Wer eine deutsche Tochtergesellschaft mit Sitz in Deutschland gründen will, muss beim Amtsgericht – genauer beim Registergericht – verschiedene Nachweise einreichen. Sind an der Gesellschaft ausländische Anteilseigner beteiligt, verlangt der Notar in der Regel beglaubigte Dokumente aus dem Herkunftsland des Gesellschafters. Für chinesische Gesellschafter hat sich dieses Verfahren seit dem 7. November 2023 vereinfacht: China ist dem Haager Apostille-Übereinkommen beigetreten. Damit entfällt die früher übliche Legalisation über die chinesische Botschaft. Nach wie vor gilt jedoch: Die Unterlagen müssen in China notariell beglaubigt und anschließend mit einer Apostille versehen werden, bevor sie dem deutschen Notar für die Handelsregister-Anmeldung vorgelegt werden können.
Warum das Handelsregister beglaubigte chinesische Dokumente verlangt
Das Handelsregister hat die Aufgabe, rechtserhebliche Tatsachen rechtssicher abzubilden. Bei einer GmbH in Deutschland muss eingetragen werden, wer Gesellschafter, Geschäftsführer und gegebenenfalls Liquidator ist. Ist eine chinesische Gesellschaft an der deutschen Tochtergesellschaft beteiligt, prüft der Notar die Identität und die Vertretungsberechtigung der ausländischen Gesellschaft. Dafür benötigt er öffentlich beglaubigte Nachweise. Deutsche Behörden können chinesische Urkunden nicht ohne Weiteres prüfen. Die Apostille begründet die Vermutung, dass die Urkunde von der zuständigen chinesischen Stelle stammt und unverändert übermittelt wurde.
Die Anforderungen an die konkrete Ausgestaltung der Unterlagen können sich je nach Bundesland und zuständigem Amtsgericht unterscheiden. Deshalb ist es sinnvoll, bereits vor dem Notartermin mit dem deutschen Notar zu klären, welche chinesischen Dokumente in welcher Form eingereicht werden müssen.
Typische chinesische Unterlagen im Gründungsprozess
In der Praxis werden für die Gründung einer deutschen Tochtergesellschaft mit chinesischer Muttergesellschaft regelmäßig folgende Dokumente benötigt:
- Handelsregisterauszug der chinesischen Gesellschaft – in China meist als Business License (营业执照) bezeichnet
- Satzung oder Gesellschaftsvertrag der chinesischen Muttergesellschaft in beglaubigter Abschrift
- Gesellschafterbeschluss der chinesischen Muttergesellschaft über die Gründung der deutschen Tochtergesellschaft
- Nachweise über die Vertretungsberechtigung der für die chinesische Gesellschaft handelnden Personen
- Identitätsnachweise der Geschäftsführer der deutschen Tochtergesellschaft
- Gegebenenfalls Vollmachten für Personen, die beim Notar auftreten
| Unterlage | Typischer Beglaubigungsweg |
|---|---|
| Business License / Handelsregisterauszug | Notarielle Kopiebeglaubigung in China, dann Apostille durch das chinesische Außenministerium |
| Satzung der Muttergesellschaft | Notarielle Abschrift, dann Apostille |
| Gesellschafterbeschluss | Notarielle Beglaubigung der Unterschrift, dann Apostille |
| Reisepässe / Personalausweise chinesischer Personen | Kopie in Deutschland notariell beglaubigen lassen; eine Apostille ist nicht erforderlich |
Ablauf: Vom chinesischen Original zur deutschen Anmeldung
Der Beglaubigungsweg ist mehrstufig. Er beginnt in China und endet beim deutschen Notar.
1. Notarielle Beglaubigung in China: Die zuständigen chinesischen Notariate bestätigen, dass die vorgelegten Dokumente mit dem Original übereinstimmen oder dass eine Unterschrift von der benannten Person stammt. Entscheidend ist, dass der Beglaubigungsvermerk selbst eine öffentliche Urkundenqualität besitzt.
2. Apostille: Die beglaubigten Dokumente werden anschließend beim chinesischen Außenministerium oder den dafür vorgesehenen Außenwirtschaftskommissionen eingereicht. Nach dem Haager Apostille-Übereinkommen wird eine Apostille direkt auf der Urkunde angebracht. Seit dem Beitritt Chinas benötigen deutsche Registergerichte keine Legalisation durch die chinesische Botschaft mehr.
3. Übersetzung ins Deutsche: Für die deutsche Handelsregister-Anmeldung müssen die chinesischen Dokumente in deutscher Sprache vorliegen. Üblich ist eine Übersetzung durch einen in Deutschland öffentlich bestellten oder beeidigten Übersetzer. Der Übersetzer bestätigt die Vollständigkeit und Richtigkeit seiner Übersetzung. Der Notar kann die Übersetzung beglaubigen, sodass sie dem Registergericht vorgelegt werden kann.
4. Einreichung über den Notar: Der deutsche Notar prüft die Unterlagen, beurkundet die Satzung der deutschen Tochtergesellschaft und meldet die GmbH elektronisch zum Handelsregister an. Die Anmeldung muss spätestens vor der Eintragung vollständig sein. Fehlen Dokumente, verzögert sich die Eintragung – häufige Ursache sind unvollständige Apostillen oder Übersetzungen.
Vorratsgesellschaft oder Neugründung: Wo die Beglaubigung wichtig wird
Auch beim Erwerb einer deutschen Vorratsgesellschaft muss der neue Gesellschafter, etwa eine chinesische Gesellschaft, im Handelsregister eingetragen werden. Die Anteilsübertragung an einer deutschen GmbH ist nach § 15 GmbHG notariell zu beurkunden. Der Notar prüft die Vertretungsmacht der chinesischen Gesellschafterin. Dafür werden dieselben Unterlagen benötigt wie bei einer Neugründung: Business License, Satzung und ein Gesellschafterbeschluss – jeweils mit Apostille. Ein wesentlicher Unterschied zur Neugründung ist die Zeitplanung: Bei einer Vorratsgesellschaft kann die Handelsregister-Anmeldung schneller erfolgen, sofern die Dokumente aus China schon vorliegen. Bei einer Neugründung muss zusätzlich der Gesellschaftsvertrag der deutschen GmbH beurkundet werden. Die Beglaubigungsfrist in China ist jedenfalls ein kritischer Pfad, den Unternehmen einplanen sollten.
Steuerliche Startpunkte nicht mit dem Registerverfahren verwechseln
Die steuerliche Existenz einer GmbH ist nicht an die Handelsregister-Eintragung gekoppelt. Werden bereits vor der Eintragung Geschäfte abgeschlossen, kann eine Vorgründungsgesellschaft oder eine Vor-GmbH entstehen, die umsatzsteuerlich und körperschaftsteuerlich relevant wird. Das für die Besteuerung zuständige Finanzamt wird über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung informiert, der in der Regel über ELSTER eingereicht wird. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erteilt das Bundeszentralamt für Steuern. Unternehmer sollten sich darüber im Klaren sein, dass die Handelsregister-Eintragung keine aufschiebende Bedingung für Steuerpflichten ist, sobald die Gesellschaft wirtschaftlich tätig wird.
Praxishinweise zur Beglaubigung
- Rechnen Sie für Apostillen und Übersetzungen ausreichend Zeit ein – die Bearbeitungsdauer in China schwankt je nach Region.
- Lassen Sie alle Dokumente vor der apostillierten Übersetzung prüfen, um unnötige Doppelbeglaubigungen zu vermeiden.
- Informieren Sie sich bei der zuständigen IHK oder beim Notar, ob das örtliche Registergericht zusätzliche Anforderungen an ausländische Urkunden stellt.
- Bewahren Sie die Originale mit Apostille und Übersetzungen sorgfältig auf, da sie auch bei späteren Registeränderungen erneut benötigt werden können.
Die Umstellung von Legalisation auf Apostille hat den Markteintritt chinesischer Unternehmen in Deutschland spürbar erleichtert. Entscheidend bleibt aber eine sorgfältige Vorbereitung der Dokumente, damit die Handelsregister-Anmeldung nicht an Formalien scheitert.
Offizielle Quellen
- Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK): https://www.bmwk.de
- Germany Trade & Invest (GTAI): https://www.gtai.de
- IHK Deutschland: https://www.ihk.de
- Handelsregister: https://www.handelsregister.de
- Unternehmensregister: https://www.unternehmensregister.de
- Bundeszentralamt für Steuern (BZSt): https://www.bzst.de
- ELSTER: https://www.elster.de
- Zoll: https://www.zoll.de
- Haager Konferenz für Internationales Privatrecht (HCCH) zur Apostille: https://www.hcch.net
Dieser Artikel ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.
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Stand: 2026-08-13
