Worum es bei der Mandatsprüfung geht
Die Mandatsprüfung, auch Eignungsprüfung genannt, ist in Deutschland ein standardisiertes Verfahren, bevor ein deutsches Unternehmen, ein Rechtsanwalt, ein Steuerberater oder ein anderer Prüfpflichtiger eine geschäftliche Beziehung zu einem ausländischen Unternehmen eingeht. Zweck ist es, Risiken zu erkennen, die aus der Gesellschafterstruktur, dem Herkunftsland, der Branche, dem Geldfluss, fehlenden Lizenzen oder Ausschlussgründen entstehen können. Für chinesische Unternehmen bedeutet das: Sie müssen deutlich mehr Unterlagen vorlegen als früher. Deutsche Prüfer verlangen belastbare, aktuelle und übersetzte Nachweise.
Die folgenden Informationen ersetzen keine rechtliche Beratung. Sie zeigen aber, welche Kategorien und Dokumente in der Praxis üblich sind.
Kernbereiche der Prüfung und typische Unterlagen
Die Prüfung orientiert sich an mehreren Bereichen. Die nachfolgende Übersicht nennt die wichtigsten Nachweise, die deutsche Prüfer bei chinesischen Unternehmen anfordern.
| Prüfbereich | Typische Unterlagen und Angaben |
|---|---|
| Gesellschafterstruktur | Handelsregisterauszug, Satzung, Gesellschafterliste, Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten |
| Herkunftsland | Gründungsurkunde, Registrierungsnachweis, Legalisation oder Apostille |
| Branche | Beschreibung der Geschäftstätigkeit, Produkte, Dienstleistungen, Zielmarkt |
| Geldfluss | Herkunft der Mittel, Finanzierungsquellen, erwartete Zahlungsströme |
| Lizenzen | Branchenlizenzen, Import- oder Exportgenehmigungen, Zollregistrierung |
| Ausschlussfälle | Angaben zu Sanktionslisten, Insolvenzverfahren, Strafverfolgung, negativen Schlagzeilen |
Gesellschafterstruktur und wirtschaftlich Berechtigter
Deutsche Prüfer wollen wissen, wer hinter einem chinesischen Unternehmen steht. Dazu gehören der Handelsregisterauszug, die Satzung und die Gesellschafterliste. Bei chinesischen Unternehmen ist es wichtig, die gesamte Beteiligungskette offenzulegen, insbesondere wenn staatliche Stellen, Investmentgesellschaften oder Familienunternehmen beteiligt sind.
Nach dem Geldwäschegesetz muss der wirtschaftlich Berechtigte ermittelt werden. Das ist die natürliche Person, die letztlich das Unternehmen kontrolliert. Deutsche Prüfer fragen daher häufig nach Kopien von Ausweisdokumenten der Geschäftsführung und der Gesellschafter, soweit dies rechtlich zulässig ist.
Fehlen diese Angaben oder widersprechen sie sich, gilt die Prüfung als nicht erfolgreich. Eine vollständige und klare Darstellung der Beteiligungsverhältnisse verkürzt die Bearbeitungszeit.
Herkunftsland: Auslandsurkunden und Übersetzungen
Chinesische Gründungsurkunden und Handelsregisterauszüge werden in Deutschland nicht ohne Weiteres anerkannt. Deutsche Prüfer verlangen in der Regel beglaubigte Übersetzungen ins Deutsche. Zudem kann eine Legalisation oder Apostille erforderlich sein, damit die Urkunde in Deutschland rechtlich verwertbar ist.
Die Prüfung bezieht sich nicht nur auf die Existenz des Unternehmens, sondern auch auf das Herkunftsland. Dabei wird geprüft, ob das Land auf Sanktionslisten steht, ob dort besondere wirtschaftliche Risiken bestehen oder ob politische Verflechtungen eine Rolle spielen. Für China bedeutet das eine sorgfältige Einzelfallprüfung.
Branche und notwendige Lizenzen
Die Branche eines Unternehmens bestimmt, welche Lizenzen und Genehmigungen vorgelegt werden müssen. Deutsche Prüfer unterscheiden zwischen regulären Handelsunternehmen, produzierenden Unternehmen und besonders sensiblen Branchen wie Finanzen, Gesundheit, Energie, Rüstung oder Telekommunikation.
Chinesische Unternehmen müssen darlegen, ob sie in China über die erforderlichen Lizenzen verfügen und ob diese für die geplante Tätigkeit in Deutschland ausreichen. Gegebenenfalls sind eine deutsche Gewerbeanmeldung, eine Zollregistrierung oder eine branchenspezifische Erlaubnis nötig. Prüfer verlangen dafür Nachweise wie:
- Gewerbeschein oder Gewerbeanmeldung
- Zollregistrierungsdokumente
- Einfuhrgenehmigungen für bestimmte Waren
- Ausfuhrgenehmigungen der chinesischen Behörden
- Zertifikate nach ISO, CE oder anderen Standards, soweit relevant
Geldfluss und Herkunft der Mittel
Ein zentraler Bestandteil der Mandatsprüfung ist die Frage, aus welchen Quellen das Unternehmen finanziert wird. Deutsche Prüfer achten auf ungewöhnliche Zahlungswege, hohe Bargeldbewegungen, kurzfristige Mittelumleitungen oder Strukturen ohne wirtschaftlichen Sinn.
