E-Rechnung umsetzen statt aufschieben: Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Fristen und typischen Fehlern

Die E-Rechnung ist für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern verpflichtend. Wer die Umstellung noch nicht abgeschlossen hat, sollte die verbleibenden Fristen kennen und die internen Abläufe rechtzeitig anpassen. Dieser Leitfaden beschreibt den vollständigen Ablauf, die erforderlichen Materialien, die aktuellen Fristen und häufige Fehler.

Warum die E-Rechnung jetzt umgesetzt werden muss

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer elektronische Rechnungen im Sinne von § 14 Abs. 1 UStG empfangen können. Die Pflicht zum Ausstellen gilt gestaffelt: Ab 2027 für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 Euro im Vorjahr, ab 2028 für alle Unternehmen. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Als Standard gilt die europäische Norm EN 16931; anerkannte Formate sind unter anderem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1.

Materialien und Voraussetzungen

• Buchhaltungs- oder ERP-Software mit E-Rechnungsmodul für Empfang und Ausstellung
• E-Mail-Postfach oder ein anderer elektronischer Übermittlungsweg, zum Beispiel ein Lieferantenportal
• Möglichkeit zur Validierung der eingehenden XML-Dateien, etwa mit den Prüfwerkzeugen des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt)
• Archivierungslösung, die die unveränderte Aufbewahrung der XML-Dateien gewährleistet
• Geprüfte Stammdaten des eigenen Unternehmens, insbesondere Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Steuernummer

Schritt-für-Schritt-Ablauf

1. Bestehende Software prüfen: Stellen Sie fest, ob Ihre Buchhaltungssoftware das Format nach EN 16931 unterstützt. Prüfen Sie, ob das Modul sowohl den Empfang als auch das Ausstellen von E-Rechnungen abdeckt. Ein reines PDF-Archiv genügt nicht.
2. Empfangskanäle einrichten: Legen Sie ein eigenes Postfach für E-Rechnungen an oder aktivieren Sie den E-Rechnungs-Empfang in Ihrem Portal. Informieren Sie Ihre Lieferanten, an welche Adresse sie die Rechnungen senden sollen. Ohne klare Zuständigkeiten bleiben XML-Dateien unbeachtet.
3. Eingehende Rechnungen validieren: Prüfen Sie jede eingehende XRechnung oder ZUGFeRD-Datei auf Lesbarkeit und auf die Pflichtangaben nach § 14 UStG. Dazu gehören unter anderem Name und Anschrift des Ausstellers, die USt-IdNr. oder Steuernummer, das Ausstellungsdatum, die Leistungsbeschreibung, das Entgelt und der Steuersatz.
4. Belege im Monatsabschluss erfassen: Übernehmen Sie die XML-Daten in Ihre Buchhaltung. Achten Sie darauf, dass die Rechnung dem richtigen Geschäftsvorfall zugeordnet wird und dass der Vorsteuerabzug nur bei vollständigen Angaben geltend gemacht wird. Rechnungen mit fehlenden Pflichtangaben müssen korrigiert werden.
5. Ausstellung vorbereiten: Falls Sie selbst Rechnungen ausstellen, hinterlegen Sie Ihre Kontaktdaten, Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die verwendeten Leistungsbeschreibungen in der Software. Prüfen Sie, ob das Ausstellungsformat den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
6. Archivierung sicherstellen: Speichern Sie die XML-Dateien in der Originalfassung. Eine Aufbewahrung nur als PDF-Ausdruck genügt den Anforderungen der Grundsätze zur