Für Rechnungen an Geschäftskunden in Deutschland ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) häufig Pflicht. Ausländische Unternehmen beantragen sie beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Die folgende Checkliste zeigt, welche Angaben und Unterlagen für die Online-Anmeldung nötig sind und worauf sich ausländische Firmen vor dem ersten Auftrag in Deutschland einstellen sollten.
Wann ausländische Unternehmen eine deutsche USt-IdNr. brauchen
Die USt-IdNr. wird für den grenzüberschreitenden Waren- und Dienstleistungsverkehr benötigt. Sie unterscheidet sich von der deutschen Steuernummer. Ein Antrag ist insbesondere sinnvoll, wenn das Unternehmen:
- Rechnungen an deutsche B2B-Kunden ohne Ausweis deutscher Umsatzsteuer stellen möchte,
- innergemeinschaftliche Lieferungen aus Deutschland in andere EU-Staaten durchführt,
- Leistungen in Deutschland erbringt, die dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegen,
- an digitalen Marktplätzen oder im Fernverkauf an deutsche Kunden teilnimmt.
Ob eine USt-IdNr. zwingend ausreicht oder zusätzlich eine steuerliche Erfassung in Deutschland erfolgen muss, hängt vom Einzelfall ab. Das BZSt ist für die Erteilung der USt-IdNr. zuständig, das Finanzamt für die steuerliche Erfassung.
Voraussetzungen und Unterlagen
Ausländische Unternehmen verwenden für den Antrag das offizielle Formular USt 1 TN. Vor der Online-Eingabe sollten die folgenden Nachweise und Angaben vorliegen:
| Unterlage / Angabe | Zweck |
|---|---|
| Name, Rechtsform und Anschrift des Unternehmens | Identifikation des Antragstellers |
| Umsatzsteuerliche Erfassung im Herkunftsland | Bestätigung der ausländischen Steuerbehörde, z. B. VAT-Zertifikat |
| Anschrift der wirtschaftlichen Tätigkeit in Deutschland | Angabe, soweit bereits eine inländische Betriebsstätte besteht |
| Handelsregister-Nummer und Registergericht | Nachweis der Existenz des Unternehmens, falls im Herkunftsland eingetragen |
| Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Telefonnummer | Kommunikation mit dem BZSt |
Nicht jedes ausländische Unternehmen verfügt über eine Handelsregisternummer. Die Angabe ist dann entbehrlich, wenn das Unternehmen nach dem Recht des Sitzstaats nicht registrierungspflichtig ist. Die Bescheinigung der ausländischen Steuerverwaltung sollte den aktuellen Umsatzsteuerstatus ausweisen.
Online-Antrag Schritt für Schritt
Der Schriftweg kann über das BZSt-Portal erfolgen. Die Bedienung ist auf Deutsch und Englisch möglich. Die Reihenfolge der Eingaben im Formular USt 1 TN ist selbsterklärend, dennoch lohnt sich eine Vorbereitung:
- Formular USt 1 TN auf der BZSt-Website öffnen.
- Firmendaten und Anschriften vollständig eintragen.
- Bescheinigung der ausländischen Steuerbehörde als PDF bereithalten.
- Eventuell vorhandene Registerauszüge einscannen.
- Antrag absenden und die Bestätigung mit Aktenzeichen speichern.
Das BZSt prüft die Angaben und teilt die USt-IdNr. schriftlich mit. Eine gesetzliche Bearbeitungsfrist gibt es nicht. Die Dauer kann je nach Vollständigkeit der Unterlagen und Arbeitsaufkommen variieren. Ausländische Unternehmen sollten den Antrag daher frühzeitig stellen – am besten vor Abschluss des ersten deutschen Auftrags.
Nach der Erteilung: Pflichten in der Praxis
Die deutsche USt-IdNr. beginnt mit den Buchstaben DE und besteht aus neun Ziffern. Mit ihr können ausländische Unternehmen Rechnungen an deutsche Geschäftskunden erstellen, sofern keine inländische steuerliche Registrierung erforderlich ist.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis und solchen, bei denen der Leistungsempfänger die Steuer als Reverse-Charge-Schuldner übernimmt. Ausländische Unternehmen sollten die jeweilige Leistung korrekt einordnen und die Rechnung entsprechend ausstellen. Dazu gehören auch die Hinweise auf die USt-IdNr. beider Beteiligten.
Wer innergemeinschaftliche Warenlieferungen ausführt, kann zusätzlich zur Abgabe der Zusammenfassenden Meldung über ELSTER verpflichtet sein. Auch das Zollverfahren bei Einfuhren kann Umsatzsteuer auslösen. Die zuständige IHK und die GTAI geben länder- und branchenbezogene Hinweise zum Markteintritt.
Häufige Stolperfallen
- USt-IdNr. und Steuernummer werden gleichgesetzt.
- Die Bescheinigung aus dem Herkunftsland ist abgelaufen oder nicht maschinenlesbar.
- Die Antragsdaten weichen vom Registereintrag ab.
- Der Antrag wird erst nach dem ersten Umsatz in Deutschland eingereicht.
- Bei B2B-Leistungen wird versehentlich deutsche Umsatzsteuer ausgewiesen.
Vor dem Senden des Antrags sollte das Unternehmen alle Angaben mit den offiziellen Dokumenten abgleichen. Das BZSt verlangt für die Bearbeitung keine Einschaltung eines Dienstleisters; der Antrag kann direkt online gestellt werden.
Offizielle Quellen
- Bundeszentralamt für Steuern: https://www.bzst.de
- ELSTER: https://www.elster.de
- Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz: https://www.bmwk.de
- Germany Trade & Invest: https://www.gtai.de
- DIHK / IHK: https://www.ihk.de
- Zoll: https://www.zoll.de
- Handelsregister: https://www.handelsregister.de
Dieser Artikel ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Stand: 2026-08-14
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