Die Gründung einer GmbH ist ein klar formalisierter Prozess. Wer den Ablauf kennt, spart Zeit und vermeidet typische Fehler. Dieser Beitrag beschreibt die einzelnen Stationen von der Vorbereitung über den Notartermin bis zur Handelsregistereintragung und den ersten Anmeldungen nach der Gründung.
Hinweis: Alle Angaben zu Gebühren, Fristen und gesetzlichen Regelungen beruhen auf dem allgemeinen Kenntnisstand zum Zeitpunkt der Erstellung. Stand: prüfen Sie die aktuellen offiziellen Angaben.
Die wichtigsten Schritte im Überblick
Die Gründung einer GmbH folgt – im Kern – einer festen Reihenfolge:
- Vorbereitung und Festlegung der Gründungsstruktur
- Notarielle Beurkundung des Gesellschaftsvertrags
- Eröffnung eines Geschäftskontos und Einzahlung des Stammkapitals
- Anmeldung zum Handelsregister durch den Notar
- Behördliche Anmeldungen nach der Eintragung
Je nach Vorbereitung und Auslastung des Registergerichts liegt die übliche Dauer bei zwei bis vier Wochen. Entscheidend sind vollständige Unterlagen und eine frühzeitige Abstimmung mit dem Notar.
Schritt 1: Vorbereitung – das müssen Sie vor dem Notartermin klären
Der Notar beurkundet den Gesellschaftsvertrag, er übernimmt jedoch keine unternehmerische Beratung. Deshalb müssen die Gesellschafter vor dem Termin folgende Punkte verbindlich festlegen:
- Firma: Der Name der GmbH muss sich von bestehenden Firmen unterscheiden und den Vorgaben des Handelsrechts entsprechen.
- Unternehmensgegenstand: Er muss die geplante Tätigkeit so genau beschreiben, dass das Handelsregister die Zulässigkeit prüfen kann.
- Stammkapital und Geschäftsanteile: Das Mindeststammkapital beträgt 25.000 Euro. Der Gesellschaftsvertrag regelt, welche Stammeinlage jeder Gesellschafter übernimmt.
- Geschäftsführung: Mindestens eine geschäftsführende Person wird bestellt. Die Vertretungsbefugnis kann einzeln oder gemeinsam geregelt werden.
- Satzung oder Musterprotokoll: Für einfache Gründungen kann das amtliche Musterprotokoll verwendet werden. Bei komplexeren Regelungen wird eine individuelle Satzung benötigt.
Diese Punkte sollten vorab vollständig geklärt sein. Änderungen im Notartermin verursachen unnötige Diskussionen und können den Termin verlängern.
Schritt 2: Der Notartermin – was zu beachten ist
Der Notar beurkundet den Gesellschaftsvertrag und die Bestellung der Geschäftsführung. Für den Termin werden in der Regel benötigt:
- gültige Identitätsnachweise aller Gesellschafter und Geschäftsführer,
- bei ausländischen Staatsangehörigen zusätzlich Meldebescheinigung und gegebenenfalls Aufenthaltstitel,
- der ausgearbeitete Gesellschaftsvertrag oder das ausgefüllte Musterprotokoll,
- bei Sachgründungen ein Sachgründungsbericht sowie Unterlagen zur Werthaltigkeit der eingebrachten Gegenstände.
Alle Gesellschafter müssen persönlich anwesend sein oder sich durch eine notariell beglaubigte Vollmacht vertreten lassen. Der Notar liest den Vertragstext, erläutert die Rechtsfolgen und beurkundet die Gründungserklärungen. Nach der Beurkundung stellt er die notwendigen Bescheinigungen für die Eröffnung des Geschäftskontos aus.
Schritt 3: Stammkapital einzahlen und Geschäftskonto eröffnen
Die zu gründende GmbH benötigt ein eigenes Bankkonto. Mit der notariellen Bescheinigung eröffnen die Geschäftsführer ein Konto auf den Namen der Gesellschaft. Anschließend zahlen die Gesellschafter das Stammkapital ein.
Bei einer Bargründung muss in der Summe mindestens die Hälfte des Mindeststammkapitals eingezahlt sein, also 12.500 Euro. Wie viel einzelne Gesellschafter einzahlen müssen, bestimmt sich nach der Höhe ihrer übernommenen Stammeinlage. Die Geschäftsführung muss über die eingezahlten Beträge frei verfügen können. Bei Sachgründungen gelten besondere Nachweis- und Bewertungsregeln.
