Zweck der Prüfung
Ein ausländisches Startup, das in Deutschland erstmals Personal fest anstellen möchte, steht vor mehreren Hürden. Die Eignungs- und Mandatsprüfung klärt, ob das Unternehmen als Arbeitgeber rechtlich anerkannt und wirtschaftlich leistungsfähig ist. Sie schützt nicht nur das Startup vor späteren Beanstandungen, sondern auch Berater und Dienstleister, die das Mandat übernehmen. Im Mittelpunkt stehen die Gesellschafterstruktur, das Herkunftsland, die Branche, der Geldfluss, Lizenzen und mögliche Ausschlussfälle.
Gesellschafterstruktur und Herkunftsland
Zunächst ist die Rechtsform des Unternehmens festzustellen. Ein ausländischer Handelsregisterauszug belegt die Existenz und die Vertretungsbefugnis. Liegen die Unterlagen aus einem Drittstaat vor, ist in der Regel eine Apostille oder Legalisierung erforderlich. Zusätzlich sind die wirtschaftlich Berechtigten zu ermitteln. Fehlt die Transparenz über die Eigentümer, ist die Prüfung kritisch.
Das Herkunftsland entscheidet über die Anerkennung von Gesellschaften und über die Möglichkeiten der Amtshilfe. Bei Sanktionen oder Embargos gegen das betreffende Land kommt eine Einstellung nicht in Betracht. Auch fehlende Abkommen zur Zusammenarbeit können die Durchsetzung von Ansprüchen erschweren. Die Germany Trade & Invest (GTAI) hält länderspezifische Hinweise bereit.
Branche und Lizenzanforderungen
Die Branche bestimmt, ob das Startup eine besondere Erlaubnis benötigt. Für viele Tätigkeiten reicht eine Gewerbeanmeldung. In regulierten Bereichen – etwa Finanzdienstleistungen, Gesundheit, Bau oder Sicherheit – sind besondere Erlaubnisse vorgeschrieben. Die zuständige Industrie- und Handelskammer (IHK) gibt Auskunft über Voraussetzungen. Fehlt die erforderliche Lizenz, darf das Unternehmen keine Arbeitnehmer beschäftigen, da die Tätigkeit selbst nicht rechtmäßig wäre.
Geldfluss und Finanzierung
Für die erste deutsche Festanstellung muss das Startup nachweisen, dass es die Lohnzahlungen dauerhaft erbringen kann. Geprüft werden die Herkunft der eingebrachten Mittel, Finanzierungszusagen und die laufende Liquidität. Zahlungen an Gesellschafter im Ausland sind auf ihre steuerliche und außenwirtschaftliche Zulässigkeit hin zu prüfen. Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) ist bei Fragen zu Steuern und Freistellungen eine wichtige Anlaufstelle. Für die Anmeldung der Lohnsteuer nutzt das Unternehmen ELSTER.
Ausschlussfälle
Die Prüfung muss zwingende Ausschlussgründe identifizieren. Dazu gehören:
- laufende oder drohende Insolvenz des Arbeitgebers;
- Verstöße gegen Sanktionsvorschriften;
- fehlende Vertretungsbefugnis der handelnden Personen;
- unrichtige Angaben zu Gesellschaftern oder Geschäftstätigkeit;
- nicht nachvollziehbare oder unklare Finanzierungsströme.
Offene Steuerschulden oder Beitragsrückstände gegenüber Sozialversicherungsträgern sind ebenfalls kritisch und führen häufig zum Ausschluss eines Mandats.
Ablauf der Prüfung
Ein strukturiertes Vorgehen erleichtert die Dokumentation:
- Prüfung der Rechtsform und der Gesellschafter anhand von