Chinesische Unternehmen sollten daher in der Lage sein, die Herkunft ihres Kapitals nachvollziehbar zu erklären. Dazu gehören Finanzierungsverträge, Muttergesellschaft, Kreditvereinbarungen oder andere Nachweise über zugeflossene Mittel. Es geht nicht um einzelne Belege, sondern um ein plausibles Gesamtbild.
Falls die Mittel von Gesellschaftern stammen, sollten deren Identität und die rechtlichen Grundlagen der Einlage dokumentiert sein. Fehlende Informationen zum Geldfluss führen häufig zu langwierigen Rückfragen.
Ausschlussfälle und Sanktionslisten
Deutsche Prüfer müssen prüfen, ob das Unternehmen oder seine Geschäftsführer mit Sanktionen belegt sind. Dazu werden die Angaben mit den einschlägigen EU-Sanktionslisten und anderen Maßnahmen abgeglichen. Chinesische Unternehmen müssen damit rechnen, dass ihre Namen sowie die Namen der Gesellschafter und Geschäftsführer überprüft werden.
Weitere Ausschlussfälle sind:
- Insolvenz oder Liquidation des Unternehmens
- Rechtskräftige Verurteilungen wegen Wirtschaftsstraftaten
- Verstöße gegen Ausfuhrbestimmungen oder Embargos
- Negative Eintragungen in öffentlichen Registern
- Fehlende wirtschaftliche Substanz ohne plausible Erklärung
Liegt ein Ausschlussgrund vor, wird die Mandatsprüfung in der Regel nicht erfolgreich abgeschlossen. Dies muss nicht bedeuten, dass das Unternehmen dauerhaft ausgeschlossen ist. Es kann jedoch eine Rückfrage oder eine erneute Prüfung erforderlich machen.
Ablauf einer Mandatsprüfung in der Praxis
Die Prüfung folgt keiner einheitlichen gesetzlichen Vorschrift, sondern richtet sich nach den Anforderungen des jeweiligen deutschen Auftraggebers. Der typische Ablauf sieht wie folgt aus:
- Anfrage und Übermittlung der Unterlagen durch das chinesische Unternehmen
- Formale Prüfung auf Vollständigkeit und Übersetzungsqualität
- Inhaltliche Prüfung der Gesellschafterstruktur und des Geldflusses
- Abgleich mit Sanktionslisten und öffentlichen Registern
- Bewertung der Branchen- und Lizenzunterlagen
- Rückfragen oder Anforderung zusätzlicher Nachweise
- Abschließende Entscheidung über die Mandatsübernahme
Jedes Unternehmen kann unterschiedliche Schwerpunkte setzen. Entscheidend ist, dass die vorgelegten Unterlagen aktuell, vollständig und plausibel sind.
Besonderheiten bei chinesischen Unternehmen
Chinesische Unternehmen sollten sich frühzeitig auf die Mandatsprüfung vorbereiten. Die in China übliche Dokumentenlage unterscheidet sich von der in Deutschland erwarteten Transparenz. Besonders häufig fehlen in der Praxis:
- Beglaubigte Übersetzungen der chinesischen Handelsregisterauszüge
- Eine aktuelle Gesellschafterliste mit vollständiger Beteiligungskette
- Nachweise über die Herkunft des Kapitals
- Informationen über staatliche Beteiligungen oder Sonderrechte von Gesellschaftern
Werden diese Punkte frühzeitig geklärt, sinkt das Risiko von Verzögerungen. Eine Mandatsprüfung ist keine Garantie für eine Zusammenarbeit, sondern eine Maßnahme zur Risikobewertung. Dies gilt unabhängig davon, ob das deutsche Unternehmen als Auftraggeber oder als Dienstleister auftritt.
Offizielle Quellen
Weitere Informationen zu den rechtlichen Rahmenbedingungen und Registern finden sich bei den offiziellen Stellen:
- Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz: www.bmwk.de
- Bundeszentralamt für Steuern: www.bzst.de
- Gemeinsames Registerportal der Länder: www.handelsregister.de
- Unternehmensregister: www.unternehmensregister.de
- DIHK und Industrie- und Handelskammern: www.ihk.de
- Zollverwaltung: www.zoll.de
- ELSTER-Portal: www.elster.de
- Germany Trade & Invest: www.gtai.de
Stand: 2026-08-13
Alle Angaben ohne Gewähr; bitte die offiziellen aktuellen Fassungen prüfen. Dieser Artikel ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.
