutschland benötigen für jeden Betrieb eine Betriebsnummer. Diese Nummer wird von der Bundesagentur für Arbeit vergeben und muss in allen Sozialversicherungsmeldungen angegeben werden. Beantragen Sie die Betriebsnummer online über das Portal der Bundesagentur für Arbeit.
Folgende Angaben sind dafür erforderlich:
- Firmenname und Rechtsform
- Anschrift des Betriebs
- Handelsregisterdaten
- Name und Anschrift der Geschäftsführung
- geplante Zahl der Beschäftigten
Ohne Betriebsnummer können die DEÜV-Meldungen zur Sozialversicherung nicht abgegeben werden. Planen Sie diesen Schritt daher frühzeitig ein, idealerweise unmittelbar nach der Eintragung des Unternehmens. Die Bearbeitungszeit kann je nach Auslastung der Behörde variieren. Stand: prüfen Sie die aktuellen offiziellen Angaben.
Phase 3: Mitarbeiterunterlagen vor Beginn des Arbeitsverhältnisses einsammeln
Für jede angestellte Person muss ein steuerliches und sozialversicherungsrechtliches Profil angelegt werden. Die folgenden Unterlagen und Daten sind vor der ersten Abrechnung vom Mitarbeiter einzuholen:
- Kopie des Personalausweises oder des Reisepasses
- Steuerliche Identifikationsnummer des Mitarbeiters
- Sozialversicherungsnummer, sofern bereits vergeben
- Name und Anschrift der Krankenkasse sowie die Versicherungsart
- Angaben zur Religionszugehörigkeit für die Kirchensteuer
- Steuerklasse, ggf. Steuerfreibeträge
- Geburtsdatum, Geburtsort und Staatsangehörigkeit
- vollständige Wohnanschrift in Deutschland
- IBAN des Gehaltskontos
- Arbeitsvertrag mit Beginn, Gehalt und Arbeitszeit
- ggf. Bescheinigung über ein bestehendes Dienstverhältnis im Ausland
Je mehr Daten bereits vor dem ersten Entgelttermin vorliegen, desto geringer ist das Risiko von Fehlabrechnungen. Der Mitarbeiter sollte die Unterlagen rechtzeitig einreichen, damit das Service-Center die Daten im Lohnsystem erfassen kann.
Phase 4: Lohnkonto anlegen und elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale abrufen
Das deutsche Lohnsteuerrecht verlangt, dass der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto führt. Das Lohnkonto kann in einer Lohnsoftware oder durch einen externen Abrechnungsdienstleister geführt werden. Es enthält alle steuerlich und sozialversicherungsrechtlich relevanten Daten der jeweiligen Person.
Ein zentraler Schritt ist der Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale, abgekürzt ELStAM. Diese werden vom Finanzamt bereitgestellt und enthalten Angaben wie Steuerklasse, Kinderfreibetrag, Religionszugehörigkeit und Freibeträge. Der Arbeitgeber ruft die ELStAM mithilfe der Steuer-ID und des Geburtsdatums des Mitarbeiters ab. Für den Abruf ist keine persönliche Vorsprache beim Finanzamt nötig, sondern der Abruf erfolgt über das Lohnabrechnungssystem.
Prüfen Sie nach dem Abruf, ob die Steuerklasse und die weiteren Merkmale mit den Angaben des Mitarbeiters übereinstimmen. Falls der Arbeitnehmer neu in Deutschland ist und noch keine Steuer-ID hat, muss diese zuerst beim Bundeszentralamt für Steuern beziehungsweise beim zuständigen Finanzamt beantragt werden. Der Abruf von ELStAM kann erst erfolgen, wenn die Steuer-ID vorliegt.
Phase 5: Sozialversicherungsmeldung über DEÜV abgeben
Vor Beginn der Beschäftigung muss der Arbeitgeber eine sogenannte Anmeldung zur Sozialversicherung abgeben. Diese Meldung wird nach dem Datenerfassungs- und -übermittlungsverfahren elektronisch erstellt und an die zuständige Einzugsstelle übermittelt. Einzugsstelle ist in den meisten Fällen die Krankenkasse des Mitarbeiters.
In der Anmeldung werden folgende Angaben benötigt:
- Betriebsnummer des Arbeitgebers
- persönliche Daten des Mitarbeiters
- Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters
- Krankenkasse des Mitarbeiters
- Beginn der Beschäftigung
- Arbeitsentgelt und ggf. beitragspflichtige Einnahmen
- Beitragsgruppen für Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung
Die Anmeldung muss rechtzeitig vor Ablauf der gesetzlichen Frist erfolgen. Die Fristen sind davon abhängig, ob es sich um eine reguläre Beschäftigung, ein Minijob-Verhältnis oder eine kurzfristige Beschäftigung handelt. Stand: prüfen Sie die aktuellen offiziellen Angaben. Für internationale Mitarbeiter kann eine zusätzliche Prü
Offizielle Quellen
Weitere Informationen finden Sie auf den offiziellen Websites:
- Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK)
- Bundeszentralamt für Steuern (BZSt)
- Handelsregister (Unternehmensregister)
- IHK – Industrie- und Handelskammer
Alle Angaben ohne Gewähr – bitte prüfen Sie die aktuellen offiziellen Informationen.
