Ausländische Unternehmen, die in Deutschland umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen, müssen sich zunächst um die steuerliche Erfassung kümmern. Dazu gehören die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die jährliche Umsatzsteuererklärung. Beide Aufgaben sind an feste Fristen gebunden und werden in der Regel elektronisch an das Finanzamt übermittelt. Der folgende Überblick zeigt, welche Behörden zuständig sind, welche Formulare über ELSTER bereitstehen und welche Fehler vermieden werden sollten.
Wer muss in Deutschland Umsatzsteuer erklären?
Grundsätzlich ist jedes Unternehmen umsatzsteuerpflichtig, das im Inland Leistungen gegen Entgelt ausführt. Für ausländische Unternehmen gilt dies, sobald der Ort der Leistung in Deutschland liegt. Das kann bereits durch eine hiesige Betriebsstätte der Fall sein oder auch ohne eigene Niederlassung, etwa bei bestimmten Dienstleistungen oder Werklieferungen. Entscheidend ist nicht der Sitz des Unternehmens, sondern der Ort der Leistung.
Fehlt im Inland eine Betriebsstätte und hat das Unternehmen auch keinen gewöhnlichen Aufenthalt im Inland, ist das Finanzamt Neubrandenburg für die Besteuerung zuständig. Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) erteilt in diesen Fällen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) und validiert ausländische USt-IdNr. auf Antrag. Für die Anmeldung der steuerlichen Pflichten ist der Weg über das Portal des Finanzamts Neubrandenburg oder über ELSTER möglich.
Fristen für Voranmeldung und Jahreserklärung
Unternehmer müssen in Deutschland spätestens bis zum 10. Tag nach Ablauf eines jeden Voranmeldungszeitraums eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben. Der Voranmeldungszeitraum ist in der Regel der Kalendermonat. Wenn die Steuer des Vorjahres weniger als 7.500 Euro betragen hat, kann das Finanzamt eine vierteljährliche Voranmeldung zulassen. Bei Neugründungen gilt das Kalenderjahr als Voranmeldungszeitraum, sofern das Finanzamt nichts anderes bestimmt.
Die jährliche Umsatzsteuererklärung ist bis zum 31. Juli des Folgejahres beim Finanzamt einzureichen. Eine Verlängerung ist nicht automatisch möglich; auf formlosen Antrag kann die Frist jedoch hinausgeschoben werden. Wird die Erklärung von einem Angehörigen der steuerberatenden Berufe erstellt, verlängert sich die Frist regulär bis zum 31. August des Folgejahres.
Eine Dauerfristverlängerung der Voranmeldungsfrist gibt es nur für monatliche Anmelder. Dafür ist eine Sondervorauszahlung auf die voraussichtliche Steuerschuld eines Monats zu leisten. Die Sondervorauszahlung wird mit späteren Voranmeldungen verrechnet.
Formulare und Übermittlung über ELSTER
Die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung erfolgt ausschließlich elektronisch über das ELSTER-Portal. Dafür ist eine einmalige Registrierung erforderlich. Ausländische Unternehmen ohne deutsche Anschrift können sich über das BZSt eine ELSTER-Zertifizierung beschaffen. Die dafür notwendigen Unterlagen reichen Sie bitte an das zuständige Finanzamt ein.
Für die Umsatzsteuererklärung stellt ELSTER folgende Formulare bereit:
- UStVA – Umsatzsteuer-Voranmeldung (monatlich oder vierteljährlich)
- UStE – Jahreserklärung mit den Anlagen zur Umsatzsteuererklärung
- UStE-EN – Ergänzungsangaben für den innergemeinschaftlichen Erwerb
- USt 1 TB – Bescheinigung für den Vorsteuerabzug bei Rechnungen aus Drittländern
Die Papierabgabe ist nur in eng begrenzten Ausnahmefällen möglich, etwa bei technischen Störungen. Auch für die Umsatzsteuererklärung ist grundsätzlich die elektronische Übermittlung vorgeschrieben.
