Die GPSR (General Product Safety Regulation), genauer die Verordnung (EU) 2023/988, stellt neue und verschärfte Anforderungen an alle Produkte, die auf dem europäischen Markt angeboten werden. Für Importeure, die erstmals nach Deutschland liefern möchten, bedeutet das: Sie müssen vor dem ersten Verkauf eine ganze Reihe von Nachweisen, Dokumenten und Kennzeichnungen vorhalten. Diese Checkliste fasst die wichtigsten Beweismittel zusammen und zeigt, wo Lücken entstehen können.
1. Produktidentifikation und Beschreibung
Jedes Produkt muss eindeutig identifizierbar sein. Ohne diese Grunddaten sind alle weiteren Nachweise wertlos. Halten Sie folgende Informationen schriftlich fest:
- Produktname und Handelsbezeichnung
- Typ-, Modell- oder Artikelnummer
- Chargennummer, Seriennummer oder Losbezeichnung
- EAN/GTIN zur eindeutigen Zuordnung im Lieferprozess
- Verwendungszweck und vorgesehene Zielgruppe
Diese Angaben müssen auf dem Produkt, der Verpackung oder einem beigefügten Dokument erscheinen. Sie sind die Basis für Rückruf- und Reklamationsprozesse.
2. Verantwortliche Wirtschaftsakteure in der EU
Die GPSR verlangt, dass es für jedes Produkt einen Wirtschaftsakteur in der EU gibt, der der Marktüberwachungsbehörde gegenüber Auskunft geben kann. Importeure aus Drittstaaten müssen daher sicherstellen, dass eine der folgenden Stellen benannt ist:
- Der Hersteller, sofern dieser seinen Sitz in der EU hat
- Ein Importeur mit Sitz in der EU
- Ein Bevollmächtigter (Authorized Representative), der vom Hersteller schriftlich benannt wurde
- Ein Fulfilment-Dienstleister im Sinne der Verordnung, sofern er Produkte lagert und versendet
Notieren Sie für jede Rolle Name, Anschrift, E-Mail und Telefonnummer. Diese Angaben müssen auf dem Produkt oder der Verpackung sichtbar sein. Bei fehlender Benennung darf die Ware nicht in Deutschland verkauft werden.
3. Technische Unterlagen und Konformitätserklärung
Für Produkte, die unter eine EU-Richtlinie oder EU-Verordnung fallen (zum Beispiel Maschinen, Elektrogeräte, Spielzeug, persönliche Schutzausrüstung), ist die EU-Konformitätserklärung (DoC) das zentrale Dokument. Sie belegt, dass das Produkt den anwendbaren Harmonisierungsvorschriften entspricht. Die technischen Unterlagen müssen umfassen:
- Konzept, Konstruktion und Funktionsweise des Produkts
- Eine Risikobeurteilung gemäß den anwendbaren Normen
- Die angewandten harmonisierten Normen und technischen Spezifikationen
- Prüfberichte von Testlaboren oder internen Prüfungen
- Die EU-Konformitätserklärung selbst, ausgestellt vom Hersteller
Die Dokumentation muss in der Regel zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Achtung: Für Produkte ohne harmonisierte Vorschriften ersetzt die GPSR nicht die Pflicht zur Konformitätsbewertung – sie gilt zusätzlich zur allgemeinen Produktsicherheit.
4. Prüfberichte und Testzertifikate
Prüfberichte sind der harte Nachweis, dass das Produkt Sicherheits- und Leistungsanforderungen erfüllt. Sammeln Sie für jede Produktvariante mindestens:
- Berichte über mechanische, chemische oder elektrische Prüfungen gemäß harmonisierten Normen
- Ergebnisse von Toxikologien oder Entflammbarkeitstests, falls relevant
- Prüfungen auf spezifische Substanzen (zum Beispiel REACH, RoHS, Spielzeugrichtlinie)
- Zertifikate von akkreditierten Prüfstellen (zum Beispiel DIN EN ISO/IEC 17025)
- Für Elektrogeräte: EMV- und Niederspannungsprüfungen
Achten Sie darauf, dass die Berichte auf das konkrete Produkt referenzieren. Ein universelles Zertifikat ohne Modellnummer genügt nicht.
5. Produktkennzeichnung, Etiketten und Warnhinweise
Die sichtbare Kennzeichnung gehört zu den wichtigsten Nachweisen im Marktalltag. Die folgenden Elemente müssen direkt auf dem Produkt oder der kleinsten Verpackungseinheit stehen:
- Name und Anschrift des Herstellers und des in der EU ansässigen Importeurs
- Bei Bedarf: CE-Kennzeichnung, nur sofern das Produkt unter eine Richtlinie fällt, die CE verlangt
- Warnhinweise in deutscher Sprache gemäß den Vorgaben der GPSR – zum Beispiel bei Risiken für Kinder, Personen mit Einschränkungen oder bestimmte Anwender
- Handhabungs- und Montageanleitungen, die in Deutschland verständlich sind
- Bei Produkten mit hohem Gefährdungspotenzial: Zusätzliche Sicherheitsinformationen in Rettungszeichnungen oder Piktogrammen
Fehlt die deutschsprachige Anleitung, kann der Markt das Produkt als nicht konform einstufen.
6. Rückverfolgbarkeit und Sicherheitsdaten
Die GPSR fordert ein System zur Rückverfolgbarkeit. Importeure müssen in der Lage sein, auf Anfrage der Marktüberwachungsbehörde zu benennen, von welchem Hersteller die Ware stammt und an welche Händler sie geliefert wurde. Bewahren Sie daher auf:
- Lieferscheine, Rechnungen und Frachtpapiere mit Produktidentifikation
- Interne Aufzeichnungen zu Chargen und Losen
- Ein Register für Reklamationen, Sicherheitsvorfälle und Rückrufe
- Bei chemischen Produkten: Sicherheitsdatenblätter gemäß REACH in deutscher Fassung
- Ergebnisse von Stoffmeldungen an die europäische Chemikalienagentur (ECHA), falls anwendbar
Die Rückverfolgbarkeit endet nicht am eigenen Lager – Sie müssen auch die nachgelagerten Vertriebsstufen dokumentieren können.
7. Marktüberwachung und Austausch mit Behörden
In Deutschland sind die Bundesländer für die Marktüberwachung zuständig. Die Behörden können jederzeit Unterlagen verlangen und Produkte vom Markt nehmen. Halten Sie deshalb bereit:
- Die komplette technische Dokumentation in deutscher oder englischer Sprache
- Eine Liste aller Produkte, die derzeit auf dem Markt sind
- Nachweise über die Zusammenarbeit mit dem benannten Wirtschaftsakteur
- Kontaktdaten der zuständigen Marktüberwachungsbehörde in Ihrem Bundesland
- Einen Prozess zur Meldung von Unfällen oder gefährlichen Produkten über das EU-Safety-Gate-System
Je schneller Sie auf behördliche Anfragen reagieren können, desto geringer ist das Risiko von Sanktionen oder einem Verkaufsverbot.
Übersicht der wichtigsten Nachweise
| Nachweis | Zweck | Basis |
|---|---|---|
| Technische Dokumentation | Belegt Konstruktion und Risikobewertung | EU-Konformitätsverfahren |
| EU-Konformitätserklärung | Dokumentiert die Erfüllung harmonisierter Vorschriften | Anhang der jeweiligen Richtlinie |
| Prüfberichte | Objektiver Beleg für Einhaltung der Normen | Akkreditierte Testlabore |
| Etiketten in Deutsch | Sicherheitsrelevante Informationen für Nutzer | GPSR (EU) 2023/988 |
| Importeur-/Herstellerkennzeichnung | Rückverfolgbarkeit und rechtlicher Ansprechpartner | GPSR (EU) 2023/988 |
| Sicherheitsdatenblatt | Gefahrstoffinformationen für Chemikalien | REACH-VO (EG) 1907/2006 |
Hinweis: Alle genannten Rechtsgrundlagen und Normen können sich ändern. Die deutschen Marktüberwachungsbehörden und die EU-Kommission veröffentlichen regelmäßig aktualisierte Auslegungen. Stand: prüfen Sie die aktuellen offiziellen Angaben auf EUR-Lex und der Website Ihrer Industrie- und Handelskammer.
Offizielle Quellen
Weitere Informationen finden Sie auf den offiziellen Websites:
- Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK)
- Bundeszentralamt für Steuern (BZSt)
- Handelsregister (Unternehmensregister)
- IHK – Industrie- und Handelskammer
Alle Angaben ohne Gewähr – bitte prüfen Sie die aktuellen offiziellen Informationen.
NÄCHSTE SCHRITTE (NEXT STEPS)
Nutzen Sie die folgende Handlungsreihenfolge, um Ihre Nachweise vollständig zu strukturieren:
- Anwendbarkeit prüfen: Ermitteln Sie, unter welche EU-Verordnungen oder Richtlinien Ihr Produkt fällt.
- Wirtschaftsakteur benennen: Stellen Sie sicher, dass ein Hersteller, Importeur oder Bevollmächtigter in der EU existiert.
- Technische Unterlagen zusammenstellen: Lassen Sie eine Risikobewertung durchführen und anpassen.
- Konformitätserklärung erstellen: Diese muss vom Hersteller oder dessen EU-Bevollmächtigten unterschrieben sein.
- Prüfberichte einholen: Verifizieren Sie, dass alle sicherheitsrelevanten Normen abgedeckt sind.
- Etiketten und Anleitungen aktualisieren: Kontrollieren Sie die deutschsprachigen Warnhinweise und Kontaktdaten.
- Rückverfolgbarkeitssystem einrichten: Legen Sie Chargen- und Lieferantenstrukturen fest.
- Dokumentenaufbewahrung planen: Halten Sie alle Unterlagen mindestens zehn Jahre ab dem letzten Inverkehrbringen verfügbar.
- Marktüberwachungsbehörde informieren: Klären Sie frühzeitig die Zuständigkeiten in Ihrem Vertriebsgebiet.
- Rechtliche Updates beobachten: GPSR und angrenzende Vorschriften werden laufend ergänzt. Stand: prüfen Sie die aktuellen offiziellen Angaben.
Wer diese Schritte systematisch abarbeitet, reduziert das Risiko von Rückstufungen, Bußgeldern und Rückrufaktionen. Die GPSR ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein kontinuierlicher Prozess – gerade für Importeure, die dauerhaft in Deutschland verkaufen möchten.
