Ziel der Checkliste
Die Übernahme einer Vorratsgesellschaft, etwa einer bereits gegründeten GmbH ohne operativen Geschäftsbetrieb, ist ein üblicher Weg für den schnellen Markteintritt in Deutschland. Doch die Übergabe ist nur dann rechtssicher, wenn gesetzliche und bankseitige Pflichten vollständig erfüllt werden. Diese Checkliste dient als Selbsttest und Arbeitsvorlage. Sie hilft Geschäftsführern, Gesellschaftern und Beratern, die relevanten Schritte für den neuen wirtschaftlich Berechtigten, die Bankprüfung und die Kontovollmachten strukturiert umzusetzen.
Die Kernbereiche der Übergabe
Im Mittelpunkt stehen der Wechsel des wirtschaftlich Berechtigten, die Aktualisierung der Registereinträge sowie die bankrelevanten Unterlagen. Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Handlungen mit Fristen und Zuständigkeiten zusammen.
| Phase | Handlung | Frist | Zuständige Stelle |
|---|---|---|---|
| Anteilsübertragung | Notarielle Beurkundung des Anteilsverkaufs; Einreichung der Gesellschafterliste | Unverzüglich nach Abschluss | Notar, Handelsregister |
| Geschäftsführerwechsel | Anmeldung des neuen Geschäftsführers; Liste der Geschäftsführer einreichen | Unverzüglich; vor Aufnahme der Tätigkeit | Handelsregister |
| Transparenzregister | Meldung des wirtschaftlich Berechtigten | Unverzüglich nach Kenntnis der Änderung | BZSt |
| Bankprüfung | Einreichung der KYC-Unterlagen zur Kontoeröffnung oder Kontoführungsänderung | Bankinterne Frist; aktuelle Belege meist 3–6 Monate | Bank |
| Kontovollmachten | Widerruf vorhandener Vollmachten; Erteilung neuer Vollmachten mit Gesellschafterbeschluss | Vor erster Kontoverwendung | Bank |
KYC-Unterlagen für die Bank
Banken sind nach § 11 Abs. 1 GwG verpflichtet, die Identität des wirtschaftlich Berechtigten festzustellen. Dazu verlangt die Bank in der Regel folgende Belege:
- aktueller Handelsregisterauszug, nicht älter als 3 bis 6 Monate;
- Gesellschafterliste mit den genauen Anteilsverhältnissen;
- beglaubigte Kopien der Ausweisdokumente der Geschäftsführer und des wirtschaftlich Berechtigten;
- Nachweis der steuerlichen Registrierung, z. B. Steuernummer oder Steuer-ID, sofern vorhanden;
- bei ausländischen Gesellschaftern: notfalls Übersetzungen oder Apostillen, soweit die Bank dies verlangt;
- formlare der Bank zur Herkunft der eingesetzten Geldmittel.
Eine Kontoeröffnung ohne vollständige KYC-Unterlagen ist nicht zulässig. Rechnen Sie mit Rückfragen und Prüfzeiten. Es empfiehlt sich, alle Dokumente bereits vor der eigentlichen Übergabe zusammenzustellen.
Anwendungshinweise und Fristen
Gehen Sie die Schritte in der genannten Reihenfolge ab. Dokumentieren Sie das Datum der Erledigung. Die gesetzlichen Fristen sind knapp, daher gilt:
- Prüfen Sie die aktuellen Eintragungen im Handelsregister und Transparenzregister.
- Beauftragen Sie den Notar frühzeitig mit der Beurkundung der Anteilsübertragung.
- Melden Sie den Geschäftsführerwechsel und die neue Gesellschafterliste unverzüglich zum Handelsregister an.
- Melden Sie den wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister; die Meldung ist nach § 20 Abs. 1 GwG ohne schuldhaftes Zögern vorzunehmen.
- Reichen Sie die KYC-Unterlagen bei der Bank ein und klären Sie die Fristen für die Belege.
- Widerrufen Sie alte Kontovollmachten und lassen Sie neue Vollmachten bankseitig registrieren.
- Melden Sie die Gewerbetätigkeit bei der zuständigen Behörde oder der IHK, sobald die Gesellschaft aktiv wird.
- Passen Sie die steuerlichen Verhältnisse über ELSTER an, etwa den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
Diese Liste ist nicht abschließend. Je nach Branche können weitere Schritte nötig sein, etwa eine Genehmigung nach der Gewerbeordnung oder eine Zollanmeldung. Prüfen Sie die für Ihren konkreten Fall geltenden Vorschriften immer anhand der offiziellen Quellen.
Offizielle Quellen
- Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK): www.bmwk.de
- Bundeszentralamt für Steuern (BZSt): www.bzst.de – Transparenzregister
- Handelsregister: www.handelsregister.de
- Unternehmensregister: www.unternehmensregister.de
- Industrie- und Handelskammer (IHK): www.ihk.de
- Zollverwaltung:
