Wer als internationales Unternehmen erstmals geschäftlich in Deutschland tätig wird, muss sich mit den steuerlichen Registrierungspflichten befassen. Dieser Leitfaden beschreibt die wesentlichen Schritte, die zuständigen Stellen und die erforderlichen Materialien – von der Steuernummer über die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bis zur Nutzung des ELSTER-Portals. Er ersetzt keine Beratung, sondern dient als strukturierte Orientierung für den Markteintritt.
1. Grundlegende Schritte der steuerlichen Registrierung
Die steuerliche Registrierung beginnt in der Regel mit der Anmeldung einer gewerblichen Tätigkeit oder der Eintragung einer Gesellschaft im Handelsregister. Anschließend ist das zuständige Finanzamt über die Aufnahme der Tätigkeit zu informieren. Dafür dient der amtliche Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Über diesen Fragebogen werden die für die Besteuerung relevanten Daten erhoben: Rechtsform, Gesellschafter, Tätigkeitsbereiche, voraussichtliche Umsätze und Gewinne.
Das Finanzamt vergibt nach Prüfung der Angaben eine Steuernummer. Diese ist für den laufenden Geschäftsverkehr mit deutschen Geschäftspartnern und Behörden erforderlich. Die Steuernummer ist von der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu unterscheiden, die das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) ausstellt.
2. ELSTER und die Steuernummer
Die Übermittlung des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung erfolgt in der Praxis über das Portal ELSTER (Elektronische Steuererklärung). ELSTER ist das offizielle System der deutschen Steuerverwaltung für die elektronische Übermittlung von Steuerdaten. Unternehmen können darüber nicht nur den Fragebogen einreichen, sondern auch Steuererklärungen abgeben und elektronische Bescheide empfangen.
Für die Nutzung von ELSTER ist eine Registrierung mit Zertifikatsdatei oder Signaturkarte erforderlich. Ausländische Unternehmen ohne Wohnsitz oder Geschäftsleitung in Deutschland können unter bestimmten Voraussetzungen ebenfalls eine ELSTER-Registrierung vornehmen. Das Finanzamt weist die Steuernummer nach Bearbeitung schriftlich oder über ELSTER zu.
3. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
Die USt-IdNr. wird ausschließlich vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben. Sie wird für innergemeinschaftliche Lieferungen, Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Mitgliedstaaten und für Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis benötigt. Die Beantragung erfolgt formlos beim BZSt, in der Regel nach Erhalt der Steuernummer. Das BZSt prüft die Angaben und stellt die USt-IdNr. aus.
Es ist zu beachten, dass die USt-IdNr. keine Voraussetzung für die Aufnahme des Geschäftsbetriebs ist, aber für grenzüberschreitende Umsätze innerhalb der EU in der Praxis regelmäßig benötigt wird. Auch die Bestätigung von USt-IdNr. von Geschäftspartnern kann über das BZSt erfolgen.
4. Zuständiges Finanzamt und weitere Behörden
Welches Finanzamt für ein Unternehmen zuständig ist, richtet sich nach dem Sitz der Geschäftsleitung oder bei ausländischen Unternehmen nach der belegenen Betriebsstätte. Für reine Briefkastenfirmen ohne inländische Betriebsstätte ist das Finanzamt zuständig, das nach der Abgabenordnung bestimmt wird. Informationen zur Zuständigkeit erteilen die Landesfinanzbehörden oder das Bundesministerium der Finanzen.
Auch das Gewerbeamt ist zu beachten: Wer ein Gewerbe anmeldet, erhält eine Gewerbeanmeldung, die dem Finanzamt automatisch übermittelt wird. Das Handelsregister beziehungsweise das Unternehmensregister dient der Eintragung von Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften. Die IHK (Industrie- und Handelskammer) ist für Mitgliedsunternehmen zumeist Ansprechpartner für allgemeine Fragen rund um den Markteintritt.
5. Materialien und Ablauf im Überblick
Die notwendigen Materialien für die steuerliche Registrierung sind überschaubar, müssen aber vollständig und korrekt vorliegen:
- Ausgefüllter Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (über ELSTER oder in Papierform)
- Gesellschaftsvertrag, Satzung oder Gründungsdokumente
- Handelsregisterauszug oder vergleichbarer Nachweis der Eintragung
- Identifikationsnachweise der Geschäftsführer oder Gesellschafter
- Angaben zu geplanten Umsätzen, Geschäftsführung und Betriebsstätten in Deutschland
- Vollmacht, falls ein Vertreter die Anmeldung übernimmt
6. Praxisorientierte Übersicht der Zuständigkeiten
| Zuständige Stelle | Aufgabe | Typisches Ergebnis |
|---|---|---|
| Finanzamt | Besteuerung nach Einkommen-, Körperschaft- und Gewerbesteuer sowie Umsatzsteuer | Steuernummer, Steuerbescheide, Festsetzungen |
| Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) | Vergabe der USt-IdNr., Bescheinigungen für EU-Handel | Umsatzsteuer-Identifikationsnummer |
| ELSTER-Portal | Elektronische Übermittlung von Steuerdaten und Fragebogen | Registrierung, elektronische Übermittlung |
| Gewerbeamt / Handelsregister | Anmeldung des Gewerbes bzw. Eintragung der Gesellschaft | Gewerbeanmeldung, Handelsregistereintrag |
| Zollverwaltung | Zolltarifliche Fragen, Ausfuhranmeldungen, Verbrauchsteuern | Zollnummer, Genehmigungen im Einzelfall |
7. Ablauf in fünf Schritten
- Gewerbe anmelden / Gesellschaft eintragen: Zuerst erfolgt die Anmeldung beim Gewerbeamt oder die Eintragung ins Handelsregister.
- Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen: Die Angaben zu Tätigkeit, Rechtsform und voraussichtlichen Umsätzen sind vollständig und nachvollziehbar zu machen.
- Steuernummer abwarten: Das Finanzamt bearbeitet den Fragebogen und teilt die Steuernummer mit.
- USt-IdNr. beantragen: Beim BZSt kann nach Erhalt der Steuernummer die USt-IdNr. beantragt werden.
- ELSTER-Zugang einrichten: Für laufende Steuererklärungen und Bescheide ist die Registrierung bei ELSTER zu empfehlen.
8. Prüfstand und offizielle Quellen
Die Angaben in diesem Artikel beruhen auf den öffentlich zugänglichen Informationen der genannten Behörden. Da sich Verfahren und Formulare ändern können, sollten Unternehmen vor der konkreten Antragstellung die aktuellen Hinweise der offiziellen Portale prüfen. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass dieser Artikel keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung ersetzt.
- BMWK: https://www.bmwk.de – Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz, Informationen zu Unternehmensgründung und Markteintritt
- BZSt: https://www.bzst.de – Bundeszentralamt für Steuern, USt-IdNr. und EU-Verfahren
- ELSTER: https://www.elster.de – Elektronische Steuererklärung und Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
- Handelsregister / Unternehmensregister: https://www.handelsregister.de bzw. https://www.unternehmensregister.de – Eintragungen und Bekanntmachungen
- IHK: https://www.ihk.de – Industrie- und Handelskammer, Außenwirtschaft und Markteintrittsfragen
- Zoll: https://www.zoll.de – Zollverwaltung, Ausfuhr und Verbrauchsteuern
- GTAI: https://www.gtai.de – Germany Trade & Invest, Informationen für internationale Unternehmen
Stand: 2026-08-14
Alle Angaben ohne Gewähr; bitte die offiziellen aktuellen Fassungen prüfen. Dieser Artikel ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.
