Internationale Unternehmen, die eine Tochtergesellschaft oder Zweigniederlassung in Deutschland gründen, müssen ihre Buchhaltung rechtskonform organisieren. Neben der Anmeldung im Handelsregister und der Klärung steuerlicher Pflichten ist die Wahl einer passenden Buchhaltungssoftware ein zentraler Schritt. Dieser Beitrag beschreibt die Anforderungen und ordnet die drei verbreiteten Anwendungen DATEV, Lexware und sevDesk ein – ohne subjektive Rangfolgen oder werbliche Versprechen.
Anforderungen internationaler Gründungen
Wer in Deutschland neu bucht, muss mehrere gesetzliche und praktische Pflichten beachten. Die folgenden Punkte sind besonders relevant:
- E-Rechnung: Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische B2B-Unternehmen Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931 empfangen können. Die Ausstellungspflicht wird schrittweise eingeführt. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) und das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) informieren über den aktuellen Zeitplan.
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.): Sie wird beim BZSt beantragt. Die Buchhaltungssoftware sollte die Pflege ausländischer und inländischer Umsatzsteuer-Identifikationsnummern auf Rechnungen unterstützen.
- Handelsregister/Unternehmensregister: Die Eintragung der Gesellschaft erfolgt im Handelsregister; die wichtigsten Daten werden im Unternehmensregister veröffentlicht. Die Industrie- und Handelskammer (IHK) bietet Orientierung zu allgemeinen unternehmerischen Pflichten.
- Zoll: Für Warenimporte oder -exporte mit Drittländern sind zollrechtliche Vorgaben zu beachten. Der Zoll stellt dazu Merkblätter und Formulare bereit.
- Belegarchivierung: Belege müssen nach § 147 der Abgabenordnung (AO) zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Software sollte eine geordnete, revisionssichere Ablage ermöglichen.
- ELSTER: Umsatzsteuervoranmeldungen und andere Steuererklärungen werden in der Regel über ELSTER übermittelt. Eine Anbindung daran ist für den Monatsabschluss und die Steuererklärung wichtig.
Prüfstand: Was die Software leisten sollte
Vor der Auswahl sollten Unternehmen ihre eigenen Prozesse prüfen. Eine praxisorientierte Checkliste kann zum Beispiel so aussehen:
- Kann die Software E-Rechnungen nach EN 16931 empfangen und ausstellen?
- Lassen sich Ausgangs- und Eingangsrechnungen mit ausländischen Steuernummern, USt-IdNr. und Fremdwährungen verarbeiten?
- Gibt es eine Anbindung an ELSTER für Umsatzsteuervoranmeldungen und Jahresabschlüsse?
- Unterstützt die Software den Monatsab
