Warum die Eignungs- und Mandatsprüfung wichtig ist
Vor der Gründung einer Niederlassung in Deutschland müssen Berater, Steuerberater und Notare prüfen, ob sie das Mandat annehmen können. Die Prüfung nach dem Geldwäschegesetz (GwG) und den Berufspflichten soll sicherstellen, dass die Auftraggeber legitim sind, die Branche zulässig ist und die Finanzierung transparent bleibt. Fehler in dieser Phase können zu Bußgeldern, strafrechtlichen Risiken oder der Ablehnung der Anmeldung führen.
Vorbereitung und Unterlagen
Folgende Informationen und Nachweise sind regelmäßig erforderlich:
- Handelsregisterauszug und Gesellschaftsvertrag des ausländischen Unternehmens
- Gesellschafterliste bzw. Angaben zu allen Gesellschaftern
- Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten nach § 3 GwG
- Darstellung der geplanten Geschäftstätigkeit in Deutschland
- Finanzierungsunterlagen, z.B. Darlehensverträge, Einlagenbestätigungen, Businessplan
- Lizenzen und Genehmigungen aus dem Herkunftsland
Schritt für Schritt: Ablauf der Prüfung
1. Branche und Zulässigkeit prüfen
Zunächst ist zu klären, ob die geplante Tätigkeit in Deutschland erlaubt ist. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) und die Germany Trade & Invest (GTAI) bieten Branchen- und Marktinformationen. Für regulierte Tätigkeiten (z.B. Finanzanlagen, Bewachung, Gastronomie) sind besondere Erlaubnisse erforderlich. Die Industrie- und Handelskammer (IHK) berät zur Gewerbeanmeldung.
2. Gesellschafterstruktur und wirtschaftlich Berechtigte
Die Mandatsprüfung umfasst die Ermittlung der Eigentümerstruktur. Anhand des Handelsregisterauszugs und der Gesellschafterliste wird festgelegt, wer wirtschaftlich berechtigt im Sinne des Geldwäschegesetzes ist. Die Angaben sind mit dem Transparenzregister abzugleichen. Bei Beteiligungen aus bestimmten Ländern oder unklaren Konstruktionen ist eine verstärkte Prüfung erforderlich.
3. Herkunftsland und Sanktionslisten
Es wird geprüft, ob das Herkunftsland des Unternehmens oder der Gesellschafter EU-Sanktionen oder geldwäscherechtlichen Hochrisiko-Einstufungen unterliegt. Aktuelle Sanktionslisten und Hinweise stellt die EU-Kommission bereit; in Deutschland sind der Zoll (FIU) und das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) mit Auskunfts- und Meldepflichten befasst. Bestehen Anhaltspunkte für Ausschlussfälle, muss das Mandat abgelehnt werden.
4. Lizenzen und Gewerbeanmeldung
Je nach Branche ist eine Erlaubnis der zuständigen Behörde nötig. Häufig ist eine Gewerbeanmeldung bei der örtlichen Gemeinde oder Stadt erforderlich, die von der IHK begleitet wird. Für einige Branchen – etwa Finanzdienstleistungen, Transport oder Gastgewerbe – müssen vorab spezifische Genehmigungen nachgewiesen werden. Die Mandatsprüfung stellt sicher, dass diese Auflagen erfüllt werden können.
5. Geldfluss und Mittelherkunft
Ein zentraler Bestandteil der Mandatsprüfung ist die Einschätzung der Finanzierung. Woher stammt das Kapital für die Niederlassung? Sind die Mittel aus legalen Quellen belegt? Es werden Darlehensverträge, Einzahlungsbestätigungen und vergleichbare Nachweise gesichtet. Geprüft wird auch, ob die Kapitalausstattung für die geplante Geschäftstätigkeit plausibel ist.
6. Mandatsannahme und Dokumentation
Erst nach Abschluss dieser Prüfung wird der Beratungsvertrag angenommen. Das Ergebnis der Prüfung ist schriftlich zu dokumentieren. Dazu gehören eine Risikoeinschätzung, die getroffenen Feststellungen und die Entscheidung über die Mandatsannahme oder die Ablehnung. Die Dokumentation dient als Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden.
7. Gründung der Niederlassung und Anmeldungen
Nach erfolgreicher Prüfung folgen die eigentlichen Gründungsschritte. Die Niederlassung wird beim Handelsregister angemeldet, sofern sie eine Zweigniederlassung eines kaufmännischen Unternehmens ist. Anschließend erfolgt die steuerliche Erfassung über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, der elektronisch über ELSTER übermittelt wird. Zudem ist eine Gewerbeanmeldung einzureichen.
8. Eröffnungsbilanz
Ist die Niederlassung im Handelsregister eingetragen, muss sie je nach Rechtsform eine Eröffnungsbilanz aufstellen. Diese Bilanz zeigt das Anfangsvermögen der Niederlassung und ist Grundlage für die laufende Buchführung. Die Werte ergeben sich aus den geprüften Finanzierungs- und Vermögensnachweisen. Die Eröffnungsbilanz wird in der Regel von einem Steuerberater erstellt und dem Finanzamt im Rahmen der Buchführung vorgelegt.
| Prüffeld | Typische Unterlagen/Quellen | Mögliche Ausschlussfälle |
|---|---|---|
| Branche | Gewerbeanmeldung, Lizenzen | Verbotene Tätigkeiten, fehlende Erlaubnis |
| Gesellschafterstruktur | Handelsregister, Transparenzregister | Ungeklärte wirtschaftliche Berechtigung |
| Herkunftsland | Sanktionslisten, Länderhinweise | EU-Sanktionen, Hochrisiko-Staaten |
| Geldfluss | Finanzierungsverträge, Businessplan | Nicht belegbare Mittelherkunft |
| Lizenzen | Erlaubnisbescheide, IHK-Stellungnahmen | Fehlende Regulierungserlaubnis |
Häufige Fehler in der Prüfung
- Die wirtschaftlichen Eigentümer werden nicht vollständig ermittelt.
- Sanktionslisten werden nicht sorgfältig abgeglichen.
- Branchenspezifische Lizenzen werden zu spät beantragt.
- Die Mittelherkunft ist nicht plausibel belegbar.
- Es wird kein dokumentiertes Prüfergebnis erstellt.
Die Eignungs- und Mandatsprüfung ist daher kein formaler Akt, sondern
