Die Gründung einer GmbH ist ohne Notar nicht möglich. Er beurkundet den Gesellschaftsvertrag und übernimmt zugleich die Anmeldung zum Handelsregister. Damit der Notartermin ohne Verzögerung abläuft, sollten alle erforderlichen Dokumente vollständig vorliegen. Diese Checkliste nennt die sieben wichtigsten Unterlagen für die GmbH-Anmeldung beim Notar.
Die 7 Dokumente im Überblick
Die folgende Tabelle fasst die Dokumente zusammen. In den weiteren Abschnitten erhalten Sie zu jedem Punkt eine ausführliche Erläuterung.
| Nr. | Dokument | Zweck |
|---|---|---|
| 1 | Gültiges Identitätsdokument der Gesellschafter | Feststellung der Identität und der Vertretungsberechtigung |
| 2 | Gültiges Identitätsdokument der Geschäftsführer | Identitätsnachweis für die Abgabe der Erklärung zur Handelsregisteranmeldung |
| 3 | Aufenthaltstitel, sofern erforderlich | Nachweis des Aufenthaltsrechts bei ausländischen Beteiligten |
| 4 | Gesellschaftsvertragsentwurf oder Musterprotokoll | Grundlage für die Beurkundung |
| 5 | Vollmachten | Nachweis der Vertretungsmacht, wenn jemand nicht selbst erscheint |
| 6 | Unterlagen zu Sacheinlagen | Nachweis der Werthaltigkeit bei nicht in Geld bestehenden Einlagen |
| 7 | Existenznachweise bei juristischen Gesellschaftern | Nachweis der Registereintragung und des Vertretungsbeschlusses |
Erläuterungen zu den 7 Dokumenten
1. Gültiges Identitätsdokument der Gesellschafter
Die Gesellschafter sind die künftigen Anteilseigner der GmbH. Der Notar muss ihre Identität zweifelsfrei feststellen. Ein gültiger Personalausweis oder Reisepass ist dafür das wichtigste Dokument. Auch wenn ein Gesellschafter durch einen Vertreter auftritt, werden die Daten des Gesellschafters für die Beurkundung benötigt.
2. Gültiges Identitätsdokument der Geschäftsführer
Die Geschäftsführer vertreten die GmbH nach außen. Sie müssen in der Anmeldung zum Handelsregister versichern, dass die gesetzlichen Voraussetzungen für die Eintragung vorliegen. Der Notar benötigt daher auch von ihnen einen gültigen Personalausweis oder Reisepass. Es ist nicht erforderlich, dass die Geschäftsführer zugleich Gesellschafter sind.
3. Aufenthaltstitel, sofern erforderlich
Bei Gesellschaftern oder Geschäftsführern mit ausländischer Staatsangehörigkeit muss der Notar prüfen, ob sie in Deutschland rechtlich handeln können. Für Drittstaatsangehörige ist dazu häufig ein Aufenthaltstitel erforderlich. EU-Bürger können sich mit ihrem nationalen Personalausweis ausweisen. Welche Unterlagen im Einzelfall verlangt werden, hängt von der Staatsangehörigkeit und dem gewöhnlichen Aufenthaltsort ab.
4. Gesellschaftsvertragsentwurf oder Musterprotokoll
Der Gesellschaftsvertrag ist die rechtliche Grundlage der GmbH. Für eine einfache Gründung mit bis zu drei Gesellschaftern und einem Geschäftsführer kann das amtliche Musterprotokoll verwendet werden. Bei individuellen Regelungen, etwa zur Gewinnverteilung oder zu Nachfolgeklauseln, sollte dem Notar vorab ein Vertragsentwurf vorliegen. Er kann von den Beteiligten, einem Rechtsanwalt oder einem Steuerberater stammen. Der Notar prüft den Entwurf und weist auf rechtliche Risiken hin.
5. Vollmachten
Wenn ein Gesellschafter oder Geschäftsführer nicht persönlich zum Notartermin erscheinen kann, ist eine Vollmacht notwendig. Der Notar entscheidet, ob eine einfache schriftliche Vollmacht genügt oder eine notarielle Beglaubigung erforderlich ist. Bei Vollmachten aus dem Ausland können eine Apostille oder Legalisation sowie eine beglaubigte Übersetzung verlangt werden.
6. Unterlagen zu Sacheinlagen
Sacheinlagen sind Einlagen, die nicht in Geld erbracht werden, zum Beispiel Maschinen, Fahrzeuge, Patente oder Forderungen. Der Gesellschaftsvertrag muss den Gegenstand der Sacheinlage und den Nennbetrag genau bezeichnen. Dem Notar sind geeignete Nachweise über den Wert vorzulegen, etwa Rechnungen, Gutachten oder Bestätigungen von Sachverständigen. Ohne diese Unterlagen kann die Anmeldung nicht ordnungsgemäß erfolgen.
7. Existenznachweise bei juristischen Gesellschaftern
Ist ein Gesellschafter selbst eine Gesellschaft, etwa eine GmbH oder eine AG, müssen deren Existenz und Vertretungsbefugnis nachgewiesen werden. Dafür dienen ein aktueller Handelsregisterauszug, der Gesellschaftsvertrag oder die Satzung sowie ein Beschluss des zuständigen Gesellschaftsorgans, mit dem die Beteiligung an der neuen GmbH beschlossen wurde. Bei ausländischen Gesellschaften ist je nach Rechtsordnung eine beglaubigte Übersetzung erforderlich.
Weitere Angaben für den Notartermin
Zusätzlich zu den sieben Dokumenten sollten Sie dem Notar alle Informationen zur Gesellschaft mitteilen. Dazu gehören die gewünschte Firma, der Sitz der Gesellschaft, der Unternehmensgegenstand, das Stammkapital und die Höhe der einzelnen Stammeinlagen. Diese Angaben können Sie mündlich machen, eine schriftliche Vorbereitung erleichtert den Termin jedoch erheblich.
Die Notarkosten und Gerichtskosten für die Handelsregistereintragung richten sich nach dem Geschäftswert und den gesetzlichen Tarifen. Die Höhe kann je nach Kapital und Aufwand unterschiedlich ausfallen. Stand: prüfen Sie die aktuellen offiziellen Angaben, zum Beispiel beim zuständigen Notar oder in den entsprechenden Kostenverzeichnissen.
Offizielle Quellen
Weitere Informationen finden Sie auf den offiziellen Websites:
- Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK)
- Bundeszentralamt für Steuern (BZSt)
- Handelsregister (Unternehmensregister)
- IHK – Industrie- und Handelskammer
Alle Angaben ohne Gewähr – bitte prüfen Sie die aktuellen offiziellen Informationen.
NÄCHSTE SCHRITTE (NEXT STEPS)
- Termin mit dem Notar vereinbaren und die konkret benötigten Unterlagen erfragen.
- Identitätsdokumente prüfen: Gültigkeit, Namensschreibweise und Anschrift abgleichen.
- Bei individuellen Gesellschaftsverträgen den Entwurf vorab abstimmen und an den Notar übermitteln.
- Vollmachten rechtzeitig erstellen und, falls erforderlich, beglaubigen lassen.
- Sacheinlagen dokumentieren und Wertnachweise vollständig zusammenstellen.
- Für juristische Gesellschafter die aktuellen Registerauszüge und Beschlüsse besorgen.
- Notartermin durchführen, Beurkundung entgegennehmen und die Handelsregisteranmeldung veranlassen.
- Nach der Beurkundung ein Geschäftskonto eröffnen und das Stammkapital einzahlen.
- Nach der Eintragung der GmbH die Gewerbeanmeldung sowie weitere Anmeldungen bei Behörden vornehmen.
