Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland für B2B-Umsätze die E-Rechnungspflicht. Für chinesische Autozulieferer, die deutsche Hersteller beliefern, ist das kein Randthema: Ohne eine maschinenlesbare Rechnung kann die Zahlung verzögert werden. Dieser Leitfaden erklärt die gesetzlichen Grundlagen, die relevanten Fristen und die praktischen Schritte, um die Umstellung ohne Störung Ihres Zahlungsflusses zu managen.
Was die E-Rechnungspflicht konkret bedeutet
Die Pflicht wurde mit dem Wachstumschancengesetz eingeführt und ist in § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geregelt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ab 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen; ab 2028 gilt das für alle Unternehmen. Für ausländische Anbieter ohne deutsche Registrierung gilt die Ausstellungspflicht nicht unmittelbar. Praktisch entscheidend ist aber: Deutsche Industriekunden – insbesondere Automobilhersteller – stellen die E-Rechnung zur Bedingung und bestehen auf Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Formate und Übertragungswege
Die E-Rechnung muss in einem strukturierten XML-Format ausgestellt werden, das die europäische Norm EN 16931 erfüllt. In Deutschland haben sich zwei Standards durchgesetzt:
| Format | Beschreibung | Einsatzbereich |
|---|---|---|
| XRechnung | Reines XML ohne PDF | Behörden, Großkonzerne |
| ZUGFeRD / Factur-X | PDF mit eingebettetem XML | KMU, einfache Verarbeitung |
Der Versand erfolgt per E-Mail, über das Peppol-Netzwerk oder Sonderkommunikationswege. Maßgeblich ist die Vereinbarung mit Ihrem Kunden.
Schritte zur Umstellung
- Anforderungen der Kunden klären: Fragen Sie vorab, welches Format und welcher Übertragungsweg von Ihrem deutschen Kunden akzeptiert wird.
- Softwarelösung auswählen: Ihre Rechnungs- oder ERP-Software muss XRechnung oder ZUGFeRD generieren können. Viele Anbieter unterstützen die Funktion bereits.
- Testlauf starten: Senden Sie eine Musterrechnung an einen Kunden und lassen Sie die technische Verarbeitung bestätigen.
- Fristen im Blick behalten: Auch wenn die gesetzliche Pflicht für ausländische Unternehmen erst später greift, können vertragliche Anforderungen schon ab 2025 Geldforderungen betreffen.
- Archivierung vorbereiten: E-Rechnungen müssen im Originalformat archiviert werden. In Deutschland gelten die GoBD-Grundsätze.
Unterstützung durch offizielle Stellen
Die Umstellung wird durch mehrere offizielle Quellen begleitet. Das Bundeszentralamt für Steuern erläutert die steuerlichen Anforderungen, das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz informiert über den rechtlichen Rahmen. Für den Markteintritt in Deutschland bietet Germany Trade & Invest Beratung an. Auch die IHKs sowie Zoll und Handelsregister geben Hinweise für ausländische Unternehmen. Nutzen Sie diese Angebote, um Ihre Prozesse abzusichern.
Offizielle Quellen
- Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK)
- Bundeszentralamt für Steuern (BZSt)
- Germany Trade & Invest (GTAI)
- Industrie- und Handelskammern (IHK)
- ELSTER – das offizielle Steuerportal
- Handelsregister
- Zoll
Stand: 2026-08-14
Alle Angaben ohne Gewähr; offizielle Fassungen prüfen. Dieser Artikel ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.