Die Bankbestätigung über die Einzahlung wird dem Notar übermittelt. Dieser benötigt sie für die Anmeldung zum Handelsregister.
Schritt 4: Handelsregistereintragung durch den Notar
Der Notar reicht die Anmeldung zum Handelsregister elektronisch ein. Die Anmeldung enthält unter anderem die Firma, den Sitz, die inländische Geschäftsanschrift, den Unternehmensgegenstand, die Geschäftsführer und ihre Vertretungsbefugnis.
Das Registergericht prüft die formellen und materiellen Voraussetzungen. Nach der Eintragung wird die GmbH bekannt gemacht und erhält eine Handelsregisternummer. Bis zur Eintragung handelt die Gesellschaft als Vorgesellschaft, häufig bezeichnet als „GmbH in Gründung“ oder „GmbH i.G.“. Mit der Eintragung entsteht die GmbH als vollwertige juristische Person.
Schritt 5: Nach der Eintragung – Anmeldungen bei Behörden
Sobald das Handelsregister die GmbH eingetragen hat, sind weitere behördliche Schritte erforderlich:
- Gewerbeanmeldung: Sie wird bei der zuständigen Gemeinde- oder Stadtverwaltung eingereicht und ist in der Regel kostenpflichtig.
- Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Die GmbH meldet sich beim zuständigen Finanzamt und erhält eine Steuernummer.
- Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft: Die Zugehörigkeit zur gesetzlichen Unfallversicherung ist automatisch, die Anmeldung muss jedoch erfolgen.
- Weitere Anmeldungen: Je nach Branche und Betriebsgröße sind Anmeldungen bei der IHK, der Handwerkskammer, bei Versicherungsträgern oder für Mitarbeiter erforderlich.
Die steuerliche Erfassung sollte zügig erfolgen, da die GmbH ab Eintragung Steuererklärungen abgeben muss und laufende Betriebsausgaben steuerlich zu berücksichtigen sind.
Unterlagen im Überblick
Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Unterlagen in den einzelnen Phasen der GmbH-Gründung:
| Phase | Wichtige Unterlagen |
|---|---|
| Vorbereitung | Identitätsnachweise, Vertragsentwurf beziehungsweise Musterprotokoll, Meldebescheinigung, ggf. Aufenthaltstitel |
| Notartermin | Gesellschaftsvertrag, Vollmachten, ggf. Sachgründungsbericht mit Bewertungsunterlagen |
| Nach der Beurkundung | Notarielle Bescheinigung, Bankbestätigung über Einzahlung des Stammkapitals |
| Nach Eintragung | Handelsregisternummer, Gewerbeanmeldung, Fragebogen zur steuerlichen Erfassung |
Die Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Der Notar nennt im Einzelfall alle Dokumente, die für die konkrete Gründung erforderlich sind.
Zeitplan und Dauer der GmbH-Gründung
Die tatsächliche Dauer hängt von der Komplexität der Gründung und der Auslastung des zuständigen Amtsgerichts ab. Als Orientierung gilt:
| Schritt | Bearbeitungszeit |
|---|---|
| Vorbereitung und Vertragsentwurf | einige Tage, bei individueller Satzung gegebenenfalls länger |
| Notartermin | Terminvergabe häufig innerhalb weniger Tage; die Beurkundung selbst dauert meist 30 bis 60 Minuten |
| Kontoeröffnung und Einzahlung | abhängig von der Bank, meist wenige Tage |
| Handelsregistereintragung | je nach Amtsgericht einige Tage bis mehrere Wochen |
| Behördliche Anmeldungen | können nach Vorliegen der Daten innerhalb weniger Tage erledigt werden |
Eine einfache Bargründung ist bei guter Vorbereitung häufig innerhalb von zwei bis vier Wochen abgeschlossen. Verzögerungen entstehen vor allem durch unvollständige Unterlagen oder Rückfragen des Registergerichts.
Offizielle Quellen
Weitere Informationen finden Sie auf den offiziellen Websites:
- Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK)
- Bundeszentralamt für Steuern (BZSt)
- Handelsregister (Unternehmensregister)
- IHK – Industrie- und Handelskammer
Alle Angaben ohne Gewähr – bitte prüfen Sie die aktuellen offiziellen Informationen.
