Ausgangslage: E-Rechnung ist für B2B-Unternehmen Pflicht
Unternehmen mit Sitz, Geschäftsleitung oder Zweigniederlassung in Deutschland müssen seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das betrifft auch internationale Unternehmen, die eine deutsche Gesellschaft übernehmen oder neu gründen. Rechtsgrundlage ist § 14 UStG in Verbindung mit der E-Rechnungsverordnung. Eine E-Rechnung ist kein PDF, sondern ein strukturierter XML-Datensatz nach dem europäischen Standard EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD.
Für den Rechnungsausgang gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 können Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers noch als Papier oder PDF ausgestellt werden. Ab 2027 gilt die E-Rechnungspflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, ab 2028 für alle inländischen B2B-Unternehmen. Für die Buchhaltung bedeutet das: Eingangsrechnungen, Belegablage, Monatsabschluss und Umsatzsteuervoranmeldung müssen auf strukturierte Datensätze umgestellt werden.
Arbeitspaket 1: Rechtsraum und Grunddaten klären (Tag 1–15)
Nach einer Übernahme muss zuerst die steuerliche und handelsrechtliche Situation der deutschen Gesellschaft dokumentiert sein. Ein chinesischer Elektronikhersteller muss dabei keine Sonderregeln beachten, sondern dieselben Vorgaben wie jedes andere inländische Unternehmen. Der Unterschied liegt in der Einbindung der bisherigen Buchhaltung und der Lieferkette.
- Gesellschaftsregister prüfen: Eintragungen im Handelsregister bzw. Unternehmensregister und aktuelle Gesellschafterdaten abgleichen.
- Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bestätigen; fehlende USt-IdNr. beim BZSt beantragen.
- ELSTER-Zertifikat für die Übermittlung von Umsatzsteuervoranmeldungen vorbereiten.
- Dauerhaften Empfangskanal für E-Rechnungen einrichten: E-Mail-Postfach mit festem Absenderkreis oder elektronisches Empfangsportal.
- Prüfen, ob importierte Elektronikwaren Zollanmeldungen und Einfuhrumsatzsteuer auslösen; der Zoll stellt dafür eigene Verfahren bereit.
- Informationen zu Markteintritt und Standortbedingungen über Germany Trade & Invest (GTAI) sowie die zuständige IHK einholen.
Arbeitspaket 2: Software-Anforderungen und Vergleichskriterien festlegen (Tag 16–30)
Vor einem Software-Vergleich sollte das Unternehmen eine eigene Anforderungsliste erstellen. Pauschale Empfehlungen oder anonyme Online-Bewertungen ersetzen keine Prüfung der konkreten Übergabeprozesse. Eine Buchhaltungssoftware für die E-Rechnung muss mindestens folgende Kriterien beantworten:
| Kriterium | Prüffrage |
|---|---|
| Formatunterstützung | Können XRechnung und ZUGFeRD 2.x empfangen, verarbeitet und archiviert werden? |
| Schnittstellen | Gibt es eine API oder Schnittstelle zum bestehenden ERP-System, zur Kreditorenbuchhaltung und zur Belegarchivierung? |
| Belegarchiv | Wird die Original-XML-Datei unveränderbar nach den steuerlichen Aufbewahrungsvorgaben gespeichert? |
| Monatsabschluss | Können Rechnungen mit Leistungsdatum, Kontierung und Vorsteuerabzug direkt verbucht werden? |
| Mahneingang | Werden Zahlungsfristen, Skonto und offene Posten aus den strukturierten Belegen ausgelesen? |
| Mehrere Firmen | Ist eine getrennte Buchhaltung für deutsche Tochtergesellschaften und Konzernmutter möglich? |
Besonders wichtig ist die Frage, ob das Programm die E-Rechnung rein optional oder als Standardprozess abbildet. Eine PDF-Lösung, die zusätzlich eine XML-Datei ausgibt, ist nur dann geeignet, wenn die XML-Datei für die operative Buchhaltung verwendet wird.
Arbeitspaket 3: Monatsabschluss und Belegverarbeitung umstellen (Tag 31–60)
Der Monatsabschluss hängt von der Qualität der Belege ab. Bei E-Rechnungen muss aus dem XML-Datensatz klar hervorgehen, welches Unternehmen Leistungserbringer und Empfänger ist, welches Leistungsdatum gilt und wie sich die Umsatzsteuer zusammensetzt. Diese Felder müssen maschinell in den Buchungslauf übernommen werden können.
- Eingangsrechnungen nicht als Bilddatei, sondern als strukturierten Datensatz ins Archiv übernehmen.
- Belegprüfung so einrichten, dass Pflichtfelder automatisch kontrolliert und fehlerhafte Rechnungen an den Lieferanten zurückgegeben werden.
- Gutschriften, Anzahlungen und Rechnungskorrekturen in die Buchungsregeln aufnehmen.
- Ausgangsrechnungen an deutsche Kunden für die Übergangsphase wahlweise als XRechnung, ZUGFeRD oder mit Zustimmung des Empfängers bisher als PDF versenden.
- Vorsteuerabzug nur auf Grundlage einer ordnungsgemäßen Rechnung nach § 15 UStG dokumentieren.
Arbeitspaket 4: Abläufe prüfen, Verantwortliche schulen, Pilotlauf starten (Tag 61–90)
Die letzten 30 Tage sollten genutzt werden, um die Prozesse in der Praxis zu prüfen. Dabei stehen keine technischen Einzelheiten im Vordergrund, sondern die Zusammenarbeit zwischen Buchhaltung, Einkauf, Vertrieb und Steuerberatung.
| Zeitrahmen | Arbeitsschritt | Ziel |
|---|---|---|
| Tag 61–70 | Ausgewählte Rechnungen von Lieferanten und Kunden mit den neuen Formaten verarbeiten. | Fehlerhafte Zuordnung und fehlende Pflichtfelder erkennen. |
| Tag 71–80 | Monatsabschluss mit echten Belegdaten durchspielen; offene Posten und Vorsteuerkonten abgleichen. | Verfahren für den regulären Abschluss belastbar machen. |
| Tag 81–90 | Mitarbeiter in Buchhaltung und Einkauf in die Bedienung der Software einweisen; Verantwortlichkeiten für Reklamationen festlegen. | Dauerhafter Betrieb ohne Rückfall auf Papierablage. |
Ein solcher Plan ist keine Garantie für einen reibungslosen Ablauf, sondern eine Arbeitsstruktur. Je nach Ausgangslage kann mehr Zeit benötigt werden, etwa wenn die deutsche Gesellschaft erst gegründet, ein neues ERP eingeführt oder ein bestehendes Bearbeitungsrückstand aufgearbeitet werden muss.
Prüfstand und offizielle Quellen
Die Umstellung auf E-Rechnung ist keine einmalige IT-Maßnahme, sondern ein laufender Prozess. Formate, Fristen und Umsetzungsempfehlungen können sich ändern. Unternehmen sollten daher vor jeder Entscheidung die offiziellen aktuellen Fassungen lesen.
- Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK): https://www.bmwk.de
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