Worauf es bei KYC-Unterlagen ankommt
Für ausländische Unternehmen, die ein Geschäftskonto in Deutschland eröffnen möchten, stellt die Bank umfangreiche Unterlagen zur Identitätsprüfung bereit. Das Verfahren heißt KYC – Know Your Customer. Entscheidend ist nicht nur, welche Dokumente Sie einreichen, sondern auch in welcher Reihenfolge Sie beglaubigen, übersetzen und legalisieren lassen. Eine falsche Abfolge führt oft zu Rückfragen, Verzögerungen oder zusätzlichen Kosten.
Dieser Artikel erklärt den Ablauf für typische KYC-Unterlagen: Handelsregisterauszug, Gesellschaftsvertrag, Ausweisdokumente der Geschäftsführung und Nachweise zum wirtschaftlich Berechtigten. Die Reihenfolge ist nicht willkürlich, sondern ergibt sich aus den Anforderungen der deutschen Banken und den Vorgaben des Geldwäschegesetzes (GwG).
Schritt 1: Prüfen, ob eine Legalisation oder Apostille erforderlich ist
Deutsche Banken akzeptieren ausländische öffentliche Urkunden nur dann direkt, wenn sie völkerrechtlich beglaubigt sind. Ob eine Apostille oder eine Legalisation nötig ist, hängt vom Herkunftsland ab:
- Apostille: Für Staaten, die dem Haager Apostille-Übereinkommen beigetreten sind. Die Apostille wird von der zuständigen Behörde im Herkunftsland ausgestellt – in Deutschland etwa von den Landesjustizverwaltungen oder den Bezirksregierungen.
- Legalisation: Für Staaten, die dem Übereinkommen nicht angehören. Dann übernimmt die deutsche Auslandsvertretung (Botschaft oder Konsulat) die Prüfung und Legalisation der Urkunde.
Lassen Sie sich frühzeitig von der zuständigen Stelle im Herkunftsland beraten, ob eine Apostille ausreicht oder ob Sie den Weg über die deutsche Botschaft gehen müssen. Die Bank verlangt im Zweifel die Apostille oder Legalisation für alle öffentlichen Urkunden – nicht nur für das Handelsregisterzertifikat, sondern auch für den Gesellschaftsvertrag, wenn er notariell beurkundet wurde.
Schritt 2: Beglaubigte Übersetzung durch einen vereidigten Übersetzer
Deutsche Banken verlangen, dass alle fremdsprachigen Dokumente in deutscher Sprache vorgelegt werden. Eine einfache Übersetzung reicht nicht aus. Gefordert ist eine beglaubigte Übersetzung durch eine in Deutschland öffentlich bestellte und vereidigte Übersetzerin oder einen entsprechenden Übersetzer. Nur diese Person darf die Übereinstimmung der Übersetzung mit der Urkunde bestätigen.
Achten Sie auf die Reihenfolge: Die Übersetzung wird vom Originaldokument beziehungsweise von der bereits apostillierten oder legalisierten Urkunde angefertigt. Das bedeutet:
| Dokument | Reihenfolge der Bearbeitung |
|---|---|
| Handelsregisterauszug aus dem Ausland | 1. Apostille/Legalisation im Herkunftsland 2. Beglaubigte Übersetzung durch vereidigten Übersetzer in Deutschland |
| Gesellschaftsvertrag / Satzung | 1. Notarielle Beglaubigung im Herkunftsland (falls erforderlich) 2. Apostille/Legalisation 3. Beglaubigte Übersetzung |
| Ausweisdokumente der Geschäftsführung | 1. Beglaubigte Kopie im Herkunftsland 2. Apostille, falls von der Bank verlangt 3. Beglaubigte Übersetzung |
Schritt 3: Wirtschaftlich Berechtigter – die besondere Rolle des GwG
Nach § 3 Geldwäschegesetz müssen Banken den wirtschaftlich Berechtigten einer Gesellschaft ermitteln. Das ist die natürliche Person, die letztlich mehr als 25 Prozent der Anteile hält oder die Kontrolle ausübt. Für KYC müssen Sie diese Person benennen und ihre Identität durch geeignete Dokumente belegen.
Verfügen Sie über keine eigene Erklärung zum wirtschaftlich Berechtigten? Dann verlangt die Bank in der Regel eine schriftliche Mitteilung nach § 20 GwG. Diese kann in deutscher Sprache abgefasst werden – eine Beglaubigung ist dafür meist nicht nötig. Die Erklärung sollte jedoch mit dem Handelsregistereintrag abgeglichen werden können. Bei Abweichungen sind Rückfragen vorprogrammiert.
Praxisreihenfolge für Ihre KYC-Mappe
Fassen Sie die Unterlagen in einer klaren Struktur zusammen. Folgende Reihenfolge hat sich in der Praxis bewährt – ohne Garantie, aber als Orientierung:
- Antragsformular der Bank (vollständig ausgefüllt und unterschrieben)
- Gesellschaftsvertrag in beglaubigter Übersetzung, ggf. mit Apostille
- Handelsregisterauszug des Herkunftsstaates in beglaubigter Übersetzung
- Nachweis der Geschäftsführungsbefugnis (z.B. Bestellungsurkunde, Registerauszug)
- Ausweiskopie der Geschäftsführung und des wirtschaftlich Berechtigten in beglaubigter Übersetzung
- Erklärung zum wirtschaftlich Berechtigten nach § 20 GwG
Prüfen Sie vorab, ob die Bank bestimmte Formerfordernisse Ihrer Dokumente verlangt. Manche Institute akzeptieren ausschließlich Originale oder notariell beglaubigte Kopien; andere verlangen, dass die beglaubigte Übersetzung den Text der Apostille mitübersetzt. Ein kurzer Blick auf die KYC-Checkliste der Bank spart Zeit.
Wo Sie offizielle Informationen erhalten
Die rechtlichen Grundlagen für Apostille, Legalisation und Beglaubigung finden Sie bei den offiziellen Stellen. Das Bundesverwaltungsamt informiert über die Legalisation ausländischer Urkunden, das Auswärtige Amt über die deutschen Auslandsvertretungen. Für die Handelsregistereintragung ist das Gemeinsame Registerportal der Länder zuständig. Die Industrie- und Handelskammern (IHK) geben Hinweise zu beglaubigten Übersetzungen, das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zur Identifikation nach dem GwG. Auch das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) sowie die Germany Trade and Invest (GTAI) bieten Praxishinweise zum Markteintritt in Deutschland.
Offizielle Quellen
- Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK)
- Bundeszentralamt für Steuern (BZSt)
- Gemeinsames Registerportal der Länder
- Industrie- und Handelskammern (IHK)
- Zoll – Geldwäschegesetz
- ELSTER – Steuererklärung und Registrierung
- Germany Trade and Invest (GTAI)
- Auswärtiges Amt – Legalisation/Apostille
- Bundesverwaltungsamt – Legalisation
Stand: 2026-08-14
Alle Angaben ohne Gewähr; offizielle Fassungen prüfen.
Dieser Artikel ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.
