Kurzantwort
Beim Notartermin in Deutschland müssen chinesische öffentliche Urkunden grundsätzlich mit einer Apostille und einer deutschen Übersetzung versehen sein. Die Übersetzung muss von einer in Deutschland öffentlich bestellten und vereidigten Übersetzerin oder einem solchen Übersetzer stammen. Privatschriftliche Unterlagen wie Vollmachten oder Gesellschafterbeschlüsse müssen häufig vorher in China notariell beglaubigt oder beurkundet werden. Was im Einzelfall genau benötigt wird, bestimmt der Notar nach dem Zweck des Termins. Für alle Gebühren und Fristen gilt: Stand: prüfen Sie die aktuellen offiziellen Angaben.
Warum müssen Dokumente aus China beglaubigt und übersetzt werden?
Deutsche Notare müssen die Identität der Beteiligten, die Vertretungsmacht und die rechtliche Existenz ausländischer Gesellschaften zweifelsfrei prüfen. Eine chinesische Urkunde allein ist für den deutschen Rechtsverkehr häufig nicht ohne Weiteres verwendbar. Der Notar muss beurteilen können, ob das Dokument von der zuständigen Stelle stammt und ob es inhaltlich verlässlich ist. Dafür dient die öffentliche Beglaubigung beziehungsweise die Apostille. Die Übersetzung stellt sicher, dass der Notar und später das Handelsregister oder die Gewerbebehörde den Inhalt rechtssicher verstehen.
Welche Dokumente aus China sind typischerweise betroffen?
Welche chinesischen Dokumente der Notar verlangt, hängt vom Rechtsgeschäft ab. Bei der Gründung einer deutschen Tochtergesellschaft mit chinesischer Beteiligung sind häufig diese Unterlagen relevant:
- Handelsregisterauszug beziehungsweise Business License der chinesischen Gesellschaft;
- Satzung oder Gesellschaftsvertrag der chinesischen Gesellschaft;
- Gesellschafterbeschluss oder Board Resolution über die Gründung der deutschen Gesellschaft, den Erwerb von Anteilen oder die Bestellung von Geschäftsführern;
- Vollmachten für Personen, die die chinesische Gesellschaft beim deutschen Notar vertreten;
- Nachweise über die Vertretungsmacht der gesetzlichen Vertreter, etwa Bescheinigungen über die eingetragene Vertretung;
- Finanzunterlagen wie Bilanzen oder Steuerbescheide, falls Banken oder das Registergericht zusätzliche Nachweise verlangen.
Nicht immer sind alle Dokumente erforderlich. Der Notar nennt vorab, welche Urkunden er konkret benötigt und in welcher Form. Es ist sinnvoll, dem Notar die aus China beschafften Unterlagen vor dem Termin zur Prüfung zu übermitteln.
Gilt für China eine Apostille oder eine Legalisation?
Die Volksrepublik China ist dem Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation beigetreten. Das Übereinkommen gilt für China seit dem 7. November 2023. Für öffentliche Urkunden, die von chinesischen Behörden oder Notariaten ausgestellt wurden, ist seitdem in der Regel keine konsularische Legalisation durch die deutsche Botschaft mehr erforderlich. Stattdessen wird eine Apostille von der zuständigen chinesischen Stelle erteilt, in der Regel vom chinesischen Außenministerium beziehungsweise von den hierfür ermächtigten Außenämtern der Provinzen und regierungsunmittelbaren Städte.
Für Dokumente, die vor diesem Datum ausgestellt wurden, und für Sonderfälle können andere Regelungen gelten. Stand: prüfen Sie die aktuellen offiziellen Angaben.
Welche Reihenfolge ist bei chinesischen Dokumenten üblich?
Die typische Kette für chinesische Dokumente sieht so aus:
- Das Originaldokument oder eine Kopie wird in China von einem chinesischen Notariat beglaubigt beziehungsweise beurkundet.
- Die so hergestellte notarielle Urkunde wird bei der zuständigen chinesischen Behörde mit einer Apostille versehen.
- Die apostillierte Fassung wird von einer vereidigten Übersetzerin oder einem vereidigten Übersetzer ins Deutsche übersetzt.
- Das apostillierte Dokument und die Übersetzung werden dem deutschen Notar vorgelegt.
Die Übersetzung sollte sich auf die tatsächlich vorgelegte, apostillierte Fassung beziehen. Eine bloße Übersetzung des chinesischen Originals ohne Bezugnahme auf die beglaubigte und apostillierte Fassung kann Rückfragen auslösen.
Welche Übersetzung akzeptiert der Notar?
Der Notar benötigt eine deutsche Übersetzung. Eine einfache, nicht bestätigte Übersetzung aus China reicht in der Regel nicht aus. In Deutschland wird üblicherweise eine beglaubigte Übersetzung durch eine öffentlich bestellte und vereidigte Übersetzerin
Offizielle Quellen
Weitere Informationen finden Sie auf den offiziellen Websites:
- Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK)
- Bundeszentralamt für Steuern (BZSt)
- Handelsregister (Unternehmensregister)
- IHK – Industrie- und Handelskammer
Alle Angaben ohne Gewähr – bitte prüfen Sie die aktuellen offiziellen Informationen.