Zuständige Behörden und offizielle Anlaufstellen
Für ausländische Unternehmen sind vor allem die folgenden Stellen von Bedeutung:
| Behörde | Zuständigkeit | Offizielle Domain |
|---|---|---|
| Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) | Erteilung und Bestätigung von USt-IdNr., zentrale Auskunft zu Steuerfragen | www.bzst.de |
| Finanzamt Neubrandenburg | Besteuerung ausländischer Unternehmen ohne inländische Betriebsstätte | www.regierung-mv.de (Serviceportal des Landes) |
| ELSTER | Elektronische Steuererklärung, Registrierung, Formulare und Abgabe | www.elster.de |
| Zoll | Einfuhrumsatzsteuer bei Warenimport aus Drittländern | www.zoll.de |
| IHK / DIHK | Brancheninformationen, Netzwerk, persönliche Beratung zu Markteintritt und Steuerfragen | www.dihk.de |
| Germany Trade and Invest (GTAI) | Marktdaten, Steuerrecht im Überblick, Leitfäden für ausländische Investoren | www.gtai.de |
| Unternehmensregister / Handelsregister | Prüfung der Registrierung einer inländischen Tochtergesellschaft oder Niederlassung | www.unternehmensregister.de |
| BMWK | Wirtschaftspolitische Rahmenbedingungen und Förderinformationen für den Markteintritt | www.bmwk.de |
Für den steuerlichen Ablauf ist in erster Linie das BZSt die zentrale Anlaufstelle. Es gibt Auskunft zu USt-IdNr., zu Bescheinigungen nach § 18e UStG und zu besonderen Verfahren bei elektronischen Dienstleistungen. Für die Anmeldung der Umsatzsteuerpflicht selbst ist das örtlich zuständige Finanzamt beziehungsweise bei ausländischen Unternehmen ohne inländische Betriebsstätte das Finanzamt Neubrandenburg verantwortlich.
Häufige Fehlerquellen
Die Praxis der Umsatzsteuerbearbeitung zeigt wiederkehrende Probleme. Dazu gehören:
- Fehlende oder falsche Steuernummer: Die Steuernummer des Finanzamts und die USt-IdNr. des BZSt werden oft verwechselt. In der Voranmeldung ist in der Regel die Steuernummer anzugeben.
- Verspätete Fristwahrnehmung: Der 10. eines Monats gilt für die Voranmeldung des Vormonats. Verspätete Einreichungen führen zu Säumniszuschlägen.
- Unklare Leistungsortbestimmung: Für ausländische Unternehmen ist entscheidend, ob die Leistung in Deutschland oder im Ausland erbracht wird. Fehleinschätzungen führen zu falschen Angaben.
- Reverse-Charge nicht beachtet: Wer eine Leistung von einem ausländischen Unternehmer bezieht, muss die Steuer in bestimmten Fällen selbst abführen. Umgekehrt muss der leistende ausländische Unternehmer dies in Deutschland dokumentieren.
- Keine Belege für Vorsteuerabzug: Ohne ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Steuer ist der Vorsteuerabzug nicht möglich. Rechnungen nach ausländischem Muster genügen nicht immer den deutschen Anforderungen.
Kosten der Abgabe
Die Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldung und Umsatzsteuererklärung ist für das Unternehmen unmittelbar gebührenfrei. Kosten können jedoch durch die Beauftragung eines steuerlichen Beraters entstehen, sofern die Erklärung nicht selbst erstellt wird. Ist die Bestellung eines Fiskalvertreters erforderlich oder werden andere Vertretungsleistungen in Anspruch genommen, fallen dafür marktübliche Honorare an. Auch die Sondervorauszahlung für eine Dauerfristverlängerung stellt keine Gebühr, sondern eine Vorausleistung auf die Steuerschuld dar.
Offizielle Quellen
- Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) – https://www.bzst.de
- ELSTER-Portal – https://www.elster.de
- Germany Trade and Invest (GTAI) – https://www.gtai.de
- DIHK / IHK – https://www.dihk.de
- Unternehmensregister – https://www.unternehmensregister.de
- Zoll – https://www.zoll.de
- Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) – https://www.bmwk.de
Stand: 2026-08-14
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Dieser Artikel ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.
