Die Gründung einer GmbH in Deutschland ist für ausländische Gesellschafter mit besonderen Formalitäten verbunden. Neben der notariellen Beurkundung des Gesellschaftsvertrags und der Eintragung in das Handelsregister müssen häufig übersetzte Dokumente, beglaubigte Abschriften oder Legalisationen beschafft werden. Diese Pflichten gelten im Grundsatz auch für spätere Handelsregisteranmeldungen, etwa den Wechsel der Geschäftsführung. Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage, ob die Vorbereitung der Gründung besser direkt mit dem Notar oder über einen Online-Gründungsdienst erfolgen sollte. Der folgende Beitrag vergleicht beide Wege anhand der Kriterien Kosten, Zeit, Risiken, Vor- und Nachteile und nennt Entscheidungskriterien.
Rahmenbedingungen: Was ist zwingend vorgeschrieben?
Das GmbH-Gesetz schreibt vor, dass der Gesellschaftsvertrag durch den Notar beurkundet wird. Die Anmeldung zum Handelsregister muss ebenfalls notariell beglaubigt werden. Dieser Grundsatz gilt unabhängig davon, ob die Gesellschafter aus Deutschland oder aus dem Ausland kommen. Online-Gründungsdienste können die Gründung vorbereiten, Dokumente erstellen und bei der Abstimmung mit Behörden unterstützen. Sie ersetzen jedoch weder den Notartermin noch die notarielle Beglaubigung. Für die Beurteilung der Zuverlässigkeit eines Online-Dienstes ist entscheidend, wie er mit den besonderen Anforderungen ausländischer Gesellschafter umgeht.
Vergleich: Notar oder Online-Gründungsdienst
Die folgende Tabelle stellt die wesentlichen Unterschiede gegenüber.
| Kriterium | Direkt mit Notar | Mit Online-Gründungsdienst |
|---|---|---|
| Kosten | Gesetzliche Notarkosten (GNotKG) und Gerichtskosten für die Handelsregistereintragung; keine Servicegebühren | Zusätzlich zu Notar und Gericht eine marktübliche Servicegebühr; Notarkosten fallen dennoch an |
| Zeit | Terminabstimmung mit dem Notar, eigene Vorbereitung aller Unterlagen; bei ausländischen Gesellschaftern zusätzlich Zeit für Legalisierung und Übersetzung | Der Dienst kann die Vorbereitung bündeln, Fristen koordinieren und Formulare vorprüfen; der Notartermin bleibt notwendig |
| Risiken | Bei unerfahrenen Gründern besteht das Risiko unvollständiger oder nicht rechtzeitig beigebrachter Unterlagen | Die Qualität der Dienste ist unterschiedlich; ein unerfahrener Dienst kann zusätzliche Fehler verursachen |
| Vorteile | Direkte Beratung durch den Notar als Amtsperson; rechtssichere Einordnung des Einzelfalls | Entlastung von Routinearbeiten, Checklisten, oft standardisierte Abläufe; bei einfachen Standardgründungen Zeitersparnis möglich |
| Nachteile | Eigene Einarbeitung in alle Formalien; bei Fragen zum ausländischen Recht meist Einschaltung zusätzlicher Berater nötig | Zusatzkosten; keine Haftung für den Erfolg der Eintragung; der Notar bleibt als Kontrollinstanz und kann Mängel beanstanden |
Besonderheiten bei ausländischen Gesellschaftern
Gesellschafter, die nicht in Deutschland ansässig sind, müssen ihre Identität durch einen gültigen Reisepass oder Personalausweis nachweisen. In vielen Fällen verlangt der Notar eine beglaubigte Abschrift. Ist das Dokument nicht in deutscher Sprache, muss eine Übersetzung beigefügt werden. Je nach Herkunftsland kann zusätzlich eine Apostille oder eine konsularische Legalisation erforderlich sein. Diese Formalitäten müssen vor dem Notartermin geklärt werden, da sonst die Beurkundung verschoben werden muss.
Wer einen Online-Gründungsdienst beauftragt, sollte sicherstellen, dass dieser die für das jeweilige Herkunftsland geltenden Nachweise kennt. Ein seriöser Dienst wird darauf hinweisen, dass er eine Legalisation nicht ersetzen kann. Der Notar bleibt verantwortlich für die Prüfung der Identität und der rechtlichen Wirksamkeit der Unterlagen.
Kostenfaktoren im Detail
Die Notarkosten sind gesetzlich geregelt und richten sich nach dem Geschäftswert. Eine Gründung mit dem Musterprotokoll ist kostengünstiger als ein individuell ausgearbeiteter Vertrag. Hinzu kommen Gerichtskosten für die Handelsregistereintragung. Online-Dienste verlangen eine zusätzliche Servicegebühr. Ausländische Gesellschafter müssen außerdem Kosten für Übersetzungen und gegebenenfalls für Apostillen oder Legalisationen einplanen.
Zeitplanung: Wo entstehen Engpässe?
Die Dauer der Gründung hängt von mehreren Faktoren ab. Ein Notartermin kann oft kurzfristig vereinbart werden, sofern alle Dokumente vorliegen. Fehlen jedoch legalisierte Unterlagen aus dem Ausland, kann sich der Termin um mehrere Wochen verschieben. Online-Dienste helfen dabei, die Checkliste abzuarbeiten und Fristen zu koordinieren. Die Eintragung ins Handelsregister dauert danach je nach Bundesland und Auslastung des Registergerichts einige Tage bis wenige Wochen.
Entscheidungskriterien
Die Wahl zwischen
